Geschenke im Geschäftsleben: Wie Sie Präsente richtig versteuern

Im Geschäftsleben erweist sich die Suche nach dem perfekten Geschenk für einen Mitarbeiter oder einen Geschäftspartner oftmals als schwieriges Unterfangen. Bei der Auswahl eines Präsents müssen Unternehmer nämlich nicht nur den Geschmack des Beschenkten treffen, sondern auch die steuerlichen Auswirkungen ihrer Geste bedenken. Schließlich können Geschenke nur unter bestimmten Umständen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hinzu kommt, dass der Empfänger sein Geschenk in vielen Fällen versteuern muss. Sollten dadurch Steuernachzahlungen entstehen, könnte sich die Begeisterung des Geschäftspartners in Grenzen halten. Im schlimmsten Fall sorgt die gut gemeinte Geste sogar für Verärgerung beim Gegenüber.

Die steuerliche Behandlung von Geschenken muss aus zwei Perspektiven betrachtet werden: aus der des Schenkenden und aus der des Beschenkten. Ersteren dürfte vorrangig die Frage nach der Abzugsfähigkeit der getätigten Ausgaben beschäftigen. Damit ein Präsent steuerlich geltend gemacht werden kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein.

Abzugsfähige Geschenke auswählen

Wichtigste Voraussetzung: Bei der Zuwendung handelt es sich wirklich um ein Geschenk. Ist doch selbstverständlich, mag der eine oder andere nun denken. Was als Geschenk klassifiziert werden kann, ist im Geschäftsleben jedoch nicht immer ganz klar.

Grundsätzlich muss die Zuwendung eine wichtige Eigenschaft besitzen: Sie darf nicht an Bedingungen geknüpft sein. Das heißt, Gegenleistungen dürfen vom Beschenkten nicht verlangt werden. Mit der Geste kann stattdessen aber das Ziel verfolgt werden, eine geschäftliche Partnerschaft zu festigen oder die Mitarbeiterzufriedenheit im eigenen Unternehmen zu steigern. Sie muss also einen betrieblichen Zweck haben. Als Geschenke gelten im Steuerrecht zum Beispiel Gutscheine, Eintrittskarten für Veranstaltungen, Gebrauchsgegenstände oder Konsumgüter. Werbeprämien, Rabatte oder Sponsorengelder sind hingegen keine Geschenke.

Freigrenze für Geschenke an Geschäftspartner beachten

Ob eine im Zusammenhang mit dem Betrieb stehende Zuwendung abzugsfähig ist oder nicht, hängt darüber hinaus vom Anschaffungspreis und vom Empfänger ab. Möchten Sie Geschäftspartnern wie Kunden oder Lieferanten eine Freude machen und die Ausgaben absetzen, sollten Sie nicht zu spendabel sein: Pro Person und Jahr dürfen Sie höchstens 35 Euro ausgeben, wenn Sie Geschenke als Betriebsausgaben geltend machen möchten. Wird dieser Freibetrag überschritten, sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Ganz wichtig: Gemeint ist hier der Bruttopreis, sofern es sich beim Schenker um ein Unternehmen handelt, das nicht umsatzsteuerpflichtig ist. Wer hingegen vorsteuerabzugsberechtigt ist, darf die Mehrwertsteuer abziehen und 35 Euro netto absetzen. Das heißt, dass das Geschenk in diesem Fall 41,65 Euro inklusive Mehrwertsteuer kosten darf.

Damit das Finanzamt die Geltendmachung nicht ablehnt, sollten Sie alle Geschenke ordentlich dokumentieren. Die entstandenen Kosten und die Empfängernamen müssen in der Buchführung festgehalten und mithilfe der dazugehörigen Quittungen belegt werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen ein speziell für Geschenke eingesetztes Konto nutzen.

Streuartikel und Mitarbeitergeschenke meist abzugsfähig

Komplett abzugsfähig sind zudem sogenannte Streuartikel, die an viele verschiedene oder sogar an namentlich unbekannte Personen verschenkt werden. Voraussetzung ist, dass sie nicht teurer als 10 Euro sind. Doch Vorsicht: Je nach Abgabeanlass und Empfänger können Streuartikel im Einzelfall auch als Geschenk gewertet und entsprechend abgeschrieben beziehungsweise versteuert werden.

Für Geschenke an Mitarbeiter gibt es hingegen keine Maximalgrenze. Diese Präsente sind in der Regel in jeder Höhe abzugsfähig.

Aufmerksamkeiten geltend machen

Nicht verwechseln sollte man Geschenke allerdings mit Aufmerksamkeiten. Für letztere gelten nämlich andere Regeln. Um Aufmerksamkeiten handelt es sich bei Zuwendungen, die nicht direkt im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen und die nicht aus wirtschaftlichen Gründen verschenkt werden. Der Grund für die Übergabe des Geschenks muss stattdessen ein persönlicher Anlass wie ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes oder eine Hochzeit sein. Doch aufgepasst: Feiertage wie Weihnachten zählen nicht dazu.

Liegen die Kosten für die Aufmerksamkeit unter 60 Euro brutto, ist diese abzugsfähig. Diese Grenze gilt sowohl für Kleinunternehmer als auch für vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe. Höherpreisige Gegenstände dürfen Unternehmer hingegen nicht geltend machen. Zudem müssen teurere Objekte versteuert werden.

Dem Beschenkten die Steuerlast abnehmen

Für den Beschenkten haben Geschenke übrigens ebenfalls eine steuerliche Relevanz. Das Finanzamt behandelt diese nämlich wie Betriebseinnahmen. Dementsprechend müssen sie versteuert werden. Es gibt allerdings eine Möglichkeit, den Empfänger der Zuwendung von seiner Steuerpflicht zu befreien: Wer nicht riskieren möchte, dass die Freude über das Geschenk durch die steuerliche Belastung geschmälert wird, kann es mit 30 Prozent selbst versteuern. Außerdem muss man dann den Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zahlen. In diesem Fall besteht die Pflicht, dem Beschenkten eine Mitteilung über diese Pauschalierung zukommen zu lassen. Über diese Nachricht wird sich der Empfänger aber sicherlich ebenso freuen wie über das eigentliche Geschenk. Schließlich muss er nun keine Einkommensteuer mehr für das erhaltene Präsent entrichten.

Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass die Pauschalierung nicht nur für ein bestimmtes Geschenk durchgeführt werden kann. Unternehmer müssen sich entscheiden, ob sie alle Zuwendungen, die innerhalb eines Jahres übergeben werden, versteuern oder ob sie grundsätzlich auf Pauschalierungen verzichten. Maximal können Geschenkkosten in Höhe von 10.000 Euro per annum pauschaliert werden.

Der generöse Schenker kann die übernommene Pauschalsteuer als Betriebsausgabe geltend machen, sofern die Kosten für das Geschenk 35 Euro nicht überschreiten. Ist es teurer, ist ein Abzug nicht möglich.

Geschenke an Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig

Beschenkte Mitarbeiter müssen für Sachzuwendungen Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen, wenn diese teurer als 50 Euro sind. Günstigere Präsente sind steuerfrei. Auch in diesem Fall kann der Unternehmer eine Pauschalierung vornehmen – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer erhält das Geschenk zusätzlich zu seinem Lohn. Allerdings müssen alle Geschenke für Arbeitnehmer auf die gleiche Weise behandelt werden.

Handelt es sich um Aufmerksamkeiten, liegt die Freigrenze bei 60 Euro. Anders sieht es aus, wenn Bargeld verschenkt wird. In diesem Fall wird immer Lohnsteuer fällig.

Steuerliche Konsequenzen beachten

Hätten Sie gedacht, dass das Schenken und Beschenktwerden so kompliziert sein kann? Zumindest im Geschäftsleben müssen dabei allerhand steuerliche Aspekte bedacht werden. Schließlich zählen in diesem Fall nicht nur die Präferenzen des Beschenkten, sondern auch die Wünsche des Finanzamtes.

Falls Unsicherheiten bestehen, sollten Schenker und Geschenkempfänger unbedingt Rücksprache mit einem Steuerberater halten. Andernfalls könnte das Präsent seinen Zweck verfehlen und für beide Seiten teuer werden. Nur wenn alle Beteiligten mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut sind, kann das Geschenk Freude verursachen und eine Win-win-Situation schaffen. Der Schenker muss dann nur noch ein Präsent finden, dass dem Empfänger auch wirklich gefällt.