Kaum hat sich die Aufregung über die anstehende Betriebsprüfung gelegt, stehen betreffende Unternehmer vor der ersten großen Hürde: Selbst im Falle einer penibel geführten Buchhaltung bringt die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation so manchen Firmenchef ins Schwitzen. Der falsche oder nachlässige Umgang mit dieser Pflichtaufgabe kann schließlich schwerwiegende Folgen mit sich bringen.

 

Um der Belegflut des täglichen Geschäftslebens Herr zu werden, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne EDV-Systeme. Eines wird dabei jedoch häufig außer Acht gelassen: Mit der Umstellung von konventionellen auf elektronische Datenverarbeitungsverfahren gehen auch neue steuerrechtliche Pflichten einher. Wie die rechtskonforme Handhabung und Aufbewahrung von elektronisch erzeugten buchführungsrelevanten Daten aussieht, hat die Finanzverwaltung in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz: GoBD, festgelegt. Wesentlicher Bestandteil dieses Gesetzeswerkes ist die sogenannte Verfahrensdokumentation.

 

Buchhaltungsprozesse nachvollziehbar und prüfbar dokumentieren

Diese soll den kompletten Buchhaltungsprozess eines Unternehmens lückenlos dokumentieren und auf diese Weise die Nachvollziehbarkeit sowie die Nachprüfbarkeit der Buchführung gewährleisten. Das heißt im Klartext: Unternehmer müssen den Weg, den ihre steuerlich relevanten Belege und Daten im Geschäftsalltag zurücklegen, schriftlich darstellen – und zwar von der Erstellung über die Freigabe durch einen Mitarbeiter bis hin zur Archivierung. Einbezogen werden sämtliche IT-Systeme, die buchführungspflichtige Daten erfassen. Das können sowohl Softwareprogramme als auch elektronische Kassen, Taxameter, Waagen, Warenwirtschafts- oder Dokumenten-Management-Systeme sein.

Handbuch für Betriebsprüfer

Hinter dem sperrigen Begriff verbirgt sich letztlich ein nützliches Hilfsmittel: Im Falle einer Betriebsprüfung soll die Verfahrensdokumentation als eine Art Handbuch dienen und dem Prüfenden die Möglichkeit geben, sich innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die jeweilige Unternehmensorganisation und über Geschäftsprozesse zu verschaffen.

Aufbau einer Verfahrensdokumentation

Wie umfangreich eine Verfahrensdokumentation sein sollte und wie viel Zeit für deren Erstellung eingeplant werden muss, hängt von verschiedenen Aspekten wie der Unternehmensgröße, -form und -struktur sowie von den genutzten Datenverarbeitungssystemen ab.

 

In der Regel gliedert sich eine Verfahrensdokumentation in vier Teile:

 

Allgemeine Beschreibung

Dieser Abschnitt liefert einen allgemeinen Einblick in das jeweilige Unternehmen und seine Strukturen. Dargelegt wird unter anderem, in welcher Branche die Firma aktiv ist, welche Produkte oder Leistungen angeboten werden und wie die buchhaltungsrelevanten Bereiche aufgebaut sind. Zudem müssen sämtliche Vorgänge beschrieben werden, die im Zusammenhang mit der Buchhaltung stehen. Dafür sollten folgende Fragen beantwortet werden: Welche Mitarbeiter übernehmen welche Aufgaben? An welchen Orten laufen relevante Vorgänge ab? Welche Geschäftsprozesse werden auf welche Weise strukturiert?

 

Anwenderdokumentation

An dieser Stelle geht es darum, Datenwege innerhalb des Unternehmens nachvollziehbar aufzuzeigen. Welche Dokument- und Belegarten werden wie verarbeitet und aufbewahrt? Wann werden sie vernichtet? Wie dokumentiert das Unternehmen Prozesse? Welche Programmschnittstellen sind auszumachen? Der Hinweis auf interne Organisationsregeln und -anweisungen darf ebenfalls nicht fehlen.

 

Technische Systemdokumentation

Der dritte Teil der Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die eingesetzte Technik, inklusive aller Hard- und Software-Komponenten. Neben Angaben zu den eingesetzten Geräten, Programmen und Datenbanken sollten Unternehmer auch Parametereinstellungen, Änderungshistorien, interne Verarbeitungsregeln, Protokollierungen und Informationen zur Art der Datensicherung angeben. Die Bedienungsanleitungen der zum Einsatz kommenden Geräte können ebenfalls eingefügt werden.

 

Betriebsdokumentation und internes Kontrollsystem

Zum Schluss wird aufgezeigt, welche Nutzungs- und Kontrollprozesse im Geschäftsalltag ablaufen. Fachliche und administrative Prozesse gehören ebenso dazu wie Abläufe in Notfallsituationen. Zudem sollten folgende Kernfragen beantwortet werden: Welche Maßnahmen ergreift das Unternehmen, um Datenverluste zu verhindern? Wie werden Dateneingaben kontrolliert? Welche Zugangsberechtigungen gibt es?

Verzicht auf Verfahrensdokumentation kann teuer werden

In der steuerberatenden Praxis stellen wir immer wieder fest, dass viele Unternehmen auf die Erstellung einer Verfahrensdokumentation verzichten, da sie vor dem damit verbundenen Aufwand zurückschrecken. Damit gehen sie jedoch ein hohes Risiko ein, denn grundsätzlich gilt: Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht – sowohl für weltweit agierende Konzerne als auch für kleine Betriebe und Freiberufler.

Können Unternehmer der Forderung nach der Verfahrensdokumentation nicht nachkommen, liegt ein Mangel im Buchführungsprozess vor. Damit steigt die Gefahr von Hinzuschätzungen und hohen Nachzahlungen erheblich; im schlimmsten Fall wird sogar die komplette Buchhaltung verworfen.

 

Dieses Risiko können Firmenchefs jedoch leicht minimieren. Gerade in kleinen Unternehmen lässt sich die Verfahrensdokumentation bei strukturiertem Vorgehen mit relativ geringem Aufwand erledigen. Sinnvoll kann es sein, die beteiligten Mitarbeiter in die Ausarbeitung einzubeziehen, da sie täglich in die relevanten Abläufe involviert sind. Zudem lohnt es sich immer, einen Blick auf bereits vorhandene Unterlagen zu werfen: Nicht selten sind wichtige Prozesse oder interne Regeln in der Vergangenheit bereits dokumentiert worden. Erlaubt ist an vielen Stellen übrigens auch das Einfügen von aussagekräftigen Grafiken, die ohne lange Textbeschreibungen auskommen. Auf diese Weise lässt sich eine Menge Zeit sparen.

Vorteile der Verfahrensdokumentation erkennen und nutzen

Unternehmer sollten aber auch die Vorteile einer Verfahrensdokumentation im Blick haben: Wer sich eingehend mit Prozessen beschäftigt, stößt möglicherweise auf brachliegende Optimierungspotenziale. Diese können anschließend genutzt werden, um neue, effizientere Abläufe zu etablieren.

Sie benötigen Hilfe bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation? Wir stehen Ihnen bei dieser Aufgabe zur Seite und beantworten gerne Ihre Fragen.

 

Denis Broll - Diplom Ökonom, Steuerberater

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