Durch Schlemmen Steuern senken: Wie Sie Bewirtungskosten richtig geltend machen

Vom Lieferantengespräch über die Akquise potenzieller Kunden bis hin zur Projekt- und Auftragsbesprechung: Manchmal kann es Sinn machen, bestimmte Geschäftstermine in einer besonders angenehmen Atmosphäre abzuhalten. Bei einem guten Essen, einem Glas Wein oder einem Käffchen lässt es sich meist viel besser verhandeln als in kargen Büroräumen. Deshalb kann es nicht schaden, potenzielle Kunden, treue Auftraggeber oder Geschäftspartner in ein schickes Restaurant einzuladen, wenn geschäftliche Angelegenheiten geklärt werden müssen. Derartige Geschäftsessen können sich aber nicht nur positiv auf Ihren Geschäftserfolg auswirken, sondern auch Ihre Steuerlast senken. Schließlich lassen sich die Kosten in vielen Fällen steuerlich geltend machen. Dies ist aber nur möglich, wenn ein vollständiger Bewirtungsbeleg vorliegt.

Der Besuch eines Restaurants oder eines Cafés ist meist ein unterhaltsamer und genussvoller Zeitvertreib. In einigen Fällen wirkt sich diese Annehmlichkeit aber auch steuermindernd aus: Treffen sich Selbstständige mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern in einer gastronomischen Lokalität, um über geschäftliche Themen zu sprechen, können sie unter bestimmten Umständen 70 Prozent der Verzehrkosten als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer darf von vorsteuerabzugsberechtigten Betrieben sogar komplett geltend gemacht werden. Betreffende Unternehmer*innen haben dann die Möglichkeit, sich diese Vorsteuer vom Finanzamt zurückzuholen. Dies gilt sowohl für Großunternehmer*innen als auch für Freiberufler*innen und Soloselbstständige.

Damit die Aufwendungen abgesetzt werden können, müssen aber selbstverständlich einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die Kosten einfach nur aufzuschreiben und zusammenzurechnen, reicht nicht aus. Das Finanzamt muss bei einer Prüfung nachvollziehen können, ob das angegebene Geschäftsessen tatsächlich stattgefunden hat. Benötigt wird daher ein Bewirtungsbeleg, auf dem alle relevanten Angaben ordnungsgemäß aufgeführt werden. Einladende Unternehmer*innen sollten die Rechnung deshalb nicht einfach einstecken, sondern vor Ort genau prüfen, ob alle benötigten Informationen angegeben wurden.

Die Rechnung, bitte!

Unter anderem muss die Rechnung Angaben zur Lokalität, zu den bestellten Speisen und zu den Kosten enthalten. Schließlich dient sie als Beweis dafür, dass die Angaben des Selbstständigen auch wirklich der Wahrheit entsprechen. Daher ist es wichtig, dass beim Finanzamt eingereichte Belege vom jeweiligen Restaurant elektronisch dokumentiert und maschinell erstellt wurden. Welche Angaben konkret vorhanden sein müssen, richtet sich nach dem Rechnungsbetrag.

Muss der Einladende am Ende des Meetings mehr als 250,00 Euro (brutto) blechen, sind folgende Informationen obligatorisch:

• Name des gastronomischen Betriebs
• Vollständige Anschrift des gastronomischen Betriebs
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung der bestellten Speisen und Getränke
• Mehrwertsteuersatz der einzelnen Rechnungsposten
• Nettopreise der einzelnen Speisen und Getränke
• Nettobetrag der gesamten Posten
• Der auf den Nettobetrag entfallende Umsatzsteuerbetrag
• Bruttorechnungsbetrag
• Datum der Rechnungsstellung
• Leistungsdatum und -zeitpunkt
• Ggf. Trinkgeld

Des Weiteren müssen Unternehmer*innen an einige Besonderheiten denken. Unter anderem dürfen sich Zahlende nicht selbst als Rechnungsempfänger eintragen. Diese Information muss der Gastronom angeben. Bei der Auflistung der Speisen sollten Sie darauf achten, dass die Gerichte so genau wie möglich benannt werden. Es ist beispielsweise unzureichend, wenn lediglich der Begriff „Speisen“ zu lesen ist. Die Rechnung muss Aufschluss darüber geben, was die Gesprächsteilnehmer*innen bestellt haben.

Möchte man die Aufwendungen absetzen, ist es mit dem Abheften der Quittung übrigens noch nicht getan. Der Empfänger muss ebenfalls einige Informationen angeben. Am besten notiert man diese Angaben direkt auf dem Beleg. Alternativ können Sie aber auch einen separaten Zettel nutzen und diesen an die Rechnung heften.

Folgende Angaben müssen handschriftlich vom zahlenden Selbstständigen ergänzt werden:

• Der Name des Rechnungsempfängers
• Die Namen aller anderen Teilnehmer
• Grund des Geschäftsessens
• Ort und Datum der Bewirtung
• Unterschrift

Aufmerksam sollten Selbstständige bei der Angabe des Bewirtungsanlasses sein. Der kurze Hinweis auf ein „Geschäftsessen“ reicht in der Regel nicht aus. Am besten nennen Sie ein konkretes geschäftliches oder betriebliches Thema, über das beim Speisen gesprochen wurde. Andernfalls könnte das Finanzamt das Geltendmachen des Belegs verweigern.

Wer glaubt, dass bei niedrigeren Rechnungsbeträgen weniger strenge Regeln gelten, der irrt. Auch bei einem Meeting im kleinen Kreis muss der Beleg ganz bestimmte Angaben enthalten – allerdings ist die Liste der benötigten Informationen ein wenig kürzer als bei hohen Rechnungen.

Liegt der Rechnungsbetrag unter 250,00 Euro reichen folgende Angaben aus:

• Name des gastronomischen Betriebs
• Anschrift des gastronomischen Betriebs
• Berechnete Speisen und Getränke
• Preise der einzelnen Gerichte und Getränke
• Bruttobetrag der einzelnen Rechnungsposten
• Steuersatz der einzelnen Rechnungsposten
• Bruttogesamtbetrag
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum

Natürlich müssen auch in diesem Fall zusätzliche Informationen zum Meeting niedergeschrieben werden:

• Nennung aller Bewirtungsteilnehmer
• Grund des Geschäftsessens
• Ort und Datum
• Unterschrift

Trinkgelder quittieren lassen

Zum guten Ton gehört es, ein Trinkgeld zu zahlen. Dabei spendabel zu sein, lohnt sich gleich doppelt: Sie machen damit nämlich nicht nur den Restaurantmitarbeitern und Restaurantmitarbeiterinnen eine Freude, sondern mindern auch Ihre eigene Steuerlast. Schließlich lässt sich Trinkgeld ebenfalls absetzen – und zwar zu 70 Prozent. Dafür sollte es am besten auf der Rechnung aufgeführt werden. Ist dies elektronisch nicht möglich, können Sie den Trinkgeldbetrag auch handschriftlich nachtragen. In diesem Fall müssen die Kellner*innen den Erhalt des Geldes quittieren.

Vereinfachungsregel bei Kombinationsangeboten

Fragen werfen bei einigen Selbstständigen die derzeit geltenden Mehrwertsteuersätze für die Gastronomie auf: Seit dem 1. Juli 2020 wird für Restaurantspeisen lediglich der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent fällig. Bei Getränken liegt der Steuersatz allerdings weiterhin bei 19 Prozent. Die Regelung gilt noch bis zum 31. Dezember 2022. Um Verwirrung bei Kombinationsangeboten, die aus einer Speise und einem Getränk bestehen, zu vermeiden, kann eine Vereinfachungsregel zur Anwendung kommen: Diese sieht vor, dass für die Getränke pauschal 30 Prozent des Rechnungsbetrages angesetzt und mit 19 Prozent versteuert werden können. 70 Prozent des Gesamtpreises werden dann mit 7 Prozent besteuert.

Ehrlich bleiben

Ganz wichtig: Auch wenn es verlockend erscheint, sollten Selbstständige bei der Angabe der Bewirtungskosten auf keinen Fall schummeln. Das Finanzamt kennt alle Tricks und ist in Bezug auf Bewirtungsbelege sehr wachsam. Fallen unverhältnismäßig hohe Kosten für Geschäftsessen an, könnte es passieren, dass Finanzbeamte stutzig werden und das Absetzen der Kosten ablehnen.

Letztlich verursacht das Sammeln von Belegen zwar zusätzlichen Papierkram, dennoch kann sich der Aufwand durchaus lohnen. Wer unsicher ist, welche Ausgaben abzugsfähig sind, sollte sich mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin absprechen, damit Quittungen am Ende auch wirklich geltend gemacht werden können. Im Idealfall profitieren Sie dann in dreifacher Hinsicht von einem Geschäftsessen: Schließlich können Sie nicht nur eine leckere Mahlzeit genießen und Kunden- oder Geschäftsbeziehungen festigen, sondern obendrein auch noch Ihre Steuerlast senken.