Unterwegs Steuern sparen: So lassen sich Dienstreisekosten geltend machen

Neue Eindrücke, spannende Begegnungen, abwechslungsreiche Arbeitstage und persönliche Horizonterweiterungen: Von gut geplanten Business-Trips können nicht nur Unternehmen, sondern auch (heimwehresistente) Dienstreisende profitieren. Wären da nur nicht die Kosten. Schließlich muss man auf Reisen Ausgaben tätigen, die am regulären Arbeitsplatz in der Regel nicht entstehen. Unter bestimmten Umständen können Arbeitnehmer und Selbstständige durch eine Dienstreise allerdings Steuern sparen. Einige Kosten lassen sich laut Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes nämlich geltend machen.

Wer regelmäßig beruflich unterwegs ist, weiß: Begibt man sich auf Dienstreise, muss man meist den einen oder anderen Euro mehr ausgeben als bei einer Tätigkeit am stationären Arbeitsplatz. Diese Mehrkosten können sich aber unter Umständen steuerlich günstig auswirken.

Nur beruflich veranlasste Reisen absetzbar

Voraussetzung für eine Geltendmachung ist, dass die Aufwendungen während einer beruflich begründeten Abwesenheit vom Wohnsitz und von der ersten Tätigkeitsstätte entstanden sind. Das heißt, die tägliche Fahrt zur Arbeit oder ein privat veranlasster Ausflug in der Pause können in der Steuererklärung nicht als Dienstreisen deklariert werden, Messebesuche, Kundentermine oder die Teilnahme an einem Weiterbildungsevent hingegen schon.

Arbeitnehmer sollten außerdem wissen, dass sie nur die Kosten absetzen können, die nicht von ihrem Chef übernommen werden. Übernimmt der Arbeitgeber nur einen Teil der anfallenden Ausgaben, müssen Sie Ihren Anteil aus den Gesamtkosten herausrechnen und geltend machen. Selbstständige dürfen die Ausgaben übrigens als Betriebskosten absetzen. Zudem können sie die Vorsteuer geltend machen, wenn sie umsatzsteuerabzugsberechtigt sind.

An- und Abreisekosten geltend machen

Doch welche Kosten lassen sich nun eigentlich absetzen? Beginnen wir am Anfang und schauen uns die Anfahrt zum Zielort an. Die Aufwendungen, die aufgebracht werden müssen, um den Fahrtweg zu bewältigen, können Arbeitnehmer in vielen Fällen nämlich als Werbungskosten geltend machen. Dies ist beispielsweise möglich, wenn die Fahrt mit dem eigenen Auto zurückgelegt wird. Dann dürfen Sie eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer ansetzen. Falls Sie mit einem zweirädrigen motorisierten Gefährt wie Mofa, Motorrad oder Roller unterwegs sind, sind es 20 Cent. Wird ein Firmenwagen genutzt, ist eine Geltendmachung allerdings ausgeschlossen.

Alternativ besteht auch die Möglichkeit, anstatt der Pauschale die tatsächlich entstandenen Kosten anzusetzen. Dies ist jedoch etwas aufwendig, da die Ausgaben exakt berechnet werden müssen.

Wer mit Flugzeug, Bus oder Bahn anreist, gibt einfach den Preis der gekauften Tickets an. Vorsicht ist geboten, wenn eine privat genutzte Rabattkarte zum Einsatz kommt. Dann muss der berufliche Anteil herausgerechnet werden, weil nur die beruflich veranlassten Aufwendungen als Werbungskosten geltend gemacht werden können.

Ausgaben für Unterkünfte dokumentieren

Am Zielort angekommen, bedarf es vielleicht einer Unterkunft. In diesem Fall können Sie die Übernachtungskosten ebenfalls als Werbungskosten beziehungsweise als Betriebsausgaben geltend machen. Wichtig ist, dass Sie die Hotelrechnung aufbewahren, da diese dem Finanzamt vorgelegt werden muss.

Pauschalen für Verpflegungskosten ansetzen

Etwas komplizierter verhält es sich mit den Ausgaben für die Verpflegung. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber pauschal 14 Euro für die Verpflegung gewähren, wenn der Arbeitnehmer innerhalb Deutschlands reist und mehr als 8 Stunden unterwegs ist. Dafür fällt keine Lohnsteuer an. Ist der Mitarbeiter länger als 24 Stunden unterwegs, können im Moment 28 Euro pro Tag für die Verpflegung gezahlt werden. Für An- und Abreisetage können in diesem Fall allerdings nur höchstens 14 Euro gewährt werden. Wenn der Arbeitgeber für die Verpflegung mehr ausgibt, muss der Arbeitnehmer für die über die Pauschalen hinausgehenden Beträge Lohnsteuer und Sozialabgaben abführen.

Wer derzeit viel unterwegs ist, sollte jedoch gesetzliche Entwicklungen im Blick behalten: Es könnte nämlich sein, dass die Maximalbeträge 2024 ansteigen. Laut Wachstumschancengesetz soll die Verpflegungsmehraufwandspauschale auf 16 Euro bei Reisen ohne Übernachtung und auf 32 Euro pro Tag bei mehrtägigen Aufenthalten steigen. Die Verabschiedung durch den Bundesrat steht allerdings noch aus.

Der Arbeitgeber darf die Kosten übrigens komplett absetzen. Die Vorsteuer kann aber nicht abgezogen werden. Wenn der dienstreisende Mitarbeiter keine Verpflegungspauschale von seinem Arbeitgeber erhält, darf er die oben genannten Beträge als Werbungskosten geltend machen. Verreist ein Selbstständiger selbst, können die Pauschalen als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Verpflegung vor Reiseantritt buchen

Eine Besonderheit besteht, wenn der Arbeitgeber vor Reiseantritt Mahlzeiten für den betreffenden Mitarbeiter bucht und bezahlt. Dann wird die Pauschale gekürzt. Übernimmt das Unternehmen zum Beispiel die Kosten für ein Frühstück, werden 20 Prozent abgezogen; bei einem Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung 40 Prozent.

Sonderregeln für Auslandsreisen

Wichtig zu wissen ist, dass die oben genannten Regeln nur gelten, wenn der Dienstreisende innerhalb Deutschlands unterwegs ist. Fährt er ins Ausland, hängt die Höhe der Pauschale davon ab, in welches Land er reist. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht in der Regel einmal im Jahr eine Übersicht über die im darauffolgenden Jahr geltenden Auslandsdienstreisepauschalen.

Reisenebenkosten nicht außer Acht lassen

Dienstreisende können aber nicht nur Ausgaben für An- und Abreise sowie für Unterkunft und Verpflegung geltend machen. Sollten weitere Kosten anfallen, können diese ebenfalls abgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Reisegepäckversicherungen oder Telefonkosten. Wichtig ist, dass die Kosten im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen. Ein Saunabesuch oder der Kauf von Kleidung bei einem Shoppingbummel gehören zum Beispiel nicht dazu.

Abzugsmöglichkeiten ausschöpfen

Absetzbare Kosten können Sie ganz einfach in Anlage N der Steuererklärung erfassen. Reisende sollten aber nicht vergessen, alle relevanten Quittungen und Belege aufzubewahren, damit sie die angegebenen Ausgaben bei Bedarf nachweisen können. Zudem sollte bedacht werden, dass unter bestimmten Umständen Sonderregeln gelten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es keine dauerhafte erste Tätigkeitsstätte gibt oder wenn man die Dienstreise mit privaten Ausflügen kombiniert.

Sollten Unsicherheiten hinsichtlich der Abzugsmöglichkeiten bestehen, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zurate zu ziehen. Ein Experte gibt Auskunft darüber, wann eine Geltendmachung von Ausgaben möglich ist. Wer sich gut informiert und beraten lässt, kann das Risiko senken, dass das Finanzamt den Abzug von Reisekosten ablehnt. Kann die Steuererleichterung eingeheimst werden, lohnt sich die Dienstreise am Ende nicht nur in geschäftlicher, sondern auch in steuerlicher Hinsicht.