Angenommen, Ihr Unternehmen eröffnet eine Betriebsstätte im Ausland oder zieht einen neuen internationalen Auftrag an Land. Wüssten Sie auf Anhieb, welche Steuerarten in diesen Fällen für Sie relevant sind und in welchem Staat welche Steuern gezahlt werden müssen? Immerhin stehen deutsche Firmen einem komplizierten Geflecht von Steuergesetzen und Regeln gegenüber. Kommen dann noch Auslandsgeschäfte hinzu, erweist sich die Steuerplanung als besonders komplex. Um sicherzugehen, dass trotz hoher steuerrechtlicher Anforderungen alle Steuergesetze eingehalten werden, lohnt sich die Auseinandersetzung mit dem Thema Tax Compliance. Schließlich lassen sich dabei Steuerplanungen optimieren, Haftungsrisiken mindern und manchmal sogar Steuern sparen. Davon können auch mittelständische Unternehmen ohne Auslandsgeschäft profitieren.

Ganz gleich, ob sich eine Firma internationalisiert, interne Umstrukturierungen anstehen oder Investitionen getätigt werden, fast jede unternehmerische Maßnahme ist mit steuerrechtlichen Pflichten verbunden. Gerade für komplex organisierte, international agierende Unternehmen ist es kein leichtes Unterfangen, im sich ständig wandelnden Dickicht von Steuergesetzen, Verordnungen, Fristen und Sonderregelungen den Überblick zu behalten. Da die Anforderungen der Finanzbehörden stetig steigen und rechtskonformes Handeln für den Unternehmenserfolg unabdingbar ist, rückt das Thema „Tax Compliance“ verstärkt in den Fokus vorausschauender Firmenlenker.

 

Tax Compliance – was ist das?

Dieser Begriff steht für die unternehmerische Steuerehrlichkeit und bezeichnet die Einhaltung aller steuerrelevanten Gesetze. In einem Unternehmen, das „tax compliant“ agiert, sind alle Personen – inklusive Mitarbeiter, Führungskräfte, Manager und Gesellschafter – bestrebt, steuerrechtliche Pflichten zu erfüllen. Dazu gehört neben der fehlerfreien Anfertigung von Steuererklärungen und Voranmeldungen unter anderem auch das pünktliche Einreichen von Unterlagen und das fristgerechte Begleichen von Steuern.

Mit einem Tax-Compliance-Management-System Rechtskonformität sicherstellen

Der sicherste Weg, diesen Zustand zu erreichen, führt über die Einführung eines sogenannten Tax-Compliance-Management-Systems (Tax-CMS). Dabei handelt es sich um eine Art internes Kontrollsystem, mit dem sichergestellt wird, dass die geltenden Steuergesetze zu jeder Zeit eingehalten werden.

Auch für Unternehmen ohne internationale Ausrichtung kann die Einführung eines Tax-CMS sinnvoll sein, da sich auf diese Weise Compliance- und Haftungsrisiken minimieren lassen. Dennoch zögern viele Mittelständler, diesen Schritt zu gehen, da mit der Etablierung des Systems Aufwand und Kosten verbunden sind. Allerdings profitiert nicht nur das Finanzamt von einem Tax-CMS. Auch für Unternehmen ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Steuerersparnis: Wer alle steuerrelevanten Daten und Fakten im Blick hat, kann unter Umständen Einsparpotenziale entdecken, die bisher im Verborgenen schlummerten.
  • Strafrechtliche Risiken mindern: Durch ein Kontrollsystem werden Fehler präventiv vermieden oder rechtzeitig aufgedeckt. So lässt sich Rechtskonformität sicherstellen und das Risiko steuerstrafrechtlicher Ermittlungen mindern.
  • Haftungsrisiken minimieren: Stellen die Finanzbehörden Verstöße gegen steuerrechtliche Pflichten fest, geraten Geschäftsführer oder leitende Mitarbeiter häufig in Bedrängnis. Nicht selten steht dann die Frage im Raum, ob Gesetze vorsätzlich missachtet wurden oder ob die betreffenden Personen ihre Aufsichtspflicht verletzt haben. Persönlich haftende Firmenlenker müssen im schlimmsten Fall mit strafrechtlichen Sanktionen oder empfindlichen Bußgeldern rechnen. Ein Tax-CMS sorgt dafür, dass Fehler frühzeitig identifiziert und behoben werden, bevor es brenzlig wird.
  • Unternehmensgeldbußen vermeiden: Steuerrelevante Straftaten und Ordnungswidrigkeiten können mit schmerzhaften Unternehmensgeldbußen bestraft werden, die im schlimmsten Fall die Firmenexistenz gefährden. Ein Tax-CMS stellt sicher, dass Unternehmen rechtssicher agieren und sowohl nationale als auch internationale Gesetze beachtet werden.
  • Wettbewerbsvorteile sichern: Da immer mehr Kunden und Lieferanten eine Zusammenarbeit an ein vorhandenes Tax-CMS knüpfen, kann das Kontrollsystem zu einem Wettbewerbsvorteil werden.
  • Betriebsprüfungen beschleunigen: Mithilfe eines Tax-CMS werden geordnete Prozesse etabliert, die für Transparenz sorgen. Im Falle einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung können Abläufe nachvollziehbar dargestellt und benötigte Daten schnell abgerufen werden.
  • Imageschäden verhindern: Wer wegen des Verdachts des Steuerbetrugs in die Schlagzeilen gerät, muss mit Imageschäden rechnen. Möglicherweise verlieren Unternehmen dann das Vertrauen ihrer Kunden.
  • Guten Willen zeigen: Ein internes Kontrollsystem zeigt, dass sich das Unternehmen um Rechtskonformität bemüht. Gerät ein Unternehmen dennoch in Verdacht, steuerliche Pflichten nicht eingehalten zu haben, lassen sich Fehlerquellen leichter ausmachen. Auf diese Weise kann einfacher bewiesen werden, dass im Falle eines Fehlers nicht vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde.

 

In welcher Form und in welchem Umfang ein Tax-Compliance-Management-System ausgeführt wird, hängt von der Komplexität und Struktur des jeweiligen Unternehmens ab. Eine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung des Kontrollsystems besteht schließlich nicht.

Steuerberater bieten Unterstützung

Die gute Nachricht: Unternehmen müssen die Umsetzung von Tax-Compliance-Maßnahmen nicht alleine bewältigen. Als Steuerexperten unterstützen wir von Kalthoff & Kollegen unsere Mandanten dabei auf vielfältige Weise. Wir stehen den zuständigen Mitarbeitern des betreffenden Unternehmens beratend zur Seite oder überprüfen die Wirksamkeit vorhandener Systeme. Auf Wunsch können wir auch die komplette Erarbeitung und Umsetzung eines Tax-CMS übernehmen.

 

Folgende Leistungen bieten wir als Steuerberatungsgesellschaft im Bereich Tax Compliance konkret an:

  • Erarbeitung einer Ist-Zustandsbeschreibung: Unternehmerische Tax-Compliance-Bemühungen werden genau unter die Lupe genommen und in Form einer Ist-Zustandsbeschreibung sachlich und übersichtlich aufgezeigt.
  • Risikoanalyse: Wir machen steuerrelevante Fehlerquellen ausfindig und identifizieren vorhandene Risiken.
  • Erarbeitung einer Soll-Zustandsbeschreibung: Die Soll-Zustandsbeschreibung stellt dar, wie ein Unternehmen und seine Mitarbeiter agieren sollten, damit Risiken vermieden werden und die angestrebte Tax Compliance erreicht wird. Auf dieser Basis werden die Zielsetzungen formuliert.
  • Abweichungsanalyse: Die Abweichungsanalyse zeigt auf, inwiefern sich der Ist- vom Soll-Zustand unterscheidet und welche Gründe für eine Diskrepanz vorliegen.
  • Maßnahmenfestlegung: Wir legen gemeinsam mit unseren Mandanten konkrete Maßnahmen fest, die zur Einhaltung der Tax Compliance notwendig sind. Dazu zählen beispielsweise die Einführung von passenden Softwarelösungen, die Etablierung geordneter Prozesse und Ablaufdokumentationen, Kontrollmechanismen oder die Festlegung von Verantwortlichkeiten. Je nach Unternehmensgröße kann die Umsetzung eines kompletten Tax-Compliance-Management-Systems sinnvoll sein.
  • Begleitung bei der Umsetzung: Wir unterstützen unsere Mandanten bei der Umsetzung der zuvor erarbeiteten Lösungen, indem wir zuständigen Mitarbeitern beratend zur Seite stehen oder uns selbst aktiv um die Durchführung kümmern. Auch die Erstellung von sinnvollen steuerrelevanten Richtlinien und Handbüchern kann von uns übernommen werden.
  • Regelmäßige Kontrollen: Wir von Kalthoff & Kollegen achten darauf, dass die eingeführten Tax-Compliance-Maßnahmen eingehalten werden, wirksam sind und bei Bedarf überarbeitet oder aktualisiert werden. Sinnvoll ist es, jährliche Kontrollen einzuführen.
  • Weiterbildung: Um Mitarbeiter und Führungskräfte für die Bedeutung von Tax Compliance zu sensibilisieren und ihnen wichtige Werkzeuge für die Umsetzung von Compliance-Systemen an die Hand zu geben, bieten wir auch spezielle Schulungen zum Thema „Steuerehrlichkeit“ an.
  • Übernahme des Tax-CMS: Möchten Unternehmen ihre Tax Compliance ohne großen Zeitaufwand sicherstellen, besteht die Möglichkeit, das Tax-Compliance-Management-System an Kalthoff & Kollegen outzusourcen. Wir übernehmen dann alle damit verbundenen Aufgaben.

Hilfe für kleine Unternehmen

Wer jedoch glaubt, die Umsetzung von Tax-Compliance-Maßnahmen sei nur für große Konzerne sinnvoll, der irrt: Jedem Unternehmer und jedem zuständigen Mitarbeiter können bei steuerrelevanten Vorgängen Fehler unterlaufen, die im Falle einer Betriebsprüfung straf- oder bußgeldrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen würden. Auch Software kann fehlerhaft arbeiten – oftmals sogar unbemerkt. Mit dem Ziel, diese Risiken zu minimieren, unterstützen Kalthoff & Kollegen auch kleine Unternehmen und Freiberufler bei der Erledigung von Tax-Compliance-Aufgaben. Unsere erfahrenen Steuerberater bieten beispielsweise ausgiebige Beratungen an und überprüfen die Richtigkeit von Buchhaltungen. Auf Wunsch können sich unsere Experten auf Ihre Buchhaltungssoftware aufschalten, um die Einhaltung der Tax-Compliance zu überwachen und bei Bedarf auf Korrekturerfordernisse hinzuweisen.

Unternehmen, egal welcher Größe, müssen den Weg zur Tax Compliance somit nicht ohne Unterstützung gehen. Dennoch entscheiden Sie jederzeit selbst, in welchem Maße wir eingreifen und welche Maßnahmen umgesetzt werden. Letztlich zahlt es sich für jedes Unternehmen aus, „tax compliant“ zu agieren und seine Steuerplanung effektiv zu optimieren. Denn eines steht fest: An der Auseinandersetzung mit dem Thema Steuern führt kein Weg vorbei.

Sie benötigen weiterführende Informationen zum Thema Tax Compliance oder möchten selbst ein Tax-Compliance-Management-System einführen? Wir unterstützen Sie bei Ihrem Vorhaben und beantworten gerne Ihre Fragen.

 

 

 

Denis Broll - Diplom Ökonom, Steuerberater

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Denis Broll
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Steuerberater

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