Einen ausgeben und Steuern sparen: So machen Sie Bewirtungskosten steuerlich geltend

Einer anderen Person Speisen oder Getränke zu spendieren, kann ganz schön kompliziert sein – zumindest im Geschäftsleben. Im Anschluss an die gemeinsame Schlemmerei stellt sich nämlich die Frage, wie die dafür entstandenen Ausgaben steuerlich behandelt werden können. Wer die Kosten absetzen und auf diese Weise seine Steuerlast mindern möchte, muss einige Pflichten und zahlreiche Sonderregeln beachten. Die wichtigsten Vorgaben haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Egal, ob man potenzielle Kunden bezirzen, Geschäftsbeziehungen vertiefen oder das Arbeitsklima verbessern möchte, manchmal führt der Weg zum Ziel über ein köstliches Essen oder einen leckeren Drink. Speisen und Getränke können Unternehmern aber nicht nur zu guten Geschäftsbeziehungen verhelfen, sondern oft auch steuerlich geltend gemacht werden.

Geschäftliche Bewirtungskosten zu 70 Prozent abzugsfähig

Ob und in welcher Höhe die dafür aufgewendeten Ausgaben abgesetzt werden können, hängt davon ab, wer an welchem Ort bewirtet wird. In der Regel gilt Folgendes: Wer seinen Geschäftspartnern einen ausgibt, darf 70 Prozent der dafür anfallenden Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Handelt es sich beim Rechnungszahler um einen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer, kann er außerdem die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer komplett als Vorsteuer abziehen.

Doch Vorsicht: Anwendbar ist diese Regelung nur, wenn der Bewirtung ein geschäftlicher Anlass zugrunde liegt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Geschäftspartner zum Essen in ein Restaurant eingeladen wird, um über aktuell laufende Projekte oder eine mögliche zukünftige Beauftragung zu sprechen. Liegen private Gründe wie die Einladung zu einer Geburtstagsfeier vor, sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Werden Geschäftspartner zu Hause empfangen, gilt das Meeting in der Regel als privates Treffen und kann nicht steuerlich geltend gemacht werden. Nur in Ausnahmefällen ist das Absetzen der in den Privaträumen entstandenen Bewirtungskosten möglich. Das Finanzamt könnte beispielsweise ein Auge zudrücken, wenn die Besprechung vor der Öffentlichkeit geheim gehalten werden muss.

Nicht zu viel ausgeben

Wichtig ist auch, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben. Wer zu spendabel ist, muss gegebenenfalls damit rechnen, dass der zuständige Finanzbeamte die Kosten als unangemessen einstuft und den Abzug ablehnt. Doch wo lässt sich die Kostengrenze ziehen? Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Ob die Ausgaben für eine Bewirtung akzeptabel sind, muss stets im Einzelfall entschieden werden. Was als angemessen durchgeht, hängt unter anderem davon ab, wie hoch der Umsatz des jeweiligen Unternehmens ist und welche Beträge in der Branche üblich sind.

Sonderregeln für Restaurantbesuche

Lädt der Unternehmer seine Gäste in ein Restaurant ein, anstatt sie auf dem Firmengelände zu bewirten, muss er außerdem noch einige Pflichten erfüllen. Erst einmal sollte geprüft werden, ob die Rechnung alle benötigten Informationen enthält. Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, müssen Name und Anschrift des gastronomischen Betriebes, die berechneten Speisen und Getränke, die Preise und Steuersätze der einzelnen Posten, eventuelle Steuervergünstigungen, der Bruttogesamtbetrag sowie das Rechnungs- und Leistungsdatum aufgeführt sein. Der einladende Unternehmer hat außerdem die Pflicht, die Bewirtungsteilnehmer, den Grund des Geschäftsessens sowie Ort und Datum auf der Rechnung oder einem separaten Zettel zu vermerken und eine Unterschrift zu leisten.

Zahlt der Unternehmer mehr als 250 Euro, müssen neben den oben genannten Informationen auch die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des gastronomischen Betriebes, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Nettopreise der einzelnen Speisen und Getränke, der Nettobetrag der gesamten Posten, der auf den Nettobetrag entfallende Umsatzsteuerbetrag und der Leistungszeitpunkt angegeben werden. Zudem muss der Gastronom den Namen des Rechnungsempfängers auf der Quittung eintragen. Auch in diesem Fall kommt der Unternehmer nicht darum herum, die oben genannten Informationen handschriftlich zu ergänzen.

Unabdingbar ist, dass die eingereichten Belege vom jeweiligen Restaurant elektronisch dokumentiert und maschinell erstellt werden. Darüber hinaus benötigt der gastronomische Betrieb eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Trinkgelder aufschreiben und quittieren lassen

Trinkgeld sollte ebenfalls unbedingt auf der Rechnung vermerkt werden. 70 Prozent des Tip-Betrages können nämlich abgesetzt werden. Wird das Trinkgeld nicht elektronisch auf der Rechnung vermerkt, besteht die Möglichkeit, den Betrag handschriftlich nachzutragen. Allerdings muss der Kellner den Erhalt des Betrages dann bestätigen, indem er eine Unterschrift leistet.

Quittungen ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfassen

Danach muss die Quittung in der Buchhaltung des einladenden Unternehmens erfasst werden. Falls der Unternehmer papierlos arbeitet, muss die Rechnung natürlich als elektronisches Dokument vorliegen. Entweder versendet der Gastronom die Rechnung direkt in digitaler Form oder der Unternehmer digitalisiert das Dokument selbst. Wichtig ist, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Außerdem muss für Bewirtungskosten ein separates Konto angelegt werden.

Kosten für Mitarbeiterbewirtung zu 100 Prozent absetzbar

Anders liegt der Fall, wenn Unternehmer ihre eigenen Mitarbeiter aus einem betrieblichen Grund einladen. Dann sind die Ausgaben zu 100 Prozent abzugsfähig. Anlass für eine betriebliche Bewirtung kann zum Beispiel eine Fortbildung oder eine Firmenveranstaltung wie das jährliche Sommerfest sein. Voraussetzung ist aber auch hier, dass das Zusammentreffen nicht aus einem rein privaten Grund stattfindet; es muss ein betrieblicher Bezug nachweisbar sein.

Mitarbeiterbewirtung kann Lohnsteuerpflicht auslösen

Außerdem sollte bedacht werden, dass Arbeitnehmer die vom Chef übernommenen Bewirtungskosten gegebenenfalls versteuern müssen. Lädt der Arbeitgeber seine Mitarbeiter beispielsweise zu einer Betriebsveranstaltung ein, darf er lediglich 110 Euro pro Person ausgeben. Dieser Freibetrag bleibt für die Mitarbeiter steuerfrei. Für darüberliegende Kosten müssen die Gäste allerdings Lohnsteuer entrichten. Der Unternehmer kann seine Mitarbeiter jedoch vor der Besteuerung bewahren, indem er den steuerrelevanten Betrag selbst pauschal mit 25 Prozent versteuert.

Aber Vorsicht: Bringen Mitarbeiter einen Angehörigen mit, der nicht in der Firma tätig ist, kann für die Begleitperson kein zusätzlicher Freibetrag gewährt werden. Das heißt: Liegen die Bewirtungskosten für beide Personen zusammen über 110 Euro, muss der Arbeitnehmer den darüberliegenden Betrag versteuern. Beachtet werden sollte außerdem, dass der Freibetrag lediglich für zwei Veranstaltungen pro Jahr in Anspruch genommen werden kann.

Sind bei einer Veranstaltung nicht nur Betriebsangehörige, sondern auch Geschäftspartner oder andere externe Gäste zugegen, muss genau berechnet werden, welche Aufwendungen für welche Personengruppe entstanden sind. 70 Prozent der für Geschäftspartner aufgewendeten Ausgaben kann das Unternehmen dann steuerlich geltend machen; die für die eigenen Mitarbeiter entstandenen Kosten lassen sich zu 100 Prozent absetzen.

Mitarbeiterbesprechung im Restaurant

Lädt der Chef einen Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen in ein Restaurant ein, gelten die Bewirtungskosten ebenfalls als Arbeitslohn, der versteuert werden muss. Nur wenn der Betrag unter der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro liegt, fällt keine Steuer an. Arbeitnehmer sollten allerdings wissen, dass alle innerhalb eines Monats gewährten Sachbezüge addiert werden. Sobald die Freigrenze überschritten wird, muss der jeweilige Mitarbeiter alle Sachzuwendungen komplett versteuern.

Kleinigkeiten wie Kaffee oder Plätzchen, die der Arbeitgeber im Arbeitsalltag zur Verfügung stellt, gehören übrigens nicht dazu und sind für den Mitarbeiter steuerfrei. Hierbei handelt es sich um Aufmerksamkeiten, sofern die dafür anfallenden Kosten einen Betrag von 60 Euro pro Person nicht überschreiten. Die Ausgaben sind dann zu 100 Prozent absetzbar.

Kosten für die Verpflegung von Dienstreisenden geltend machen

Genau hinschauen sollten Unternehmer auch bei Geschäfts- oder Dienstreisen. Ist der Mitarbeiter einen Tag lang unterwegs (mehr als 8 Stunden), kann der Arbeitgeber pauschal 14 Euro für die Verpflegung gewähren, ohne dass Lohnsteuer anfällt. Ist der Arbeitnehmer länger als 24 Stunden unterwegs, liegt der Höchstbetrag bei 28 Euro pro Tag. Der Unternehmer kann die Kosten komplett absetzen; die Vorsteuer darf er jedoch nicht abziehen. Zahlt das Unternehmen keine Verpflegungspauschale, kann der Arbeitnehmer die genannten Beträge als Werbungskosten geltend machen.

Sollte der Arbeitgeber Mahlzeiten für den betreffenden Mitarbeiter buchen und bezahlen, wird die Pauschale gekürzt. Übernimmt das Unternehmen zum Beispiel die Kosten für ein Frühstück, werden 20 Prozent abgezogen; bei einem Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung 40 Prozent.

Diese Regeln gelten allerdings nur, wenn der betreffende Mitarbeiter innerhalb Deutschlands unterwegs ist. Stehen Auslandsaufenthalte an, hängt die Höhe der Pauschale davon ab, in welches Land der Arbeitnehmer reist.

Bewirtung von Geschäftspartnern und Arbeitnehmern in Sportstadien

Noch komplizierter wird es, wenn Unternehmen im Rahmen des Vereins- oder Sportsponsorings Eintrittskarten für eine sogenannte VIP-Loge erhalten und diese weitergeben. Ist keine Einzelrechnung für Bewirtungsleistungen vorhanden, können sie eine Vereinfachungsregel anwenden, um die Bewirtungskosten zu berechnen: 40 Prozent der Rechnung entfallen dann auf die Werbemaßnahme, 30 Prozent auf die Bewirtung und 30 Prozent auf Geschenke.

Bei der Berechnung der Bewirtungskosten muss wieder zwischen externen Personen und Betriebsangehörigen unterschieden werden. Auch hier gilt: Wird ein Geschäftspartner eingeladen, dürfen 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden; handelt es sich um einen Mitarbeiter des eigenen Unternehmens sind es 100 Prozent.

Bucht ein Unternehmen Hospitality-Leistungen, entfällt der Werbeanteil. Dann werden 30 Prozent für die Bewirtung (höchstens 1.000 Euro pro Person) und 70 Prozent für Geschenke verbucht. Die Aufwendungen für Business-Seats müssen sachgemäß abgerechnet werden. Erlaubt ist aber auch folgende Aufteilung: 50 Prozent für die Bewirtung und 50 Prozent für Geschenke.

Beraten lassen und Fehler vermeiden

All diese Regeln zeigen, wie kompliziert es im geschäftlichen Umfeld sein kann, einer Person einen auszugeben. Je nachdem, in welchem Rahmen Speisen und Getränke gereicht werden, können sogar noch zusätzliche Sonderregeln relevant werden.

Um sicherzustellen, dass die gut gemeinte Geste keine ungeahnten steuerlichen Konsequenzen nach sich zieht, können Unternehmen sicherheitshalber einen Steuerexperten zurate ziehen. Werden bei der Abrechnung Fehler gemacht, könnte die betreffende Mahlzeit nämlich einen bitteren Nachgeschmack bekommen.