Mobilität: Wie Arbeitnehmer auf dem Weg zur Arbeit Steuern sparen können

Beim Blick auf die Zapfsäulenanzeige dürften in diesen Zeiten selbst hartgesottene Autoliebhaber mit einem Umstieg auf andere Verkehrsmittel liebäugeln. Schließlich reißen Tankstopps seit geraumer Zeit schmerzhafte Löcher ins Haushaltsbudget. Da Mobilitätsausgaben zu einem erheblichen Kostenfaktor im Alltag und damit auch zu einem Entscheidungskriterium bei der Jobsuche geworden sind, kann es sich für Unternehmen lohnen, ihren Mitarbeitern beim Zurücklegen des Arbeitsweges unter die Arme zu greifen. Deshalb sind Arbeitgeberleistungen im Bereich Mobilität heutzutage beliebte Instrumente zur Fachkräftebindung und -gewinnung. Wer es clever angeht, senkt nicht nur die Kosten seiner Mitarbeiter, sondern auch deren Steuerlast.

Sich intensiv mit dem eigenen Arbeitsweg auseinanderzusetzen und mit dem Chef über mobilitätsbezogene Zusatzleistungen zu sprechen, kann für Arbeitnehmer äußerst sinnvoll sein. Schließlich stehen Arbeitgebern verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, mit deren Hilfe sie ihre Mitarbeiter beim Zurücklegen des Arbeitsweges unterstützen können. Einige davon bieten sogar ordentliche Steuervorteile. Vor allem umweltfreundliche Fortbewegungsmittel wie Bahn und Fahrrad können die Steuerlast mindern. Um Ihnen zu zeigen, wie vielfältig die Optionen sind, stellen wir im Folgenden einige Mobilitätsmöglichkeiten mit Steuersparpotenzial vor.

Fahrtkostenzuschuss für Fahrten mit dem eigenen Pkw

Zu den wohl bekanntesten Formen der Mobilitätsunterstützung zählt der gute alte Fahrtkostenzuschuss. Diese Option kann genutzt werden, wenn Arbeitnehmer den Arbeitsweg mit ihrem eigenen Fahrzeug zurücklegen. Arbeitgeber zahlen dem betreffenden Mitarbeiter dann einen individuell vereinbarten Betrag für das Zurücklegen der Strecke zwischen Wohnstätte und Arbeitsplatz.

Wichtig zu wissen ist, dass Fahrtkostenzuschüsse zwar sozialversicherungsfrei, aber steuerpflichtig sind. Doch keine Sorge: Allzu kompliziert gestaltet sich die Versteuerung in der Regel nicht. Schließlich kann der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen einen erfreulich niedrigen Pauschalsteuersatz von 15 Prozent ansetzen – vorausgesetzt, der Fahrtkostenzuschuss wird zusätzlich zum Gehalt gezahlt und nicht vom Arbeitslohn abgezogen. Zudem ist eine Pauschalierung nur möglich, wenn der Zuschuss den Höchstbetrag der Pendlerpauschale nicht überschreitet. Doch egal, welcher Betrag vereinbart wurde, der Zuschuss muss auf dem Lohnsteuerbescheid vermerkt werden. Es führt außerdem kein Weg daran vorbei, dass der Arbeitnehmer den Zuschuss in seiner Einkommensteuererklärung angibt.

Mit dem Dienstwagen zur Arbeit fahren

Natürlich kann ein Unternehmen seinem Mitarbeiter auch ein Auto als Dienstfahrzeug zur Verfügung stellen. Allerdings sollten Arbeitnehmer bedenken, dass es sich hierbei um einen geldwerten Vorteil handelt, für den Steuern entrichtet werden müssen. In der Regel wird pro Monat ein Prozent des offiziellen Fahrzeuglistenpreises versteuert.

Deutliche Vorteile bringen Elektrofahrzeuge. Je nach Modell wird lediglich eine Pauschale in Höhe von 0,5 oder 0,25 Prozent des Listenpreises fällig. Diese Sonderregelung ist jedoch bis zum Ende des Jahres 2030 befristet.

Das Aufladen des Fahrzeuges auf Kosten des Unternehmens ist in der Regel steuerfrei – egal, ob es zu Hause oder auf dem Firmengelände mit Strom versorgt wird. Arbeitgeber haben außerdem die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern eine Pauschale für das Aufladen zu zahlen. Bis zu einer bestimmten Höhe ist diese ebenfalls steuerfrei.

Lademöglichkeiten für private E-Autos

Steuerfreiheit besteht auch beim Aufladen eines privaten Elektrofahrzeuges an einer Ladestation des Arbeitgebers. Die Pendlerpauschale dürfen Mitarbeiter, die ihr E-Auto auf Kosten des Chefs auf dem Firmengelände aufladen, übrigens trotzdem anrechnen.

Anders verhält es sich, wenn sich der Arbeitgeber an den Ladekosten, die im privaten Umfeld des Mitarbeiters entstehen, oder an der Anschaffung einer privaten Ladestation beteiligt. In diesem Fall ist die Zuzahlung des Chefs sehr wohl steuerpflichtig. Die finanzielle Unterstützung beim Bau von privaten Ladestationen kann der Arbeitgeber aber pauschal mit niedrigen 25 Prozent versteuern.

Von der Pendlerpauschale profitieren

Mit der Pendlerpauschale, die auch als Entfernungspauschale bekannt ist, wurde im Einkommensteuergesetz ein Entlastungsinstrument verankert, von dem fast alle Arbeitnehmer profitieren können – egal, ob sie mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad fahren. Unter bestimmten Umständen können Sie diese sogar geltend machen, wenn ein Dienstwagen zur Verfügung steht oder Fahrgemeinschaften gebildet werden. Dabei gilt: Müssen weniger als 21 Kilometer zurückgelegt werden, beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer. Für jeden weiteren Kilometer gibt es aktuell 38 Cent. Vor der Verabschiedung des Steuerentlastungsgesetzes 2022 waren es noch 35 Cent. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn ein Arbeitgeber für eine kostenlose Sammelbeförderung sorgt. In diesem Fall kann die Pendlerpauschale nicht geltend gemacht werden.

Alle anderen Arbeitnehmer dürfen pro Kalenderjahr höchstens 4.500 Euro anrechnen. Doch auch hier gibt es eine Ausnahme, die nicht unerwähnt bleiben soll: Legt der Arbeitnehmer den Arbeitsweg mit seinem eigenen Fahrzeug zurück, gibt es keine Höchstgrenze. Wie oft der Steuerpflichtige die Strecke fährt, muss er übrigens nicht zwangsläufig dokumentieren. Der Einfachheit halber kann bei einer Fünf-Tage-Woche pauschal von 15 Arbeitstagen pro Monat ausgegangen werden. Ist der Mitarbeiter voraussichtlich nur drei Tage in der Woche im Betrieb zugegen, weil er im Homeoffice oder in Teilzeit arbeitet, ist eine 9-Tage-Pauschalierung möglich.

Firmenfahrräder zur Verfügung stellen

Als lohnenswert erweist sich in vielen Fällen der Umstieg aufs Zweirad – und zwar nicht nur in puncto Fitness, sondern auch in steuerlicher Hinsicht. Stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt Fahrräder und E-Bikes zur Verfügung, müssen dafür nämlich keine Steuern oder Sozialabgaben abgeführt werden. Zudem lässt sich die Pendlerpauschale ohne Abzüge geltend machen. Arbeitnehmer dürfen die Zweiräder sogar in ihrer Freizeit für Privatfahrten nutzen, ohne Steuern entrichten zu müssen. Gleiches gilt für das kostenlose Aufladen von E-Bikes auf dem Firmengelände.

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber das Fahrrad oder das E-Bike zu einem vergünstigten Preis an den Arbeitnehmer verkauft. In diesem Fall entsteht ein geldwerter Vorteil, sodass der betreffende Mitarbeiter Lohnsteuer und Sozialabgaben entrichten muss. Der Arbeitgeber kann den Vorgang pauschal mit 25 Prozent versteuern; Sozialabgaben muss dieser dann nicht zahlen.

Tickets für öffentliche Verkehrsmittel

Sinnvoll kann es für Unternehmer ebenfalls sein, ihre Mitarbeiter für den Umstieg auf öffentliche Verkehrsmittel zu begeistern. Der Verzicht aufs Auto tut nämlich nicht nur der Umwelt gut, sondern bringt auch Steuervorteile mit sich. Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten mit Bus und Bahn sowie vom Chef spendierte oder verbilligte Jobtickets sind schließlich steuer- und sozialabgabenfrei. Welche Ticketart dabei genutzt wird und für welche Klasse die Fahrkarte gilt, spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, dass die Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Monatslohn gewährt und nicht darauf angerechnet wird. Zudem muss es sich um Tickets für den Linienverkehr handeln.

Allerdings gibt es einen kleinen Haken: Die eben genannten Zuschüsse und Tickets sind zwar steuerfrei, reduzieren aber die Pendlerpauschale. Wer darauf nicht verzichten möchte, sollte mit seinem Chef sprechen. Dieser hat nämlich die Möglichkeit, die dafür aufgewendeten Kosten freiwillig mit 25 Prozent zu versteuern. Dann können bus- und bahnfahrende Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in der Einkommensteuererklärung vollständig geltend machen.

Ob es sich um Tickets für den Personennah- oder Fernverkehr handelt, ist übrigens nicht relevant. In beiden Fällen besteht Steuerfreiheit. Nur wenn das Jobticket für private Fahrten genutzt werden soll, ist Vorsicht geboten: Anders als im Nahverkehr sind Privatfahrten mit Fernzügen oder -bussen nämlich nicht steuerfrei. Das heißt konkret: Für ein Ticket, das nur für die Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt, müssen keine Steuern entrichtet werden. Zahlt der Chef eine Fahrkarte, die zu Fahrten in darüber hinausgehenden Tarifgebieten berechtigt, muss der zu viel gezahlte Betrag zum Arbeitslohn hinzugerechnet werden. Dafür werden dann Steuern und Sozialabgaben abgeführt.

Noch komplizierter wird es, wenn Monats- oder Jahrestickets nicht nur für den Arbeitsweg, sondern auch für Dienstreisen genutzt werden. Letztere wirken sich nämlich nicht auf die Pendlerpauschale aus. Der Arbeitgeber muss dann genau ausrechnen, welche Kosten auf die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallen. Diese werden auf der Lohnsteuerbescheinigung vermerkt.

Ausnahmen berücksichtigen

Für Arbeitnehmer kann es sich also durchaus lohnen, mit dem Chef über das Thema Mobilität zu sprechen und gegebenenfalls vom Auto auf ein anderes Verkehrsmittel umzusteigen. Schließlich ergeben sich in vielen Fällen beträchtliche Steuervorteile. Auf der anderen Seite können Unternehmen Mitarbeiter durch attraktive Mobilitätsangebote an sich binden oder neue Fachkräfte für sich gewinnen. Bedenken sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch, dass die Steuergesetze auch im Bereich Mobilität allerhand Ausnahmen vorsehen. Daher empfiehlt es sich, Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten, bevor Entscheidungen getroffen und Maßnahmen ergriffen werden. Dann können Unternehmen ihre eigene betriebliche Mobilitätswende in Gang setzen, ohne von den Steuergesetzen ausgebremst zu werden.