Digitale Steuerberatung:
Mit wenigen Klicks zum Betriebsergebnis

Als moderne Kanzlei bietet Kalthoff & Kollegen die digitale Steuerberatung bereits seit vielen Jahren an. Diese trägt in hohem Maße dazu bei, dass Dokumente nicht mehr verloren gehen und an jedem Ort der Welt mit wenigen Klicks abrufbar sind. Anstatt die berüchtigten Schuhkartons oder Pendelordner voller buchhaltungsrelevanter Belege mühevoll zu uns zu transportieren, haben unsere Mandanten heute schließlich die Möglichkeit, ihre Dokumente und Daten auf digitalem Wege zu übertragen.

Dieses Vorgehen bringt einige Vorteile für unsere Mandanten mit sich:

• Standortunabhängigkeit: Belege können an jedem Ort der Welt mithilfe von Smartphone, Tablet, PC und Co. übertragen oder abgerufen werden.
• Geschwindigkeit: Dokumente müssen keine langen Wege zurücklegen, sondern können in Sekundenschnelle online versandt und eingesehen werden.
• Flexibilität: Die Übermittlung von Daten ist an sieben Tagen in der Woche zu jeder Uhrzeit möglich.
• Minimierung des logistischen Aufwandes: Ordner müssen nicht mehr verpackt, verschickt oder zu uns transportiert werden. Auf diese Weise lassen sich Zeit, Porto und Fahrtkosten sparen.
• Originalbelege bleiben griffbereit: Originalbelege müssen nicht mehr aus der Hand gegeben werden und verbleiben im Unternehmen. So sinkt das Risiko, dass die Dokumente beim Transport oder beim Postversand verloren gehen, beschädigt werden und in falsche Hände geraten.
• Aktualität: Belege werden nicht erst gesammelt und zu einem bestimmten Termin bearbeitet, sondern direkt ins System eingepflegt. Somit haben unsere Mandanten aktuelle Forderungen und Verbindlichkeiten stets auf dem Schirm.
• Schneller Zugriff auf Belege: Datenaustauschplattformen dienen auch als Archive. Werden Belege hochgeladen, haben unsere Mandanten jederzeit schnellen Zugriff auf ihre Dokumente und müssen nicht lange in Papierablagen danach suchen.
• Schonung der Umwelt: Unsere Mandanten müssen digital eingehende Dokumente nicht mehr ausdrucken. Die Unterlagen können direkt gespeichert und an uns – oder andere zuständige Personen – übertragen werden.

Allerdings müssen sich Unternehmer im Klaren darüber sein, dass die Umstellung von der traditionellen auf die digitale Steuerberatung mit administrativem Aufwand und Kosten verbunden ist. Schließlich müssen sie ihre Belegverwaltung, ihr Kassenbuch, ihre Lohndatenverwaltung und ihren Zahlungsverkehr sowie ihren Rechnungseingang und -ausgang digitalisieren. Zudem ist es notwendig, alle in Papierform vorliegenden und analog eingehenden Unterlagen einzuscannen und in sein IT-System zu übertragen. Außerdem kann es ein durchaus komplexes Unterfangen sein, passende Cloud- und Softwarelösungen zu implementieren und auftretende Schnittstellenprobleme zu lösen. Bedenken sollten Unternehmer, dass bei der Nutzung unseriöser Cloud-Lösungen das Risiko besteht, dass Daten im Falle eines Cyberangriffs verloren gehen oder von Unbefugten gelesen werden.

Deshalb sollten Unternehmer vor der überstürzten Einführung einer Digitalisierungslösung stets überprüfen, ob der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen steht. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen mit der Einführung und im Umgang mit Digitalisierungslösungen in verschiedensten Anwendungsbereichen der Rechnungslegung und der Unternehmensführung können wir unsere Mandanten in sämtlichen Digitalisierungsfragen kompetent begleiten und beraten. So konnten wir bereits zahlreiche Unternehmer vor kostspieligen Wegen in die digitale Sackgasse bewahren.

Selbstverständlich müssen sich Anhänger der digitalen Steuerberatung auch an rechtliche Vorgaben halten. Wie elektronisch erzeugte buchführungsrelevante Daten rechtskonform gehandhabt und archiviert werden sollten, hat die Finanzverwaltung in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dargelegt. Diese besagen, dass Steuerpflichtige grundsätzlich selbst entscheiden können, in welcher Form sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen verarbeiten und archivieren.

Wichtig ist aber, dass alle steuerrelevanten Prozesse nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und ordentlich sind. Zudem müssen archivierte Daten dem Grundsatz der Unveränderbarkeit gerecht werden und stets vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Auf den ersten Blick scheint es ein großer Kraftakt zu sein, diese Vorgaben einzuhalten. Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt und die geeigneten IT-Lösungen implementiert, lässt sich die digitale Steuerberatung aber ganz unkompliziert einsetzen: Zunächst müssen Unternehmen ihre in Papierform vorliegenden Dokumente einscannen oder abfotografieren und diese – ebenso wie digital eingehende Unterlagen – auf einer Plattform wie "Datev Unternehmen online", "Lexoffice", "Sevdesk" oder "Getmyinvoices" ablegen. Der Upload lässt sich durch das Drag-and-Drop-Verfahren oder mithilfe einer App erledigen. Wichtig ist, dass die Qualität der Datei so hoch ist, dass die Lesbarkeit gewährleistet ist. Möglich ist außerdem eine automatische Übermittlung relevanter Daten via Schnittstelle wie "Datev Connect Online".

Die Belege werden dann in einem Rechenzentrum revisionssicher archiviert und können sowohl vom Mandanten als auch von uns jederzeit abgerufen werden. Wir nehmen die Daten anschließend genauso wie Papierbelege in unser Buchführungsprogramm auf. Sollten Belege zu einem späteren Zeitpunkt erneut benötigt werden, haben wir die Möglichkeit, jederzeit darauf zuzugreifen, ohne erneut beim Mandanten Unterlagen anfordern zu müssen. Sind die Daten gebucht, kann das jeweilige Unternehmen das Ergebnis über einen eigenen Plattform-Account abrufen. Alternativ lassen sich die Belege und die von uns erstellten Dokumente per verschlüsselter E-Mail oder über unsere KuK:App, der Mandanten-App von Kalthoff und Kollegen, übermitteln.