Einführung der E-Rechnungspflicht: Was sich ab 2025 für B2B-Unternehmen ändert

Für die einen ist sie ungeliebtes Neuland, für die anderen unverzichtbar: Die E-Rechnung. Doch egal, wie man zu ihr steht, schon bald werden sich viele Unternehmen mit ihr auseinandersetzen müssen. Ab dem 1. Januar 2025 gilt hierzulande nämlich eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was bei der digitalen Rechnungsstellung beachtet werden muss, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Betriebsstrukturen, Portfolios und Geschäftskonzepte können noch so unterschiedlich sein, um eines kommt kein Unternehmen herum: die Rechnungserstellung. Schon jetzt müssen dabei einige gesetzliche Regeln beachtet werden. Wer Leistungen für andere Unternehmen erbringt, muss ab Januar 2025 aber sogar noch eine zusätzliche Vorgabe erfüllen: Dann wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Das heißt, Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmern unterhalten, müssen von diesem Moment an elektronische Rechnungen sowohl ausstellen als auch empfangen und verarbeiten können.

Alle Unternehmensformen betroffen

Bisher galt diese Regelung nur für diejenigen, die für staatliche Einrichtungen arbeiten. Bereits seit Ende November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, öffentliche Aufträge durch den Einsatz elektronischer Rechnungen abzurechnen. Ab Januar kommen auch andere Selbstständige nicht mehr umhin, Fakturen in elektronischer Form zu versenden. Vom Freiberufler über das mittelständische Familienunternehmen bis zum Großkonzern sind alle Unternehmen betroffen, die B2B-Geschäfte tätigen. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor, das im März 2024 in Kraft getreten ist.

Ziel ist es, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. Mithilfe der E-Rechnung sollen Unternehmen nämlich zu einem späteren Zeitpunkt an ein geplantes Meldesystem angebunden werden. Darüber sollen sie dann bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzämter übertragen. Wann ein solches System eingeführt wird, steht aber noch nicht fest.

Planung einer EU-weiten E-Rechnungspflicht

Um das Vorhaben umsetzen zu können, musste die Bundesrepublik Deutschland zuerst die Erlaubnis bei der Europäischen Union einholen, da die Umsetzung mit der geltenden Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) nicht vereinbar ist. Der im November 2022 gestellte Antrag wurde schließlich im Juli 2023 von der EU-Kommission vorläufig bis zum 31.12.2027 genehmigt.

Die EU plant übrigens ebenfalls die Einführung einer E-Rechnungspflicht sowie eines Meldesystems, lässt sich dafür aber noch ein wenig mehr Zeit. Die EU-Kommission hat den Richtlinienvorschlag VAT in the Digital Age (ViDA) eingebracht, der zurzeit diskutiert wird und frühestens 2028 umgesetzt werden soll. In Deutschland ist die E-Rechnungspflicht allerdings schon beschlossene Sache. Daher müssen sich Unternehmen hierzulande etwas früher auf die Umstellung vorbereiten. Wichtig zu wissen ist, dass der Gesetzgeber ganz bestimmte Anforderungen stellt.

Technische Voraussetzungen schaffen

Eine PDF-Datei zu erzeugen und diese via E-Mail zu versenden, reicht ab Januar 2025 nicht mehr aus. E-Rechnungen sind nur dann rechtskonform, wenn sie bestimmte Eigenschaften besitzen: Zum einen werden sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Zum anderen darf der europäische Rechnungsstandard EN16931 nicht außer Acht gelassen werden. Diesen müssen Rechnungssteller unbedingt erfüllen. Eine elektronische Verarbeitbarkeit muss ebenfalls gewährleistet sein. Erlaubt ist zum Beispiel die Nutzung des sogenannten XStandards oder des ZUGFeRD-Formats. Ob das EDI-Verfahren dauerhaft eingesetzt werden kann, ist noch nicht sicher.

Auslesen elektronischer Rechnungen

Unternehmen benötigen dann nicht nur Software, mit der sie derartige Rechnungen erstellen können, sondern auch Programme, die diese Rechnungen auslesen. XRechnungen sind zum Beispiel für den typischen Empfänger nicht lesbar. Wer diese XML-Dokumente öffnet, sieht nur einen wirr wirkenden Zeichensalat, mit dem Nicht-ITler in der Regel nur wenig anfangen können. Es gibt allerdings auch Formate, die einen für den Laien lesbaren Bildteil enthalten.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt aber noch eine weitere Änderung mit sich. Bisher mussten Unternehmen die Zustimmung ihrer Kunden einholen, wenn sie Rechnungen auf digitalem Weg verschicken wollten. Diese Pflicht besteht ab Januar 2025 nicht mehr. Rechnungsempfänger müssen die E-Rechnung akzeptieren.

Gesetz sieht Übergangsfristen vor

Unternehmer müssen jetzt aber nicht in Panik geraten. Wer ab dem 1. Januar noch keine E-Rechnungen verschicken kann, wird nicht bestraft. Für das Ausstellen von elektronischen Rechnungen gelten nämlich Übergangsfristen. 2025 und 2026 dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder in einem anderen digitalen Format erstellt werden. Handelt es sich nicht um eine E-Rechnung, die der Norm EN16931 entspricht, muss der Empfänger dem Versand via E-Mail jedoch zustimmen. 2027 gilt die E-Rechnungspflicht nur für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr die Grenze von 800.000 Euro überschritten hat.

Doch Vorsicht: Die Übergangsregelungen finden nur beim Versenden von Rechnungen Anwendung. Der Empfang darf jedoch nicht mehr abgelehnt werden. Alle Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 nämlich verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Die entsprechende Software zum Auslesen dieser Fakturen muss also schon im kommenden Jahr vorhanden sein.

Pflichtangaben nicht vergessen

Wichtig ist außerdem, dass auf E-Rechnungen alle Pflichtangaben aufgeführt sind, die auch auf Papierrechnungen zu finden sein müssen. Welche das sind, gibt Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes vor. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass bei der Rechnungsstellung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten und alle relevanten Dokumente ordentlich archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren

Beim Blick auf die obigen Ausführungen wird deutlich, dass mit der E-Rechnungspflicht ein nicht zu unterschätzender Aufwand auf viele Unternehmen zukommt. Wer bisher noch keine elektronischen Rechnungen erstellt oder empfangen hat, sollte sich deshalb frühzeitig mit der Umstellung auseinandersetzen.

Ein schneller Umstieg stellt nicht nur sicher, dass alle Gesetzesvorgaben rechtzeitig umgesetzt werden können. Unter Umständen profitieren Unternehmen auch noch in anderer Hinsicht: Im Vergleich zur Papierrechnung ist die digitale Variante deutlich aufwandsärmer und kostengünstiger. Schließlich entfallen das Ausdrucken, das Kuvertieren und das Frankieren sowie die Portokosten. Somit erweist sich die Umstellung im Idealfall nicht nur als lästige Pflicht, sondern auch als Einstieg in neue, effizientere Fakturierungsprozesse.