Wer regelmäßig im Homeoffice arbeitet, steht bei der Anfertigung seiner Steuererklärung vor einer kniffligen Frage: Wie lassen sich Kosten für den heimischen Arbeitsplatz steuerlich geltend machen? Nicht in jedem Fall ist klar, ob eine Pauschale oder sogar konkrete Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer angesetzt werden dürfen. Auch wenn das Jahressteuergesetz 2022 Erleichterungen für Homeoffice-Arbeiter mit sich gebracht hat, müssen sich betroffene Arbeitnehmer und Selbstständige noch immer mit einem komplexen Regelwerk auseinandersetzen. Eine Geltendmachung ist letztlich nur möglich, wenn ganz bestimmte Kriterien erfüllt werden.

Provisorisches Arbeitseckchen oder separates Arbeitszimmer? Um herauszufinden, ob und in welcher Höhe Homeoffice-Kosten steuerlich geltend gemacht werden können, müssen betroffene Steuerpflichtige erst einmal klären, in welcher Umgebung sich ihr heimischer Arbeitsplatz befindet. Klingt simpel, ist aber nicht immer ganz einfach.

 

Arbeitszimmer erfüllt strenge Anforderungen

Sollte ein Zimmer zur Verfügung stehen, liegt es nahe, diesen Raum als Büro zu nutzen und die dafür anfallenden Kosten abzusetzen. Damit das Finanzamt die Geltendmachung akzeptiert, müssen jedoch strenge Anforderungen erfüllt sein: Wichtig ist, dass es sich um einen abgeschlossenen Raum im privaten Wohnumfeld handelt, der durch Wände und Türen deutlich vom Rest der Wohnung abgetrennt ist und mindestens zu 90 Prozent beruflich genutzt wird. Das heißt, Arbeitsecken in Wohnzimmern oder von Raumtrennern umschlossene Schreibtische in Durchgangsräumen gehen nicht als Arbeitszimmer durch. Zudem sollte das häusliche Büro nicht als private Abstellkammer fungieren oder mit Haushaltsgegenständen wie Bügelbrett, Staubsauger und Co. vollgestellt werden. Stattdessen sind dort überwiegend bürotypische Möbel und Arbeitsmittel zu finden.

Darüber hinaus dürfen in diesem Zimmer nur Bürotätigkeiten ausgeführt werden. Räume, in denen Waren gelagert oder Werkstattarbeiten durchgeführt werden, lassen sich beispielsweise nicht als Arbeitszimmer abschreiben.

 

Mittelpunkt der Tätigkeit definieren

Damit eine Anerkennung durch das Finanzamt erfolgen kann, muss aber noch eine weitere Voraussetzung erfüllt sein: Der betreffende Raum muss zwangsläufig den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellen. Wichtig ist, dass neben dem Homeoffice kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Zwar dürfen Steuerpflichtige teilweise außer Haus arbeiten, der Großteil der Arbeit muss allerdings im Arbeitszimmer erledigt werden.

Außentermine wie Kundenbesuche oder Besprechungen in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers sind also prinzipiell erlaubt. In welchem Maße Homeoffice-Arbeiter diese Außerhaustätigkeiten ausführen dürfen, ohne die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers zu gefährden, muss stets im Einzelfall betrachtet werden. Lässt sich nicht glaubhaft darlegen, dass der Tätigkeitsschwerpunkt im häuslichen Büro liegt, könnte das Finanzamt die Geltendmachung eventuell ablehnen.

Diese Erfahrung machen meist Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten dürfen, theoretisch aber auch in den Räumlichkeiten ihres Arbeitgebers tätig sein könnten. Den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet dann nämlich der Betrieb des Chefs.

Kein Problem stellt es hingegen dar, wenn verschiedene Einkommensarten aus mehreren Tätigkeiten generiert werden. Wichtig ist in diesem Fall nur, dass das Arbeitszimmer der Mittelpunkt aller Tätigkeiten ist. Liegt nur ein Tätigkeitsschwerpunkt woanders, ist das Absetzen der Kosten nicht möglich.

 

Arbeitszimmerkosten voll absetzbar

Gelingt es dem Steuerpflichtigen, den Fiskus zu überzeugen, darf er sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehen, in der Einkommensteuererklärung als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten geltend machen. Unter anderem können folgende Kosten anteilig abgesetzt werden:

  • Heizkosten
  • Wasserkosten
  • Stromkosten
  • Müllabfuhrgebühren
  • Reinigungsgebühren
  • Hausratversicherungskosten
  • Schornsteinfegerkosten
  • Telefon- und Internetgebühren
  • Ausgaben für Einrichtungsgegenstände

 

Befindet sich das Arbeitszimmer in einer Mietwohnung ist außerdem eine anteilige Geltendmachung der Miete sowie der Mietnebenkosten möglich. Darüber hinaus sind im Arbeitszimmer durchgeführte Schönheitsreparaturen absetzbar.

Wer sein Büro im Eigenheim einrichtet, darf auch bestimmte Versicherungen, Instandhaltungskosten, Gebäudeabschreibungen, Immobilien­finanzierungs­zinsen und die Grundsteuer geltend machen.

 

Höhe der absetzbaren Kosten berechnen

Um die Höhe der absetzbaren Kosten zu bestimmen, müssen Sie die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers in Erfahrung bringen. Dann wird berechnet, wie groß der Anteil des Raumes an der gesamten Wohnung beziehungsweise am gesamten Haus ist. Genau diesen Wert dürfen Sie schließlich anrechnen. Anteilige Kosten für Nebenräume werden übrigens nicht angerechnet. Auch wenn Sie während der Arbeitszeit das Badezimmer aufsuchen, bleibt es Teil des Wohnraumes.

Kosten für die Büroeinrichtung dürfen Sie hingegen geltend machen. Liegt der Preis eines Ausstattungsgegenstandes unter 800 Euro, kann dieser sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut geltend gemacht und so das steuerpflichtige Einkommen gemindert werden. Für höherpreisige Waren erfolgt eine Abschreibung über die jeweilige Nutzungsdauer.

 

Homeoffice-Pauschale für Steuerpflichtige ohne Arbeitszimmer

Glaubt das Finanzamt dem Steuerpflichtigen nicht, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellt, sind diese Kosten nicht komplett absetzbar. Betroffene Homeoffice-Arbeiter haben aber die Möglichkeit, Gebrauch von der Homeoffice-Pauschale zu machen. Die infolge der Kontaktbeschränkungen während der Coronapandemie im Jahr 2020 eingeführte Steuerpauschale erlaubte es Steuerpflichtigen zunächst, fünf Euro pro Homeoffice-Tag abzusetzen. Bis einschließlich 2022 konnten maximal 120 Tage pro Jahr und damit bis zu 600 Euro geltend gemacht werden.

In der Steuererklärung für 2023 dürfen Sie sogar sechs Euro pro Homeoffice-Tag anrechnen – so sieht es das Jahressteuergesetz 2022 vor. Zudem wurde der abziehbare Maximalbetrag von 600 auf 1.260 Euro erhöht. Steht auf dem Firmengelände des Arbeitgebers kein Arbeitsplatz zur Verfügung, sodass der Mitarbeiter gezwungen ist, von zu Hause aus zu arbeiten, durften bisher 1.250 Euro pauschal geltend gemacht werden. Diese Option entfällt nun allerdings: Seit dem 1. Januar 2023 kann in einem solchen Fall ebenfalls von der Homeoffice-Pauschale Gebrauch gemacht werden. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige und Freiberufler, die im eigenen Zuhause arbeiten und kein Arbeitszimmer absetzen können.

Ein separates Zimmer benötigen Sie nicht, um die Pauschale zu nutzen. Ob sie ihre Aufgaben auf dem Balkon, im Garten, am Küchentisch, auf der Couch oder in einer Arbeitsecke erledigen, spielt keine Rolle. Es ist seit Kurzem sogar erlaubt, den im heimischen Umfeld lokalisierten Arbeitsplatz für kurze Zeit zu verlassen und einen geschäftlichen Termin außer Haus wahrzunehmen. Letzteres war bis einschließlich 2022 noch nicht möglich. Wichtig ist nur, dass mindestens die Hälfte der Arbeitszeit im privaten Wohnumfeld gearbeitet wird.

 

Ausnahmeregeln beachten

Es bestehen aber einige Ausnahmen, die beachtet werden müssen. An den Tagen, an denen Arbeitnehmer in der Firma vorbeischauen, darf die Pauschale beispielsweise nicht geltend gemacht werden. Dies gilt auch, wenn sie den Kollegen nur einen kurzen Besuch abstatten. Einzige Ausnahme: Ihnen steht in der Firma kein Arbeitsplatz zur Verfügung. Dann dürfen sie für den jeweiligen Tag die Pauschale anrechnen. Werden Kosten für eine doppelte Haushaltsführung oder ein anerkanntes Arbeitszimmer in der Steuererklärung aufgeführt und abgesetzt, darf die Pauschale ebenfalls nicht genutzt werden.

 

Pauschale als Werbungskosten abziehen

Wenn Sie zur Geltendmachung berechtigt sind, sollten Sie beachten, dass die Homeoffice-Pauschale in die Werbungskostenpauschale integriert wird. Diese liegt 2023 bei 1.230 Euro. Ein Steuervorteil ergibt sich für Arbeitnehmer also lediglich dann, wenn sie ausreichend Homeoffice-Tage zusammenbekommen oder weitere Aufwendungen geltend machen können.

Zusätzlich absetzbar sind zum Beispiel Kosten für Gegenstände, die Sie zum Arbeiten benötigen. Dazu zählen unter anderem Computer, Drucker, Schreibtische, Regale oder Papier. Selbstverständlich darf der Arbeitgeber Bürozuschüsse gewähren. Diese sind allerdings lohnsteuerpflichtig.

 

Heimisches Zimmer an Arbeitgeber vermieten

Wer sich nicht damit abfinden möchte, dass die Anerkennung seines Arbeitszimmers vom Finanzamt abgelehnt wurde, hat noch eine weitere Option: In einigen Fällen besteht die Möglichkeit, den Raum an das Unternehmen zu vermieten, bei dem man angestellt ist. Zwar sind die Mieteinnahmen einkommensteuerpflichtig, doch die mit dem Arbeitszimmer in Zusammenhang stehenden Kosten können dann komplett als Werbungskosten geltend gemacht werden.

 

Spekulationssteuerpflicht nach Immobilienverkauf

Auf eine steuerliche Besonderheit sollten Selbstständige achten, die ein Arbeitszimmer in ihrer eigenen Immobilie einrichten. Sollten Sie das Haus später verkaufen und dabei einen Gewinn erzielen, muss für das zum Betriebsvermögen gehörende Büro in der Regel Spekulationssteuer gezahlt werden. Dies gilt auch, wenn das Arbeitszimmer weniger als zehn Jahre zuvor ins Privatvermögen übertragen wurde. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Sollte das Arbeitszimmer weniger als 20.500 Euro wert sein oder weniger als 20 Prozent des kompletten Grundstückswertes ausmachen, wird diese Steuer nicht fällig.

 

Besuch vom Finanzamt einkalkulieren

Sie sind unsicher, ob Sie ein Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale geltend machen können? Kein Wunder: Bei all den vom Finanzamt vorgegebenen Anforderungen und den zahlreichen Ausnahmen ist nicht in jedem Fall klar, ob die Voraussetzungen für eine Geltendmachung erfüllt sind.
Bevor Sie Homeoffice-Ausgaben oder eine Pauschale in der Steuererklärung angeben, sollten Sie aber unbedingt für Klarheit sorgen. Das Finanzamt darf nämlich Belege anfordern oder sogar bei Ihnen vorbeischauen, um zu kontrollieren, ob das Arbeitszimmer alle vorgegebenen Kriterien erfüllt. Sollten die Finanzbeamten zu einer anderen Einschätzung gelangen als Sie, könnten Steuernach- oder -rückzahlungen drohen.

Deshalb macht es Sinn, frühzeitig Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten. Das jeweilige Arbeitsszenario kann dann individuell betrachtet und beurteilt werden. So lässt sich sicherstellen, dass keine steuerlichen Nachteile durch eine undurchdachte Gestaltung des Arbeitsplatzes entstehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Homeoffice-Arbeiter von Anfang an unbesorgt auf ihre Tätigkeit konzentrieren und in vollen Zügen von den Vorteilen dieser Arbeitsweise profitieren können.

Denis Broll - Diplom Ökonom | Steuerberater, Fachberater für int. Steuerrecht, zert. Berater für E-Commerce <small>(IFU / ISM gGmbH)</small>

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