Firmenwagen als Gehaltsextra: Wie sich die Fahrzeugüberlassung auf die Steuerlast auswirkt

Einen schicken Flitzer fahren, ohne Ausgaben tätigen oder einen Kredit aufnehmen zu müssen? Die Fahrzeugüberlassung kann diesen Wunsch tatsächlich erfüllen: Ein Arbeitgeber kauft oder least dann ein Auto und stellt es einem Arbeitnehmer zur Verfügung. Wer die Gelegenheit erhält, ein vom Chef bezahltes Fahrzeug zu ergattern, sollte allerdings nicht einfach unbedacht nach dem Fahrzeugschlüssel greifen. Zuvor muss geklärt werden, wie der Arbeitgeber die Überlassung gestalten möchte und für welche Fahrten das Auto genutzt werden darf. Erst danach lässt sich nämlich berechnen, wie sich der Firmenwagen auf die Steuerlast auswirkt und welche Pflichten mit diesem Gehaltsextra einhergehen.

Über eine Fahrzeugüberlassung freut sich in vielen Fällen vor allem der Fiskus: Sind nicht nur dienstliche, sondern auch private Fahrten erlaubt, handelt es sich hierbei nämlich um einen geldwerten Vorteil. Dieser ist – Sie ahnen es sicher bereits – sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer den Wagen nutzt, um zur Arbeitsstätte zu gelangen.

1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuchmethode

Doch wie lässt sich die Höhe des geldwerten Vorteils berechnen? Hier stehen zwei verschiedene Wege zur Auswahl: Die 1-Prozent- und die Fahrtenbuchmethode. Wer sich für die erste Variante entscheidet, muss den Bruttolistenpreis des ausgewählten Fahrzeugs zum Erstzulassungszeitpunkt recherchieren. Ein Prozent dieses Preises ist monatlich als geldwerter Vorteil anzusetzen. Ob es sich um einen Neu- oder einen Gebrauchtwagen handelt, spielt keine Rolle. In beiden Fällen müssen Sie vom Bruttolistenpreis ausgehen.

Als deutlich arbeitsintensiver erweist sich die Fahrtenbuchmethode. Wie der Name vermuten lässt, muss der Arbeitnehmer in diesem Fall ein Fahrtenbuch führen und darin alle privat und geschäftlich absolvierten Fahrten dokumentieren. Somit werden nur die Kilometer angesetzt, die der Arbeitnehmer auch wirklich mit dem Firmenfahrzeug zurücklegt.

Dabei müssen aber bestimmte Vorgaben beachtet werden. Unter anderem besteht die Pflicht, das Datum des Fahrttages, den Kilometerstand beim Start und am Ende jeder Fahrt, das Ziel, den Fahrtgrund und die besuchten Personen aufzuführen. Wer einen Umweg fährt, schreibt außerdem auf, für welche Route er sich entschieden hat. Arbeitsweg- und Privatfahrten müssen ebenfalls vermerkt werden.

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, einmal im Jahr die für das Fahrzeug angefallenen Kosten zu berechnen. Dazu zählen beispielsweise Leasingraten oder Abschreibungen sowie Versicherungs-, Wartungs-, Kraftstoff-, Reinigungs- und Reparaturkosten.

Fahrten zur Arbeitsstätte in Berechnung einbeziehen

Fährt der Mitarbeiter mit dem Fahrzeug zur Arbeit, kommen für den Arbeitsweg noch einmal 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer dazu. Dies gilt auch, wenn er die Strecke nicht täglich zurücklegt. Sollte der Arbeitnehmer aufgrund von Teilzeit- oder Homeoffice-Arbeit aber nur sehr selten in der Arbeitsstätte tätig sein und die Lohnsteuer dadurch zu hoch ausfallen, kann alternativ eine Einzelbewertung durchgeführt werden. In diesem Fall muss der Fahrzeugnutzer penibel dokumentieren, an welchen Tagen er mit dem Auto zur Arbeit fährt. Einmal im Monat lässt er dem Arbeitgeber eine Auflistung dieser Fahrten zukommen. Die Pauschalierung von 0,03 Prozent kann dann getrost vergessen werden. Stattdessen dürfen die Arbeitnehmer für jede einzelne Fahrt 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer ansetzen.

Der Arbeitgeber kann es sich in diesem Fall ein wenig leichter machen: Falls er sich den Berechnungsaufwand sparen möchte, kann er die Arbeitswegfahrten pauschal mit 15 Prozent versteuern. Dieses Vorgehen hätte aber einen kleinen Nachteil für den Arbeitnehmer: Er kann die Entfernungspauschale dann nicht als Werbungskosten geltend machen.

In der Regel werden für diese Fahrten pauschal 15 Arbeitstage angesetzt. Ist der Arbeitnehmer nicht täglich in der Arbeitsstätte zugegen, weil er zum Beispiel im Homeoffice arbeitet, kann die Zahl der Arbeitstage aber entsprechend gekürzt werden. Wird zum Beispiel davon ausgegangen, dass der betreffende Mitarbeiter drei Tage pro Woche zur Arbeitsstätte fährt, können pauschal neun Fahrten pro Monat angesetzt werden.

Auf Elektromobilität setzen und Steuern sparen

Wer Steuern sparen möchte, sollte mit seinem Chef über die Anschaffung eines E-Autos sprechen. Für diese Fahrzeuge müssen monatlich lediglich 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil veranschlagt werden. Doch Vorsicht: Ist das elektrisch betriebene Gefährt teurer als 60.000 Euro, sind es 0,5 Prozent. Für Hybridautos wird in der Regel ebenfalls ein halbes Prozent angesetzt. Allerdings kann diese Steuererleichterung nur in Anspruch genommen werden, wenn das jeweilige Fahrzeug bestimmte technische Bedingungen erfüllt.

Alternativ kann auch ein sogenannter Nachteilsausgleich vollzogen werden: In diesem Fall wird der Bruttolistenpreis vor der Berechnung des geldwerten Vorteils um die Kosten für die im Fahrzeug integrierte Batterie reduziert. Ob die Minderung möglich ist und wie hoch diese ausfällt, hängt von der Batteriekapazität und vom Anschaffungszeitpunkt bzw. vom Tag der Erstzulassung ab.

E-Autos steuerfrei aufladen

Für das Aufladen des Elektrofirmenwagens an einer Ladesäule des Arbeitgebers werden übrigens weder Sozialabgaben noch Lohnsteuer fällig. Voraussetzung ist, dass der vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Strom zusätzlich zum Gehalt gewährt und die dafür anfallenden Kosten nicht vom Lohn abgezogen werden. Natürlich darf der Arbeitnehmer das Firmenauto auch zu Hause aufladen. Arbeitgeber können dann eine Aufladepauschale auszahlen, die bis zu einer bestimmten Höhe ebenfalls steuerfrei ist.

Höhe des geldwerten Vorteils bei Bedarf berichtigen

Bedenken sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass sowohl für Verbrenner als auch für Elektrofahrzeuge einige Sonderregeln gelten. Sollte beispielsweise der geldwerte Vorteil höher ausfallen als die wirklich entstandenen Kosten, besteht die Möglichkeit, eine Kostendeckelung durchzuführen. Angesetzt werden dann lediglich die tatsächlich getätigten Ausgaben. Damit dieser Fall eintritt, muss der Arbeitgeber zum Ende des jeweiligen Jahres die für das Auto angefallenen Gesamtkosten präzise berechnen. Anschließend kann die Höhe des geldwerten Vorteils berichtigt werden. In diesem Fall dürfen sich die betreffenden Arbeitnehmer auf eine Lohnsteuer- und Sozialabgabenerstattung freuen.

Übrigens: Wenn sich der Arbeitnehmer am Fahrzeugkauf oder an den laufenden Kosten beteiligt, wird der geldwerte Vorteil entsprechend gemindert. Dies hätte eine Reduzierung der Lohnsteuer und der Sozialabgaben zur Folge. Sollte der Arbeitgeber eine derartige Zuzahlung bei der Berechnung der Lohnsteuer der Einfachheit halber nicht berücksichtigen wollen, kann der Arbeitnehmer die von ihm übernommenen Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Allerdings benötigt er dann eine Bescheinigung seines Chefs.

Vereinbarungen vorab festlegen und dokumentieren

Wie Sie sehen, lässt sich die Fahrzeugüberlassung auf vielfältige Weise gestalten. Da jede zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffene Regelung Einfluss auf die Steuerlast haben kann, sollte genauestens festgelegt werden, welches Gefährt für welche Fahrten genutzt werden darf. Weil hierbei viele verschiedene Aspekte Berücksichtigung finden müssen, lohnt es sich, vorab mit einem Steuerberater zu sprechen. Dieser kann Auskunft darüber geben, wie sich bestimmte Regelungen auf die Steuerhöhe auswirken, und bei der Erstellung einer Nutzungsvereinbarung helfen. So wird sichergestellt, dass die Fahrzeugüberlassung am Ende keine bösen steuerlichen Überraschungen nach sich zieht.