Digitales Rechnungswesen: Was Sie beim Erstellen und Verarbeiten einer elektronischen Rechnung beachten müssen

Sie kommen meist ungelegen, senken unseren Kontostand und verursachen lästigen Arbeitsaufwand: Die Rede ist natürlich von Rechnungen. Doch obwohl bei ihrem Eintreffen in der Regel keine Begeisterung aufkommt, sind sie im Geschäftsleben unverzichtbar. Während Rechnungsstellende mit ihrer Hilfe Einnahmen generieren, bieten sie Rechnungsempfangenden die Möglichkeit, Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Dokument auf dem postalischen oder dem digitalen Weg verschickt wird. Die elektronische Rechnung ist in vielen Unternehmen bereits akzeptiert oder sogar explizit erwünscht. Damit sowohl Rechnungsstellende als auch -empfangende von der digitalen Variante profitieren, müssen beim Erstellen, Verarbeiten und Dokumentieren jedoch einige gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.

Immer mehr Unternehmer*innen kehren der allürenbehafteten Papierrechnung den Rücken und wenden sich der digitalen Variante zu. Kein Wunder, immerhin präsentiert sich die elektronische Rechnung deutlich pflegeleichter und kostengünstiger. Wer umsteigt, kann sich schließlich das zeitaufwendige Kuvertieren des Dokuments und das Frankieren des Umschlags sparen. Auch der Weg zum Briefkasten oder das Warten auf den Abholservice entfallen. Auf diese Weise können Rechnungsstellende Porto- und Personalkosten senken und ein beträchtliches Maß an Zeit gewinnen. Hinzu kommt, dass die Rechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen, sodass der Verbrauch von Papier und Tinte reduziert werden kann. Flächen für die Archivierung von Papierrechnungen werden ebenfalls nicht mehr benötigt. Und das Beste ist: Falls es mal eilig ist, können die Dokumente zügig zugestellt werden. In digitaler Form kommen sie schließlich viel schneller am Zielort an als in Briefform.

Keine Wahl bei öffentlichen Aufträgen

Empfangende profitieren übrigens auch von der elektronischen Rechnung. Mithilfe einer geeigneten Software lässt sich diese nämlich ganz einfach archivieren und bei Bedarf ruckzuck abrufen. Aus diesem Grund sind immer mehr Auftraggebende mit dem digitalen Rechnungsversand einverstanden. Wer für staatliche Einrichtungen arbeitet, hat in der Regel sogar keine andere Wahl: Seit Ende November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, öffentliche Aufträge durch den Einsatz elektronischer Rechnungen abzurechnen. Dabei sollten Rechnungsstellende beachten, dass in verschiedenen Bundesländern unterschiedliche Regeln gelten. Deshalb ist es empfehlenswert, sich vor dem Erstellen der Rechnung bei einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin über die geltenden Vorgaben und über Ausnahmeregelungen zu informieren.

Obwohl bei nicht öffentlichen Geschäften keine Pflicht besteht, wird der Einsatz von elektronischen Rechnungen auch in der Privatwirtschaft immer beliebter. Es ist anzunehmen, dass das Steuererleichterungsgesetz von 2011 einen entscheidenden Anteil an dieser Entwicklung hat. Denn mit dessen Inkrafttreten ist der Einsatz der elektronischen Rechnung deutlich einfacher geworden. Seither ist die bis dahin vorgeschriebene elektronische Signatur, die in einem komplexen Verfahren erstellt werden musste, nämlich nicht mehr erforderlich.

Umsatzsteuerrechtliche Vorgaben beachten

Allerdings müssen beim Erstellen des Dokuments einige Vorgaben beachtet werden. Grundsätzlich gelten hierbei die gleichen Regeln wie beim Schreiben einer Papierrechnung. Im Handels- sowie im Bürgerlichen Gesetzbuch sucht man jedoch vergebens nach Vorgaben zum Aufbau einer Rechnung. Einen Blick sollten Unternehmer aber auf das Umsatzsteuergesetz werfen. Laut Paragraf 14 Absatz 4 müssen sowohl auf postalisch als auch auf digital verschickten Rechnungen folgende Informationen zu finden sein:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellenden,
• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfangenden,
• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• Rechnungsdatum,
• fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen,
• Zeitpunkt der Leistungserbringung,
• nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt,
• der anzuwendende Steuersatz,
• der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag,
• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen,
• ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und
• ggf. Hinweis auf eine vereinbarte Gutschrift.

Die korrekte Angabe dieser Daten ist für Rechnungsempfangende von größter Wichtigkeit – vor allem dann, wenn sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die ausgewiesene Umsatzsteuer können sie nämlich nur dann beim Finanzamt geltend machen, wenn die Rechnung ordnungsgemäß erstellt wurde. Solange dies nicht der Fall ist, müssen sie den geforderten Betrag übrigens nicht bezahlen.

Einverständnis des Rechnungsempfangenden einholen

Um mit der elektronischen Rechnung arbeiten zu können, müssen auch Rechnungsempfangende Pflichten und technische Voraussetzungen erfüllen. Deshalb sollten Unternehmer*innen ihre Kunden und Kundinnen sicherheitshalber um Zustimmung bitten, wenn sie auf diese Art der Rechnungsstellung setzen möchten. Auf welchem Weg sie diese einholen, ist gesetzlich nicht festgelegt. Es reicht in der Regel schon aus, wenn das Einverständnis unterstellt werden kann. Im Sinne einer guten Kundenbeziehung, macht es aber Sinn, sich persönlich abzustimmen und die Wünsche der Auftraggebenden zu berücksichtigen.

Sind die Rechnungsempfangenden einverstanden, kann die elektronische Rechnung zum Einsatz kommen. Wie der Name vermuten lässt, zeichnet sie sich dadurch aus, dass sie auf elektronischem Weg übermittelt wird. Sie kann den Adressierten beispielsweise als E-Mail, als E-Mail-Anhang, als Webdownload, auf einem Datenträger oder als Computertelefax erreichen.

Innerbetriebliche Kontrolle nach Rechnungseingang

Genau wie beim Eingang einer Papierrechnung ist der Rechnungsempfangende auch beim Erhalt einer elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz verpflichtet, eine innerbetriebliche Kontrolle durchzuführen. Im Rahmen dieser Prüfung müssen die Herkunftsechtheit, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit gewissenhaft gecheckt werden. Ob dies mit oder ohne Computersoftware geschieht, bleibt dem Prüfenden selbst überlassen. Natürlich kann auch vereinbart werden, dass der Rechnungsstellende die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht – auch wenn dies gesetzlich nicht mehr vorgeschrieben ist. Eine Dokumentationspflicht besteht hier übrigens nicht.

Rechnungen im Originalzustand aufbewahren

Allerdings müssen Rechnungen archiviert werden. Ganz gleich, ob es sich um eine klassische oder eine elektronische Rechnung handelt, die Aufbewahrungsfrist beträgt stets zehn Jahre. Wichtig ist, dass das Dokument nicht verändert wird. Das heißt, Unternehmen benötigen ein Archivierungssystem, in dem Rechnungen im Originalzustand gespeichert werden können. Andernfalls drohen hohe Bußgelder. Zudem muss der Eingang von elektronischen Rechnungen auch in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.

Lohnenswerte Umstellung

Elektronische Rechnungen unterliegen damit fast den gleichen Vorgaben wie die Papiervariante. Auch wenn die Umstellung für das eine oder andere Unternehmen anfangs ein wenig gewöhnungsbedürftig sein dürfte, bringt das digitale Verfahren langfristig einige Vorteile mit sich. Die damit verbundene Zeit-, Aufwands- und Kostenersparnis wird sicher so manchen Buchhalter und so manche Buchhalterin zu einem Fan des papierlosen Büros machen.