Ordnungsgemäße Kassenführung: Bareinnahmen steuerrechtskonform erfassen und dokumentieren

Sie bewahren Münzen und Banknoten auf, schaffen Ordnung im Bargeldbestand und fungieren oft als Recheninstrumente: Wo mit Bargeld bezahlt wird, sind Kassen unverzichtbar. Nach Geschäftsschluss sorgen sie allerdings für jede Menge Arbeit. Schließlich müssen Unternehmer die Einnahmen des Tages genau dokumentieren, um ihre Besteuerungsgrundlage berechnen und dem Finanzamt alle steuerrelevanten Informationen zukommen lassen zu können. Dieses Ziel kann nur durch eine ordnungsgemäße Kassenführung erreicht werden. Voraussetzung dafür ist, dass sowohl die eingesetzten Kassensysteme als auch die betreffenden Geschäftsleute alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Wer eine Bargeldkasse einsetzt, muss eine Reihe von kassenbezogenen Buchhaltungsaufgaben bewältigen. Welche Vorgaben für den jeweiligen Unternehmer dabei gelten, hängt von der genutzten Kassenart ab. Mit welchen Systemen die Geschäftsinhaber arbeiten, bleibt ihnen aber selbst überlassen. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es diesbezüglich nicht.

Pflicht zur Berichterstellung beim Einsatz offener Ladenkassen

Eine häufig anzutreffende Variante stellt die offene Ladenkasse dar. Wer sich für diese Kassenform entscheidet, sammelt Bareinnahmen in der klassischen Geldlade. Hierbei handelt es sich um eine von Hand bedienbare Schubladenkasse ohne Registrierfunktion. Verkaufsvorgänge werden also nicht elektronisch gespeichert. Da diese Kassen keine Bons ausgeben, stellt der Verkäufer Quittungen handschriftlich aus.

Unternehmer müssen in diesem Fall die Bargeldtageseinnahmen täglich dokumentieren. Dafür muss der Kassennutzer den Kassenbestand auszählen, nachdem der letzte Kunde des Tages bedient wurde. Das Ergebnis der Zählung trägt er dann in einen fortlaufend nummerierten Kassenbericht ein.

Einzelaufzeichnungspflicht bei der Nutzung von Registrier- oder PC-Kassen

Geschäftsleute dürfen aber auch elektronische Kassensysteme wie die Registrier- oder die PC-Kasse einsetzen. Diese bieten meist praktische Funktionen und ersparen Nutzern das tägliche Auszählen des Bargeldes. Allerdings hat der Gesetzgeber in den vergangenen Jahren einige Vorgaben aufgestellt, um Betrugsversuche zu unterbinden.

Unter anderem besteht für Nutzer elektronischer Kassensysteme seit dem 1. Januar 2017 eine Einzelaufzeichnungspflicht. Somit dürfen nur noch Kassenmodelle zum Einsatz kommen, die sämtliche Verkaufsvorgänge erfassen und aufzeichnen. Welche Informationen dabei gespeichert werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Auf jeden Fall sollten der Name des Unternehmens, die verkauften Artikel, die Warenmenge, der Verkaufspreis, der Umsatzsteuersatz, die Höhe der Umsatzsteuer, Rabatte, die Zahlungsart, die Transaktionsnummer sowie Datum und Uhrzeit des Bezahlvorgangs dokumentiert werden. In einigen Branchen können weitere Informationen wie der Kundenname oder nähere Angaben zum abgewickelten Geschäft benötigt werden. Welche Daten Unternehmer sammeln müssen bzw. dürfen, sollte vor dem Kauf eines Kassensystems genauestens abgeklärt werden.

Steuerrelevante Informationen speichern

Pflicht ist es, steuerrelevante Informationen wie Programmier-, Journal- und Auswertungsdaten sowie Stammdatenänderungen zu speichern. All diese Informationen müssen jederzeit sofort abrufbar sein und in einem maschinell lesbaren, auswertbaren Datenformat vorliegen. Die vom Kassensystem erzeugten Auswertungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren ist nicht zulässig. Bargeldlose Zahlungen müssen selbstverständlich ebenfalls dokumentiert und separat ausgewiesen werden.

Belegausgabe nicht vergessen

Wichtig zu wissen ist außerdem, dass seit dem 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht besteht. Das heißt, dass für jeden Verkaufsvorgang ein Kassenbon, eine Rechnung oder ein elektronischer Beleg ausgestellt werden muss – ganz gleich, wie hoch oder niedrig der Wert der verkauften Waren ist. Ob der Kunde den Bon mitnehmen möchte oder nicht, spielt hierbei keine Rolle. Geschäfte, die über sehr viel Laufkundschaft verfügen, haben aber die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen. Allerdings wird diese nur in seltenen Ausnahmefällen gewährt.

Hier haben Nutzer von Schubladenkassen in der Regel einen Vorteil. Sie können sich meist von der Belegausgaben- und von der Einzelaufzeichnungspflicht befreien lassen.

Verfahrensdokumentation erstellen

Auf keinen Fall fehlen darf die Verfahrensdokumentation, mit deren Hilfe digitale Prozesse geregelt und dokumentiert werden. Diese muss die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation erfüllen (GoBD).

In der Verfahrensdokumentation sollten unter anderem Kassensystem- und Softwaredaten festgehalten werden. Wichtig ist es auch, Abläufe zu beschreiben, die in Zusammenhang mit dem Kassensystem stehen. Zudem müssen entsprechende Bedienungsanleitungen und Informationen über die eingesetzte Hardware enthalten sein. Diese Pflicht sollten Unternehmer nicht auf die leichte Schulter nehmen: Stellt das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung fest, dass auf eine Verfahrensdokumentation verzichtet wurde, kann dem Unternehmer nämlich ein gravierender Mangel vorgeworfen werden.

Die GoBD sollte übrigens auch beim Umstieg auf ein neues Kassensystem berücksichtigt werden. Geschäftsleute müssen demnach für eine verlustfreie Übertragung aller aufzeichnungspflichtigen Daten sorgen. Ist dies nicht möglich, muss der Zugriff auf das zuvor genutzte System bis zum Ablauf der zehnjährigen Datenaufbewahrungsfrist ermöglicht werden.

Manipulation durch technische Sicherheitseinrichtung verhindern

Verpflichtet sind Unternehmer außerdem, für Sicherheit zu sorgen: Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen fordert, dass Nutzer elektronischer Kassensysteme zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) einsetzen. Dadurch soll eine nachträgliche Datenmanipulation verhindert werden.

Wie diese Schutzmaßnahme konkret gestaltet sein muss, wird in der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (KassenSichV) beschrieben. Grundsätzlich setzt sich die TSE aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium für Einzelaufzeichnungen und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle zusammen.

Unveränderbarkeit der Datenaufzeichnung gewährleisten

Des Weiteren besteht beim Einsatz von Registrier- oder PC-Kassen ein elektronisches Radierverbot. Das heißt, die ursprünglich vom Kassensystem aufgezeichneten Daten müssen lesbar bleiben und dürfen nicht unwiderruflich verändert werden.

Der Grundsatz der Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen gilt aber ebenfalls für Betriebe, die auf offene Ladenkassen setzen. Denn auch im Kassenbericht festgehaltene Informationen dürfen nicht durchgestrichen oder auf andere Weise unleserlich gemacht werden. Sollten sich Fehler eingeschlichen haben, werden diese gekennzeichnet. Unternehmer haben dann die Möglichkeit, eine Korrekturbuchung einzufügen und deren Richtigkeit durch Belege nachzuweisen.

Darüber hinaus müssen Betriebe darauf achten, dass das eingesetzte System jederzeit einen Kassensturz durchführen kann. Damit dieser Vorgang im Falle einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen nach sich zieht, sollten alle Entnahmen immer sofort dokumentiert und der Ist- mit dem Soll-Betrag des Kassenbestandes täglich verglichen werden.

Kassenbuch ordnungsgemäß führen

Generieren Betriebe einen Gewinn von mehr als 59.999 Euro oder einen Umsatz von mehr als 599.999 Euro sind sie außerdem zum Führen eines Kassenbuches verpflichtet. Darin werden die in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben dokumentiert. Konkret müssen alle relevanten Informationen und Geschäftsvorgänge wie der Kassenbestand des Vortages, Bareinnahmen, Privateinlagen oder -entnahmen, Ausgaben und Bankeinzahlungen aufgeführt werden. Jede dieser Buchungen muss als Einnahme oder Ausgabe gekennzeichnet sein. Auch das Datum und die Belegnummer dürfen nicht fehlen.

Ob Unternehmer das Kassenbuch handschriftlich oder mithilfe einer Software elektronisch führen, ist dem Finanzamt übrigens egal. Wichtig ist nur, dass die Einträge unveränderbar sind. Befürworter der analogen Variante sollten Buchungen daher nicht mit einem Bleistift, sondern mit einem Kugelschreiber eintragen. Wer eine offene Ladenkasse führt, darf es sich ein wenig einfacher machen: In diesem Fall können die Kassenberichte aneinandergereiht und als Kassenbuch genutzt werden.

Weniger Arbeit haben nur Unternehmen, die eine Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) durchführen. Sie dürfen komplett auf das Führen eines Kassenbuches verzichten. Dennoch sollten sie wichtige Geschäftsvorgänge dokumentieren. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen schließlich alle dem Finanzamt gegenüber deklarierten Einnahmen nachprüfbar sein. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht natürlich trotzdem.

Auf Kassennachschau vorbereitet sein

Auch wenn die Einhaltung all dieser Vorgaben mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, sollten Unternehmer bei der Kassenführung auf keinen Fall schludern. Stattdessen sollten sie stets mit einer unangekündigten Prüfung rechnen: Zum 1. Januar 2018 wurde nämlich die Kassennachschau eingeführt. Diese erlaubt es Mitarbeitern der Finanzbehörde, unangekündigt im jeweiligen Geschäft vorbeizuschauen und die Kassenaufzeichnungen zu überprüfen. Der Unternehmer ist dann verpflichtet, dem Prüfer Zugang zu allen geforderten Unterlagen oder Systemen zu gewähren und die gewünschten Daten zu übermitteln.

Werden im Rahmen dieser Nachschau Mängel aufgedeckt, kann es teuer werden: Das Finanzamt ist dann berechtigt, die Besteuerungsgrundlage des Unternehmens zu schätzen. Liegen schwerwiegende Mängel vor, können unter Umständen auch Bußgelder erhoben werden. Im schlimmsten Fall droht ein Strafverfahren.

Gesetzliche Vorgaben im Blick behalten

Da die Folgen einer mangelhaften Kassenführung dramatisch sein können, ist es empfehlenswert, mit einem Steuerberater über die gesetzlichen Vorgaben zu sprechen. Notwendige Änderungen sollten danach schnellstmöglich durchgeführt werden, um die in der Geschäftswelt gefürchteten Schätzungen des Finanzamtes zu verhindern. Zudem können sich Vorgaben jederzeit ändern oder neue Regelungen hinzukommen. Seit 2020 gilt beispielsweise eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme, die derzeit aber ausgesetzt ist, da es noch kein adäquates elektronisches Meldesystem gibt. Sobald eine solche Übermittlungsmöglichkeit zur Verfügung steht, soll diese Regelung jedoch wieder in Kraft treten. Unternehmer sollten diesbezügliche Entwicklungen unbedingt im Blick behalten.

Obwohl eine ordnungsgemäße Kassenführung eine Menge Arbeit macht, lohnt sich der Aufwand aber meist auch für die betreffenden Geschäftsleute. Wer Kassenberichte und -bücher gewissenhaft führt, hat schließlich stets einen aktuellen Überblick über alle Einnahmen. Mit diesem Wissen können Unternehmer notwendige betriebswirtschaftliche Maßnahmen oder Ausgaben viel besser planen und ihre Erfolgsaussichten damit möglicherweise steigern.