Die nächste Generation ins Boot holen: Was Unternehmen bei der Beschäftigung von Schülern, Schülerinnen und Studierenden beachten müssen

Erinnern Sie sich noch daran, wofür Sie Ihr erstes selbst verdientes Geld ausgegeben haben? An den Moment, in dem man zum ersten Mal seine eigenhändig erarbeiteten Moneten vom Konto abheben und sich etwas Schönes kaufen konnte, denkt man doch immer wieder gerne zurück, nicht wahr? Vor allem für Schüler- und Studentenjobber*innen stellt die damit verbundene finanzielle Unabhängigkeit meist nichts Geringeres als einen Meilenstein im Leben dar. Aber mal ehrlich: Haben Sie sich damals über arbeitsrechtliche Fragestellungen Gedanken gemacht? Zumindest im Schulalter ist Aushilfskräften oft nicht bewusst, welche Regeln zu beachten sind. Unternehmen, die Ferien- oder Studentenjobs anbieten, müssen hingegen allerhand gesetzliche Vorgaben im Blick haben.

Nahezu alle Betriebe erleben hin und wieder Phasen, in denen sich Chefs und Chefinnen kurzfristig ein paar helfende Hände wünschen. In diesen Situationen kommen Bewerbungen von Schülern, Schülerinnen oder Studierenden gerade recht. Sie können flexibel – und manchmal auch kurzzeitig – aushelfen, wenn ein Unternehmen Unterstützung benötigt. Auf der anderen Seite erhalten die Nachwuchskräfte die Chance, erste wertvolle Berufserfahrungen zu sammeln und sich ein wenig Taschengeld dazuzuverdienen. Um sicherzugehen, dass alle Beteiligten die Zusammenarbeit gut in Erinnerung behalten, sollten sich Arbeitgeber*innen vergewissern, dass sie die geltenden Rechtsvorschriften einhalten. Bei genauem Hinsehen offenbaren sich nämlich einige Stolperfallen.

Kinder- und Jugendarbeitsschutz in den Fokus rücken

Zunächst einmal können sich Unternehmen auf einen einfachen Grundsatz verlassen: Schüler*innen und Studierende sind als gewöhnliche Arbeitnehmer*innen einzustufen. Allerdings gelten für sie einige rechtliche Besonderheiten. Immerhin greift bei der Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen die Kinderarbeitsschutzverordnung (KindArbSchV) beziehungsweise das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG).

Dass Kinderarbeit in Deutschland grundsätzlich verboten ist, dürfte gemeinhin bekannt sein. Allerdings können über 13-Jährige unter bestimmten Umständen beschäftigt werden – vorausgesetzt, ihre Erziehungsberechtigten stimmen zu und die Arbeit ist nicht zu schwer. Welche Tätigkeiten von Minderjährigen ausgeübt werden dürfen, wurde vom Gesetzgeber festgelegt und kann in der Kinderarbeitsschutzverordnung nachgelesen werden.

Wichtig ist auch, dass Kinder höchstens zwei Stunden am Tag und nicht nachts arbeiten dürfen. Bei schulpflichtigen Jugendlichen ab 15 Jahren liegt die maximale Arbeitszeit am Tag bei acht Stunden. Selbstverständlich müssen Arbeitgeber*innen dafür sorgen, dass Schüler*innen regelmäßig Pausen einlegen.

Rechtliche Besonderheiten bei kurzzeitiger Beschäftigung

Achtsam sollten Unternehmer*innen auch sein, wenn die neuen Mitarbeiter*innen nicht dauerhaft, sondern lediglich für einen bestimmten Zeitraum eingestellt werden. Eine lapidare Absprache mit Handschlag reicht dann nämlich nicht aus. Dass eine Anstellung befristet ist, muss immer schriftlich festgehalten werden. Darüber hinaus ist es unbedingt erforderlich, dass ein Sachgrund für die Befristung vorliegt, damit ein missbräuchlicher Einsatz von Kettenbefristungen ausgeschlossen werden kann.

Jede Befristung erfordert einen guten Grund

Es ist zum Beispiel möglich, Mitarbeiter*innen nur in den Schul- oder Semesterferien zu beschäftigen. In diesem Fall wird ein festes Datum für das Ende der Einsatzzeit festgelegt (kalendermäßige Befristung). Diese Art der Anstellung ist aber in der Regel nur erlaubt, wenn die jeweilige Person zuvor noch nie für den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin tätig war. Ausnahmen könnten unter Umständen bei Ferienjobs zulässig sein. Hierzu sollten sich Unternehmer*innen sicherheitshalber bei einem Experten oder einer Expertin für Arbeitnehmerrecht informieren.

Zudem können Schüler*innen und Studierende als Vertretung für erkrankte und im Urlaub befindliche Festangestellte fungieren oder aufgrund eines saisonbedingt erhöhten Personalbedarfs eingesetzt werden (Zweckbefristung). Nicht vergessen: Liegt eine Zweckbefristung vor, müssen Arbeitgeber*innen den jeweiligen Arbeitnehmer*innen mindestens zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag schriftlich mitteilen, dass das Arbeitsverhältnis endet.

Vorzeitig kann sich ein Betrieb übrigens nur dann von befristeten Beschäftigten trennen, wenn eine Kündigungsoption explizit im Arbeitsvertrag genannt wird. Andernfalls müssen alle Beteiligten bis zum festgelegten Beschäftigungsende miteinander auskommen – auch wenn es Differenzen gibt. Ansonsten bleibt nur eine außerordentliche Kündigung.

Bedenken sollten Arbeitgeber*innen außerdem, dass Aushilfen Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (bis zu sechs Wochen) und auf bezahlten Urlaub haben.

Minderjährige Schüler*innen vom Mindestlohn ausgenommen

Neben diesen vertragsrechtlichen Regeln stellt vor allem die Bezahlung ein wichtiges Thema für alle Beteiligten dar. Grundsätzlich erhalten Aushilfskräfte – ebenso wie Voll- und Teilzeitangestellte – mindestens den gesetzlichen Mindestlohn. Allerdings besteht auch hier eine Ausnahme: Nach § 22 Abs. 2 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Schüler*innen, die jünger als 18 Jahre sind und noch keine Ausbildung absolviert haben, vom Mindestlohn ausgenommen.

Nicht vergessen: Aushilfen sind sozialversicherungspflichtig

Mehr Fragen wirft meist die Sozialversicherungspflicht auf. Dabei gelten ganz klare Vorgaben: Aushilfen sind in der Regel sozialversicherungspflichtig. Handelt es sich bei der Tätigkeit um eine geringfügige Beschäftigung, können Arbeitgeber*innen eine Pauschalabgabe zahlen. Geringfügig Beschäftigte haben zudem die Option, einen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu stellen.

Wer einen Job für weniger als drei Monate oder 70 Arbeitstage annimmt, kann eventuell als kurzfristig Beschäftigter durchgehen. In diesem Fall besteht Versicherungsfreiheit. Dies gilt allerdings nur, wenn die Arbeit keinen berufsmäßigen Charakter hat. Des Weiteren dürfen Beschäftigte nicht mehr als 450 Euro im Monat verdienen. Werden die Kriterien für eine geringfügige und eine kurzfristige Beschäftigung nicht erfüllt, sind Schüler*innen sozialversicherungspflichtig. Lediglich von der Arbeitslosenversicherungspflicht sind sie in der Regel ausgenommen.

Ausnahmen für Werkstudierende

Grundsätzlich gelten die Sozialversicherungsregeln auch für Studierende. Unter bestimmten Umständen können sie aber vom sogenannten Werkstudentenprivileg profitieren. In diesem Fall müssen keine Beiträge an die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden. Nur in der Rentenversicherung sind sie dann versicherungspflichtig. Doch wer gilt eigentlich als Werkstudent*in? Hierbei handelt es sich um immatrikulierte Studierende, bei denen das Studieren als Haupttätigkeit ausgemacht werden kann. Das heißt, sie dürfen im Semester nicht mehr als 20 Stunden in der Woche in einem anderen Job arbeiten. Nur in der vorlesungsfreien Zeit ist eine Erhöhung der Arbeitszeit möglich. Ob die Tätigkeit einen Bezug zum Studienfach hat, ist im Hinblick auf die Sozialversicherung übrigens irrelevant.

Steuern? Ja, Schüler*innen und Studierende sind lohnsteuerpflichtig!

Stellt sich nun die Frage, wie die Löhne von Studierenden sowie von Schülern und Schülerinnen versteuert werden müssen. Die Antwort ist ganz einfach: Hier gelten die gleichen Regeln wie bei allen anderen Beschäftigten. Aus steuerrechtlicher Sicht handelt es sich bei den Gehältern um Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, die lohnsteuerpflichtig sind. Geringfügige und kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse eröffnen meist aber noch eine zusätzliche Option: Unter bestimmten Umständen können Unternehmer*innen entscheiden, ob die Versteuerung des Lohnes nach typischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen erfolgt oder ob ein Pauschalsteuersatz entrichtet wird.

Sonderregelungen auf dem Schirm haben

Der vorangegangene Überblick zeigt, dass die Beschäftigung von Schülern, Schülerinnen und Studierenden gesetzlich klar geregelt ist. Da jedoch zahlreiche Ausnahmen bestehen, kann es sinnvoll sein, sich bei einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin über Sonderregeln und Optionen zu informieren. So lassen sich unerwartete Steuer- und Sozialabgabennachzahlungen von vornherein ausschließen.

Wenn in rechtlicher Hinsicht alles geklärt ist, wird die Zusammenarbeit sicher nicht nur für die Nachwuchsmitarbeiter*innen zu einem Erlebnis, an das sie sich noch viele Jahre später gerne erinnern werden. Auch Unternehmen können profitieren, da Schülerinnen und Schüler sowie Studierende als Angehörige einer neuen Generation meist spannende Impulse und Ideen in den Arbeitsalltag einbringen. Und wer weiß, vielleicht gelingt es sogar, die Nachwuchskräfte für die jeweilige Branche zu begeistern und sie nach dem Schul- oder Studienabschluss zu rekrutieren.