Entlastung für Mitarbeiter: Steuerlich begünstigte Alternativen zur Gehaltserhöhung

Kündigt der Chef endlich die sehnlichst erwartete Gehaltserhöhung an, ist die Freude bei Arbeitnehmern in der Regel groß. Doch nicht immer ist die Begeisterung von langer Dauer: Beim Blick auf die nächste Gehaltsabrechnung weicht die Freude oft der Ernüchterung. Nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben bleibt von der Erhöhung nämlich meist weniger übrig als erhofft. Chefs haben aber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern auf andere Weise eine Freude zu machen – und zwar, ohne dass das Finanzamt daran mitverdient.

Unternehmer stehen vor einer Vielzahl von Möglichkeiten, wenn Sie ihren Mitarbeitern finanziell unter die Arme greifen möchten. Um die beste Option auswählen zu können, sollte zunächst stets die individuelle Situation des jeweiligen Arbeitnehmers betrachtet werden. Falls sich die klassische Gehaltserhöhung nur in geringem Maße lohnen würde, kann es Sinn machen, über Gehaltsextras nachzudenken. Bevor derartige Benefits gewährt werden, sollten Unternehmer aber unbedingt prüfen, wie sie sich auf die Steuerlast des Mitarbeiters auswirken.

Sogar das Überreichen eines Geschenks kann unter bestimmten Umständen unerwünschte steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Was im Privatleben meist als nette Geste angesehen wird, hat im Geschäftsleben nämlich seine Tücken: Ein klassisches Präsent, das ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter schenkt, ist schließlich lohnsteuerpflichtig. Dieser Umstand könnte die Freude des Beschenkten mindern.

Aufmerksamkeiten statt Geschenke

Anders sieht es aus, wenn ein Chef seinem Mitarbeiter eine sogenannte Aufmerksamkeit zukommen lässt. Hierbei handelt es sich um Zuwendungen, die aufgrund von persönlichen Anlässen wie Geburtstagen oder Hochzeiten überreicht werden. Liegt der Wert dieser Aufmerksamkeit unter der Freigrenze von 60 Euro, werden dafür keine Steuern fällig. Ist sie teurer, müssen jedoch Lohnsteuer und Sozialabgaben gezahlt werden. Aufmerksamkeiten können mehrfach im Jahr steuerfrei gewährt werden – vorausgesetzt, es besteht ein angemessener Anlass.

Gutscheine übergeben und Rabatte gewähren

Wer seinen Mitarbeitern regelmäßig eine Freude machen möchte, hat die Möglichkeit, Gutscheine zu verschenken. Wenn deren Wert die monatliche Sachbezugsgrenze von 50 Euro nicht überschreitet, bleiben sie steuer- und sozialabgabenfrei. Die Gutscheine können zum Beispiel in einem bestimmten Geschäft oder für ein vorher festgelegtes Warensortiment eingelöst werden. Bei Gutscheinen, die sich in mehreren Shops einsetzen lassen, müssen allerdings einige Sonderregeln beherzigt werden. Deshalb sollten Arbeitgeber vor der Herausgabe sicherheitshalber prüfen, ob sie alle vom Finanzamt geforderten Voraussetzungen erfüllen.

Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern aber auch Rabatte für Produkte oder Dienstleistungen gewähren, die es selbst zum Verkauf anbietet. Liegt der Wert der pro Jahr rabattierten Waren unter der Rabattfreibetragsgrenze von 1.080 Euro, werden weder Steuern noch Sozialabgaben dafür fällig. Die Produkte dürfen jedoch nicht speziell für die Mitarbeiter angefertigt werden. Wichtig ist, dass die betreffenden Güter zum Sortiment des Unternehmens gehören und auch an Kunden verkauft werden.

Unterstützung in schwierigen Lebenssituationen leisten

Ein Unternehmer hat darüber hinaus die Möglichkeit, seine Mitarbeiter in bestimmten Lebenssituationen zu unterstützen. Unter anderem kann er ein zinsloses oder -reduziertes Darlehen in Höhe von bis zu 2.600 Euro an einen Arbeitnehmer vergeben, ohne dass Steuern oder Sozialabgaben dafür gezahlt werden müssen. Bei höheren Darlehenssummen entsteht aus Sicht des Finanzamtes allerdings ein geldwerter Vorteil, den der jeweilige Mitarbeiter versteuern muss.

Sollte den Arbeitnehmer ein Schicksalsschlag ereilen, kann der Arbeitgeber ihn außerdem mit einer Notstandsbeihilfe unterstützen. Bis zu 600 Euro sind pro Jahr steuerfrei. Voraussetzung ist, dass ein entsprechendes Ereignis wie ein Todesfall im engen Familienkreis oder die Diagnose einer schweren Krankheit nachgewiesen werden kann. Für Unternehmer, die mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigen, gelten dabei einige Sonderregeln. Unter anderem muss eine Unterstützungskasse vorhanden sein und die Zustimmung einer Arbeitnehmervertretung vorliegen.

Dank des 2022 von der Bundesregierung beschlossenen dritten Entlastungspaketes haben Arbeitgeber derzeit auch die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter bei der Bewältigung der aktuell wütenden Inflation zu helfen. Noch bis zum 31.12.2024 dürfen sie eine Inflationsausgleichsprämie auszahlen, die bis zu einem Betrag von 3.000 Euro steuerfrei bleibt.

Mobilitätsausgaben abfedern

Interessiert sind Arbeitnehmer oft auch an Zuschüssen im Bereich Mobilität. Schließlich sind die für Auto, Fahrrad, Bahnticket und Co. getätigten Ausgaben in vielen Fällen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung des Arbeitsweges unter die Arme zu greifen.

Unter anderem können sie den allseits beliebten Fahrtkostenzuschuss gewähren. Der Mitarbeiter legt den Weg zwischen Wohnstätte und Arbeitsplatz in diesem Fall mit seinem eigenen Fahrzeug zurück und erhält vom Arbeitgeber dafür einen individuell vereinbarten Zuschuss. Dieser ist zwar steuerpflichtig, kann in vielen Fällen aber vom Unternehmen pauschal mit 15 Prozent versteuert werden. Dieses Vorgehen ist möglich, wenn der Chef den Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum Gehalt zahlt und nicht vom Arbeitslohn abzieht. Darüber hinaus darf der Höchstbetrag der Pendlerpauschale nicht überschritten werden.

Eine Überlegung wert ist auch die Zurverfügungstellung eines Dienstwagens. Wird dieser tatsächlich nur beruflich genutzt, werden keine Steuern fällig. Ist allerdings die Privatnutzung erlaubt, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Die Folge: Der betreffende Mitarbeiter muss die Kosten versteuern. Setzt das Unternehmen auf ein Elektrofahrzeug, fällt die Besteuerung übrigens niedriger aus als bei einem Auto mit Verbrennerantrieb. Komplett steuerfrei ist das kostenfreie Aufladen des Fahrzeugs auf dem Betriebsgelände.

Umstieg auf Bus, Bahn und Fahrrad fördern

Noch bis zum Jahr 2030 ist auch die Bereitstellung eines Fahrrads steuerfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt überlassen wird. Eine Ausnahme stellt lediglich ein als Kraftfahrzeug klassifiziertes E-Bike-Modell dar. Derartige Fahrzeuge werden wie Dienstwagen versteuert. Die elektrisch betriebenen Zweiräder dürfen aber ebenfalls steuerfrei beim Arbeitgeber aufgeladen werden.

Lohnen kann sich unter Umständen der Umstieg vom Individualverkehr auf öffentliche Verkehrsmittel. Zuschüsse für Fahrten mit Bus und Bahn sowie Jobtickets sind nämlich steuer- und sozialabgabenfrei. Da es einige Ausnahmeregeln gibt, sollten Arbeitgeber vorab mit einem Steuerberater sprechen, um steuerliche Stolperfallen zu umgehen.

Für diejenigen, die eine unkomplizierte Unterstützungsmöglichkeit suchen, könnte das Deutschland-Ticket eine Option darstellen: Arbeitgeber können nämlich einen monatlichen Zuschuss zu den Kosten gewähren. Liegt dieser über 25 Prozent, erhalten Arbeitnehmer obendrauf einen zusätzlichen Rabatt von 5 Prozent vom Staat.

Arbeitsgeräte und -materialien zur Verfügung stellen

Da das mobile Arbeiten und das Home Office immer populärer werden, spielen für Arbeitnehmer auch Bürokosten eine immer größere Rolle bei der Budgetplanung. Daher statten einige Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Arbeitsgeräten aus. Sinnvoll kann zum Beispiel die Anschaffung von Laptops, Smartphones oder PCs sein. Sind diese Geräte im Besitz des Unternehmens, bleibt die Zurverfügungstellung steuer- und sozialabgabenfrei – auch, wenn sie privat genutzt werden. Gleiches gilt, wenn Arbeitgeber die damit einhergehenden Telekommunikationskosten übernehmen. Nutzt der Mitarbeiter seine eigenen Geräte für berufliche Tätigkeiten, kann der Chef einen steuerfreien Zuschuss zu den Strom-, Telefon- und Internetausgaben zubilligen.

Werden Geräte an den Arbeitnehmer verschenkt, handelt es sich jedoch um einen geldwerten Vorteil. In diesem Fall werden Steuern fällig. Einzige Ausnahme: Der Arbeitgeber entscheidet sich für eine Pauschalversteuerung.

Unterstützung im Arbeitsalltag

Mitarbeitern, die vor Ort im Unternehmen arbeiten, können Arbeitgeber ebenfalls etwas Gutes tun. Unter anderem besteht die Möglichkeit, Arbeitsbekleidung zur Verfügung zu stellen oder die Teammitglieder im Arbeitsalltag mit Getränken zu versorgen. Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, ziehen diese Maßnahmen keine Steuer- und keine Sozialabgabenpflicht nach sich.

Darüber hinaus können Mütter und Väter bei der Kinderbetreuung unterstützt werden, indem der Arbeitgeber einen Kindergartenzuschuss zahlt oder die kostenlose Betreuung in einem eigenen Betriebskindergarten anbietet. Auch in diesen Fällen werden keine Steuern fällig. Unter bestimmten Umständen bleibt eine Unterstützung bei der kurzzeitigen Betreuung älterer Kinder ebenfalls steuerfrei. Dafür müssen allerdings spezielle Bedingungen erfüllt sein.

Sportangebote schaffen und die Gesundheit fördern

Das ist aber noch lange nicht alles. Es gibt noch viele weitere steuerbefreite Extras, die Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten können. Unter anderem besteht die Möglichkeit, Fitnessräume einzurichten oder andere Sportstätten zu schaffen, in denen Arbeitnehmer kostenfrei Sport treiben dürfen. Steuern und Abgaben werden dafür nicht fällig.

Vorsicht ist geboten, wenn das Unternehmen Ausgaben für Sportstätten tätigt, die nicht zum Unternehmen gehören. Dann besteht in der Regel keine Steuerfreiheit. Gegebenenfalls kann in diesem Fall aber die Sachbezugsfreigrenze genutzt werden.

Übrigens: Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung sind bis zu einem Betrag von 600 Euro im Jahr steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die vom Unternehmen bezahlte Maßnahme zertifiziert wurde.

Es kann sich aber auch lohnen, in die Zukunft zu blicken. Arbeitgeber können nämlich eine betriebliche Altersvorsorge anbieten. Für die vom Unternehmen geleisteten Beiträge besteht zunächst keine Steuer- oder Sozialabgabenpflicht. Eine Besteuerung erfolgt erst, wenn die Rente ausgezahlt wird.

Möglichkeiten mit Bedacht auswählen

Bevor eine der oben genannten Optionen ausgewählt wird, sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst einmal gut abstimmen. Es empfiehlt sich auch, einen Steuerberater hinzuzuziehen, um sich umfassend über die Gehaltsextras zu informieren. Damit die Steuerfreiheit eintritt, müssen in vielen Fällen nämlich bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zudem gibt es zahlreiche Sonderregeln, die unbedingt berücksichtigt werden sollten. Eventuell nennt der Steuerberater zusätzliche Gehaltsextras, die im jeweiligen Fall infrage kommen könnten. Schließlich gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, Mitarbeiter zu entlasten.

Wenn Unternehmen wohlüberlegt vorgehen, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren. Während sich der Mitarbeiter über eine kleine finanzielle Entlastung freuen darf, kann der Chef durch die Gewährung eines Gehaltsextras das Arbeitsklima verbessern oder sogar neue Fachkräfte für sein Unternehmen gewinnen. So entsteht eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.