Effektives Forderungsmanagement: Zahlungsausfälle durch strukturiertes Vorgehen minimieren

Die Buchung des ersten Zahlungseingangs ist für viele frischgebackene Selbstständige ein ganz besonderer Moment. Leider müssen die meisten von ihnen früher oder später die Erfahrung machen, dass dieser Vorgang nicht immer reibungslos verläuft. Schließlich kommt es im Unternehmensalltag hin und wieder vor, dass Kunden ihre Rechnungen unpünktlich oder überhaupt nicht bezahlen. In einer solchen Situation sind Unternehmer aber nicht machtlos: Mithilfe eines Forderungsmanagements können sie einige Schuldner doch noch zum Begleichen der Rechnung bewegen und Zahlungsausfälle minimieren. Doch wie lässt sich ein effektives System umsetzen?

Ausbleibende Zahlungseingänge können für Unternehmer weitreichende Folgen haben. Schließlich müssen sie selbst Rechnungen bezahlen, Steuerschulden begleichen, Produktionsmaterialien anschaffen und meist noch viele andere wichtige Investitionen tätigen. Daher ist das Warten auf die Rechnungsbegleichung nicht nur äußerst ärgerlich, sondern in manchen Fällen auch existenzgefährdend. Komplett schützen kann man sich vor zahlungsunwilligen Kunden zwar nicht, das Zahlungsausfallrisiko lässt sich aber mithilfe eines Forderungsmanagements reduzieren.

Forderungen verwalten und einfordern

Der Begriff umfasst alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit offenen Forderungen stehen. Dazu zählen unter anderem die Überwachung von Zahlungseingängen, das Verwalten von Forderungen, das Erstellen von Zahlungserinnerungen und der Versand von Mahnungen. Ein Forderungsmanagement hilft letztlich dabei, den Überblick über Zahlungsausfälle zu behalten, und ermöglicht ein strukturiertes Vorgehen beim Einfordern offener Rechnungsbeträge. Doch wie geht man bei der Einführung eines solchen Instruments effizient vor?

Zahlungszuverlässigkeit neuer Kunden prüfen

Das Forderungsmanagement wird meist mit Mahnungen und Inkassobriefen assoziiert. Dabei setzt es eigentlich schon viel früher an – nämlich vor der Annahme eines Auftrages. Wer das Risiko eines Zahlungsausfalls minimieren möchte, kann schon vor Beginn der Zusammenarbeit versuchen, in Erfahrung zu bringen, wie es um die Zahlungszuverlässigkeit und die wirtschaftliche Situation eines neuen Kunden bestellt ist.

Dabei kann man seiner eigenen Intuition vertrauen oder Daten aus externen Quellen zusammentragen. Unter anderem besteht die Möglichkeit, eine Bonitätsprüfung durchführen zu lassen oder eine Wirtschaftsauskunft einzuholen. Aufschlussreich kann auch ein Blick ins Schuldnerverzeichnis oder ins Insolvenzregister sein.

Kunden über Zahlungsmodalitäten informieren

Steht der Annahme des Auftrages nichts entgegen, sollten vorab wichtige Zahlungsmodalitäten geklärt werden, um Unklarheiten auszuräumen und Missverständnissen vorzubeugen. In einigen Fällen empfiehlt es sich, einen Vertrag aufzusetzen, in dem Zahlungsziele, -bedingungen und -konditionen festgehalten werden. Hier können durch die Erwähnung von Verzugszinsen im Falle von Zahlungsverspätungen oder durch das Angebot einer Skontozahlung Anreize für eine schnelle Begleichung der Rechnung gesetzt werden. Falls für alle Kunden dieselben Zahlungsbedingungen gelten, ist es sinnvoll, diese regelmäßig auf Zeitgemäßheit zu überprüfen.

Rechnungen korrekt und zügig ausstellen

Nach Erledigung des Auftrages ist eine fehlerfreie und zügige Rechnungsstellung wichtig. Unternehmen sollten dabei unbedingt darauf achten, dass rechtliche Vorgaben beachtet werden und alle relevanten Informationen aufgeführt sind. Zudem ist es wichtig, mit dem Erstellen und Versenden der Rechnung nicht zu lange zu warten. Je nach Kunde und Auftrag kann es manchmal auch sinnvoll sein, die Rechnung vor der Ausführung des Auftrages auszustellen und zuerst die Zahlung abzuwarten. Anschließend müssen Unternehmen den Zahlungseingang überwachen, damit schnell gehandelt werden kann, wenn Zahlungen ausbleiben. Bei all diesen Aufgaben kann professionelle Fakturierungs- und Debitorensoftware helfen.

Gesetzliche Vorgaben beachten

Das weitere Vorgehen liegt dann in den Händen der Debitorenbuchhaltung. Bevor Maßnahmen eingeleitet werden, sollten sich Unternehmen aber mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Diese sind im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Demnach geraten Geschäftskunden in Zahlungsverzug, wenn sie nicht innerhalb der auf der Rechnung genannten Zahlungsfrist zahlen und eine Mahnung erhalten haben oder wenn 30 Tage nach Fälligkeit keine Zahlung geleistet wurde. Aber Vorsicht: Privatkunden müssen explizit auf die 30-tägige Zahlungsfrist aufmerksam gemacht werden.

Ablauf des Mahnverfahrens frühzeitig planen

Um ein strukturiertes Vorgehen zu ermöglichen, sollten die Schritte der Debitorenbuchhaltung vorab gut geplant werden. Unter anderem sollte bestimmt werden, wer im Falle eines Zahlungsausfalls welche Maßnahmen ergreift. Legen Sie fest, wie Sie in dieser Situation auf den betreffenden Kunden zugehen möchten. Dabei sollten Sie bedenken, dass hinter der ausbleibenden Zahlung möglicherweise kein böswilliges Verhalten steckt. Vielleicht wurde die Rechnung übersehen, versehentlich falsch abgeheftet oder einfach nur vergessen. Die Überweisung des Betrages auf das falsche Konto ist ebenfalls möglich. Deshalb macht es Sinn, nicht direkt aggressiv vorzugehen.

Gerade mit Stammkunden möchte man es sich schließlich nicht aufgrund eines Versehens verscherzen. Stattdessen kann es der weiteren Zusammenarbeit zuträglich sein, in dieser Situation ein wenig Fingerspitzengefühl zu zeigen. Je nachdem, wie eng die Geschäftsbeziehung ist, könnten Sie zunächst persönlich anfragen oder eine erste Mahnung in Form einer freundlich formulierten Zahlungserinnerung rausschicken.

Reagiert der Kunde dann immer noch nicht, kann eine zweite Mahnung versendet werden, in der das Unternehmen mit rechtlichen Schritten droht. Meist folgt noch eine dritte Mahnung. Gesetzliche Vorgaben gibt es für den Ablauf des Mahnverfahrens allerdings nicht. Unternehmen haben aber das Recht, ihre durch das Mahnverfahren entstandenen Kosten als Mahngebühren sowie Verzugszinsen zu berechnen.

Möglichkeiten nach Abschluss des Mahnverfahrens

Weigert sich der Kunde weiterhin, seine Rechnung zu bezahlen, haben Sie die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren zu beantragen. Alternativ kann ein Inkassobüro mit dem Eintreiben des Geldes beauftragt oder die Forderung an ein Factoring-Unternehmen abgetreten werden. Zu lange warten sollte man in diesem Fall nicht. Die Ansprüche verjähren nämlich in der Regel nach drei Jahren.

Zahlungsverhalten regelmäßig überprüfen

Es kann sinnvoll sein, die Zahlungsmoral der eigenen Kundschaft in regelmäßigen Abständen unter die Lupe zu nehmen. So wird ersichtlich, welche Kunden pünktlich zahlen und wie lange bestimmte Kunden die Zahlung herauszögern. Das hilft dabei, den wirtschaftlichen Schaden durch Zahlungsausfälle konkret zu beziffern und zu entscheiden, welche Aufträge man annimmt.

Steuerberater hilft bei der Umsetzung

Wie Sie sehen, ist die Einführung eines guten Forderungsmanagements mit Aufwand verbunden. Für Unternehmer, die regelmäßig mit Zahlungsausfällen kämpfen, kann sich die Arbeit allerdings lohnen. Zudem müssen Sie nicht alles alleine machen. Ein Steuerberater kann ermitteln, welchen Einfluss Zahlungsausfälle auf Ihre Liquidität haben und aufzeigen, welche Tools Sie für den Aufbau eines Forderungsmanagements benötigen.

Mithilfe dieses Instruments kann das Ausfallrisiko in vielen Fällen gemindert werden. So leistet das Forderungsmanagement einen Beitrag zum Liquiditätserhalt und senkt damit unter Umständen den Sorgenpegel des Unternehmers. Wer sich nicht immer wieder mit ausbleibenden Zahlungen auseinandersetzen muss, hat den Kopf frei für sein Kerngeschäft und kann sich voll und ganz auf die spaßbringenden Aufgaben konzentrieren.