Künstlersozialabgabe: Was Unternehmen bei der Beauftragung freischaffender Künstler und Publizisten beachten müssen

Von der Website über Blogtexte und Produktfotos bis zur musikalischen Untermalung einer Firmenveranstaltung – in der Geschäftswelt treffen wir immer wieder auf künstlerisch wertvolle Werke, die auf kreative Weise Einfluss auf die Kaufentscheidung potenzieller Kunden nehmen. Bevor sich Unternehmen und Betrachter an den kreativen Ergüssen erfreuen können, sollten aber erst einmal einige abgaberechtliche Fragen geklärt werden. Wer selbstständige Künstler oder Publizisten zu Werbezwecken oder zur Einkünfteerzielung mit der Erstellung von Fotos, Texten, Musikstücken und Co. beauftragt, muss nämlich in der Regel die Künstlersozialabgabe zahlen. Welche Pflichten damit einhergehen und für welche Leistungen eine Zahlung an die Künstlersozialkasse erfolgen muss, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Nachforderungen der Künstlersozialkasse (KSK) kommen für Unternehmen meist überraschend. Viele von ihnen wissen nicht, dass sie Zahlungen getätigt haben, die der Abgabepflicht unterliegen. Stattdessen wird oft angenommen, dass die KSK nur für die Kunst- und Kulturszene relevant ist. Doch weit gefehlt: Wer sich von Angehörigen der kreativen Berufe bei der Erstellung von Werbemaßnahmen unterstützen lässt, kann unter Umständen ebenfalls abgabepflichtig sein.

Absicherung für Kreative

Doch wozu dient die Abgabe eigentlich? Das Geld fließt in die Finanzierung der Künstlersozialversicherung (KSV), über die künstlerisch oder publizistisch tätige Selbstständige in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung versichert sind. Deren Beiträge werden von der Künstlersozialkasse eingezogen. Wer Mitglied in der KSV ist, zahlt lediglich 50 Prozent der Beiträge selbst. Der Rest besteht aus einem Bundeszuschuss (20 Prozent) und der Künstlersozialabgabe der beauftragenden Unternehmen (30 Prozent). So soll sichergestellt werden, dass Kreative trotz niedriger oder schwankender Einnahmen sozial abgesichert sind.

Pflichtversicherung für Künstler und Publizisten

Viele freischaffende Künstler und Publizisten sind verpflichtet, einen Mitgliedsantrag zu stellen – ob sie wollen oder nicht. Eine Aufnahme in die KSK ist allerdings nur möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Betroffene Personen müssen die kreative Tätigkeit beispielsweise erwerbsmäßig ausüben und ein Mindestjahreseinkommen erzielen. Folgende Berufsgruppen können über die KSK versichert sein:

• Schauspieler
• Tänzer
• Moderatoren
• Kameramänner
• Maler
• Fotografen
• Grafikdesigner
• Modedesigner
• Autoren
• Journalisten
• Texter
• Lektoren
• Komponisten
• Musiker
• Dirigenten
• Sänger
• Influencer

Daneben gibt es noch viele weitere Kreative, die als Künstler eingestuft werden können. Unternehmen, die einem Angehörigen dieser oder anderer kreativer Berufsgruppen einen Auftrag erteilen, sollten unbedingt prüfen, ob sie zur Zahlung der Künstlersozialabgabe verpflichtet sind.

450-Euro-Grenze im Blick behalten

Grundsätzlich gilt, dass eine Meldung bei der KSK erfolgen muss, wenn Sie natürliche Personen wie Einzelunternehmer oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts zu Werbezwecken mit der Anfertigung eines künstlerischen oder publizistischen Werkes beauftragen und mehr als 450 Euro pro Jahr für derartige Kreativleistungen ausgeben.

KSK-Mitgliedschaft spielt für Auftraggeber keine Rolle

Ob der beauftragte Selbstständige Freiberufler oder Gewerbetreibender ist, spielt dabei jedoch keine Rolle. Die Abgabe muss in beiden Fällen entrichtet werden. Aufträge an juristische Personen wie GmbHs bleiben hingegen abgabefrei.

Ob es sich beim beauftragten Kulturschaffenden um ein KSK-Mitglied handelt, ist für den Auftraggeber ebenfalls nicht relevant. Auch wenn der Künstler oder Publizist nicht über die Künstlersozialkasse versichert ist, wird die Abgabe für den Auftraggeber fällig. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Auftragnehmer neben der freiberuflichen Tätigkeit noch einen anderen Job ausübt, wenn sein Wohnsitz im Ausland liegt oder die künstlerische Tätigkeit weniger als 325 Euro im Monat einbringt.

Bis vor Kurzem war nicht immer klar, wann eine Meldung bei der KSK erfolgen muss. Für Verunsicherung sorgte früher in erster Linie ein bestimmter Hinweis im Künstlersozialversicherungsgesetz: Demnach sollten Unternehmen die Abgabe entrichten, wenn Aufträge „nicht nur gelegentlich“ erteilt werden und man die Kostengrenze von 450 Euro per annum überschreitet. Diese schwammige Formulierung führte oft zu Irritationen – vor allem dann, wenn die Leistungen von Kreativen unregelmäßig oder nur einmal in Anspruch genommen wurden. Seit Januar 2023 ist der Hinweis auf die „gelegentliche“ Auftragserteilung jedoch nicht mehr im Gesetzestext zu finden. Die Anzahl der Aufträge ist somit nun irrelevant. Als entscheidend erweist sich jetzt nur noch die Frage, ob mehr als 450 Euro im Jahr ausgegeben werden. Die Abgabe kann theoretisch also schon fällig werden, wenn nur ein (großer) Auftrag an einen Kreativen vergeben wird. Bleibt der Nettorechnungsbetrag unter der 450-Euro-Grenze, muss der Auftraggeber keine Abgabe zahlen.

Unter bestimmten Umständen können auch GmbHs verpflichtet sein, die Abgabe für Tätigkeiten ihres eigenen Gesellschafter-Geschäftsführers zu entrichten, falls dieser künstlerische Tätigkeiten im eigenen Unternehmen ausführt.

Abgabepflicht rechtzeitig melden

Wenn ein Unternehmen feststellt, dass es abgabepflichtig ist, muss es sich nach dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres unaufgefordert an die Künstlersozialkasse wenden und eine Meldung abgeben. Zu diesem Schritt ist es dann verpflichtet. Die KSK stellt auf ihrer Website spezielle Formulare zur Verfügung, die für diese Aufgabe genutzt werden können. Darauf wird die Summe aller abgabepflichtigen Entgelte eingetragen, die im Vorjahr getätigt wurden. Einbeziehen müssen Unternehmen beispielsweise Honorare, Gagen, Lizenzen und Materialkosten. Reisekosten sind hingegen nicht abgabepflichtig.

Relevant ist der Nettobetrag. Die auf den Rechnungen des Künstlers oder des Publizisten ausgewiesene Umsatzsteuer wird nicht angegeben. Wichtig zu wissen ist, dass die Abgabe stets für den kompletten Rechnungsbetrag erhoben wird, auch wenn nur ein abgabepflichtiger Posten darauf aufgeführt ist. Es kann daher sinnvoll sein, dass der Auftragnehmer nicht abgabepflichtige Posten wie Reisekosten separat abrechnet.

Fünf Prozent des Rechnungsbetrages an die KSK abführen

Ist die Abgabe zu zahlen, muss die Meldung bis zum 31. März des Folgejahres bei der KSK eingehen. Die Höhe der Abgabe wird einmal im Jahr angepasst. 2022 mussten Unternehmen 4,2 Prozent der angegebenen Summe zahlen; 2023 sind es fünf Prozent. Und nicht vergessen: Wenn ein Verwerter die Abgabe einmal gezahlt hat, muss er ein Jahr später erneut eine Meldung abgeben – auch wenn er gar keine abgabepflichtigen Ausgaben getätigt hat. Dann erfolgt eine sogenannte Nullmeldung.

Grundsätzliche Abgabepflicht für typische Verwerter

Verwerter wie Verlage, Presseagenturen, Theater, Galerien oder andere Firmen, die regelmäßig mit Künstlern und Publizisten zusammenarbeiten, unterliegen einer grundsätzlichen Abgabepflicht. Die 450-Euro-Grenze spielt für sie keine Rolle. Diese Unternehmen sind verpflichtet, monatliche Vorauszahlungen an die Kasse zu leisten. Einzige Ausnahme: Der monatlich zu zahlende Betrag liegt unter 40 Euro. Dann sind Vorauszahlungen nicht notwendig. Sollten die Ausgaben für künstlerisch oder publizistisch tätige Selbstständige sinken, können betroffene Unternehmen eine Senkung der Vorauszahlungen beantragen.

Neben den Unternehmen, die Künstler und Publizisten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder von Werbeaktionen beauftragen, und den typischen Verwertern gibt es übrigens noch eine dritte abgabepflichtige Gruppe: Für Unternehmen, die sich den beiden anderen Gruppen nicht zuordnen lassen und zum Zwecke der Umsatzgenerierung gelegentlich Leistungen von Angehörigen der kreativen Berufe in Anspruch nehmen, gilt eine Generalklausel. Geben sie innerhalb eines Jahres mehr als 450 Euro für künstlerisch oder publizistisch tätige Selbstständige aus, sind sie ebenfalls abgabepflichtig.

Ausnahme für Events mit Künstlerbeteiligung

Aufmerksam sollten Unternehmen sein, die Künstler im Zusammenhang mit Veranstaltungen beauftragen. Hier gibt es nämlich eine Besonderheit: Wer unter die Generalklausel fällt und in einem Jahr weniger als vier Veranstaltungen durchführt, an denen Angehörige der künstlerischen oder publizistischen Berufe mitwirken, ist nicht abgabepflichtig – vorausgesetzt, die für Künstler gezahlten Entgelte bleiben unter der 450-Euro-Grenze. Eine weitere Ausnahme gilt für Musikvereine: Für Dirigenten oder Chorleiter, die regelmäßig von ihnen engagiert werden, müssen sie keine Abgabe an die KSK entrichten.

Entwarnung gibt es auch für Privatpersonen: Für Aufträge, die privaten Zwecken dienen, wird keine Künstlersozialabgabe fällig. Wer also einen Fotografen für die Hochzeitsfeier engagiert oder für sein Wohnzimmer ein Kunstobjekt kauft, muss sich über die KSK keine Gedanken machen.

Rentenkasse prüft Abgabepflicht

Alle abgabepflichtigen Unternehmen sollten ihrer Meldepflicht unbedingt nachkommen. Die Deutsche Rentenversicherung checkt im Zuge ihrer regelmäßig durchgeführten Betriebsprüfungen, ob Arbeitgeber die Künstlersozialabgabe zahlen müssen und ob sie ihre Pflicht auch tatsächlich erfüllen. Zudem ist die Künstlersozialkasse ebenfalls berechtigt, zu prüfen.

Die relevanten Daten können dann der Finanzbuchhaltung des jeweiligen Unternehmens entnommen werden. Prüfer haben auch die Möglichkeit, Unterlagen wie Verträge, Rechnungen oder Geschäftsbücher anzufordern. Unternehmen sind übrigens verpflichtet, alle Zahlungen an Künstler und Publizisten zu dokumentieren und ihre Aufzeichnungen fünf Jahre zu verwahren, sodass die Abgabepflicht geprüft werden kann.

Sollte sich herausstellen, dass Unternehmen ihrer Abgabepflicht nicht nachgekommen sind, müssen sie die Beiträge für nicht gemeldete Zahlungen nachzahlen. Unter bestimmten Umständen können auch Säumniszuschläge oder Bußgelder erhoben werden. Lassen sich nicht mehr alle relevanten Zahlungen nachvollziehen, weil der Geprüfte seiner Dokumentationspflicht nicht nachgekommen ist, sind gegebenenfalls Abgabeschätzungen möglich. Diese müssen allerdings auf Basis von nachvollziehbaren Berechnungen erfolgen. Pauschale Schätzungen der KSK sind nicht zulässig.

Rechtzeitig über Abgabepflicht informieren

Sollten im Zusammenhang mit der Künstlersozialkasse oder der Betriebsprüfung Fragen aufkommen, empfiehlt es sich, das Gespräch mit einem Steuerberater zu suchen. Wer seinen Pflichten nicht nachkommt oder nicht alle relevanten Aspekte berücksichtigt, riskiert Nachzahlungen oder Bußgelder. Ein Steuerexperte kann Unternehmen gegebenenfalls auch beim Anschluss an eine Ausgleichsvereinigung unterstützen. Diese kümmert sich dann um die Zahlung der Abgabe und um alle damit verbundenen Aufgaben.

Die beauftragten Künstler und Publizisten sind übrigens nicht verpflichtet, ihre Auftraggeber über die Künstlersozialabgabe zu informieren. Im Hinblick auf die Mitgliedschaft haben sie jedoch keine Wahl. Da es sich um eine Pflichtversicherung handelt, müssen sie in der Regel Mitglied sein, auch wenn sie es nicht wollen oder der KSK kritisch gegenüberstehen. Außerdem verbietet ihnen das Gesetz, die Abgabe für ihre Kunden zu übernehmen. Selbst wenn sie nicht in die KSK aufgenommen werden und somit nicht davon profitieren, kommen ihre Auftraggeber nicht um das Zahlen der Abgabe herum.

Wer unsicher ist, ob eine Abgabepflicht besteht, sollte daher rechtzeitig Informationen einholen. So wird sichergestellt, dass das jeweilige Unternehmen in höchstem Maße von den in Auftrag gegebenen künstlerischen oder publizistischen Werken profitiert.