Datenzugriff der Finanzverwaltung

Worum geht es?

Das Finanzamt darf bei Prüfungen Einblick in Ihre digitalen Geschäftsunterlagen nehmen. Gemeint sind vor allem die Daten aus der Finanzbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung sowie aus elektronischen Kassensystemen. Auch Vor- und Nebensysteme (zum Beispiel Warenwirtschaft) können dazugehören, wenn dort Geschäftsvorfälle festgehalten werden. Wichtig ist: Es geht um aufbewahrungspflichtige Daten, also Unterlagen, die Sie ohnehin geordnet aufbewahren müssen.

Wann kann das Finanzamt kommen?

Es gibt drei typische Situationen. Erstens die Außenprüfung: Sie wird vorher angekündigt, der Prüfungszeitraum steht in der Prüfungsanordnung. Zweitens die Kassen-Nachschau: Sie kann unangekündigt stattfinden und betrifft vor allem Bargeschäfte, also Einnahmen und Ausgaben über die Kasse. Drittens die Umsatzsteuer-Nachschau: Auch sie kann ohne Vorankündigung erfolgen und konzentriert sich auf umsatzsteuerrelevante Sachverhalte. In allen Fällen dürfen die Beamtinnen und Beamten Einblick in die gespeicherten Daten nehmen, soweit dies für den Zweck der Nachschau oder Prüfung erforderlich ist.

Welche Daten sind gemeint?

Erfasst sind die digitalen Grundaufzeichnungen und alle zugehörigen Daten, die für das Verständnis der Buchführung nötig sind: Buchungssätze, Stammdaten, Kontenpläne, Protokolle, Journale, Bewegungsdaten, Kassendaten, sowie die Strukturinformationen, die eine Auswertung erst möglich machen. Papierunterlagen bleiben wichtig, doch bei einer digitalen Buchführung stehen regelmäßig die elektronischen Daten im Mittelpunkt.

Wie darf das Finanzamt zugreifen?

Es gibt drei Arten des Datenzugriffs, die in der Praxis mit „Z1 bis Z3“ abgekürzt werden:

• Unmittelbarer Zugriff (Z1): Die Prüferin oder der Prüfer arbeitet an Ihrem System mit einem Nur-Lesezugang. Sie oder er darf anzeigen, filtern und sortieren. Es werden keine Buchungen verändert.
• Mittelbarer Zugriff (Z2): Sie oder eine von Ihnen beauftragte Person führt die Auswertungen am System durch und stellt die Ergebnisse bereit.
• Datenträgerüberlassung (Z3): Sie überlassen die angeforderten Daten in einem maschinell auswertbaren Format (zum Beispiel als Datei). Die Auswertung erfolgt dann außerhalb Ihres Hauses.

Welche Art gewählt wird, hängt vom Anlass und von Ihren Systemen ab. Oft werden mehrere Arten kombiniert: etwa Z3 für die großen Datenmengen und Z2 für spezielle Rückfragen.

Besonderheit Kassensysteme

Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss dort gespeicherte Daten vollständig und unverändert bereitstellen können. Typisch sind zwei Dinge: Erstens der standardisierte DSFinV-K-Export (also eine Datenausgabe nach vorgegebenem Muster). Zweitens die Archiv-Dateien der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Wichtig: Ein einfaches Kopieren des Speichers genügt nicht. Es muss ein ordnungsgemäßer Export erfolgen. Prüfen Sie deshalb gemeinsam mit Ihrem Kassen- oder IT-Dienstleister, ob die Exporte funktionieren und wie sie im Anlassfall erstellt werden.

Welche Pflichten haben Unternehmen?

Sie müssen den Datenzugriff ermöglichen und aktiv mitwirken. Dazu gehört, dass Sie Zugang verschaffen (zum Beispiel über einen Lesezugang), angeforderte Auswertungen bereitstellen oder die benötigten Dateien übergeben. Die dafür entstehenden Kosten tragen Sie als Unternehmen – etwa für Datenträger, für die technische Unterstützung oder für Dienstleister.

Was passiert, wenn Daten fehlen?

Wenn aufbewahrungspflichtige Daten gelöscht wurden, nicht auslesbar sind oder nicht im geforderten Format bereitgestellt werden können, führt das häufig zu Nachteilen bei der Prüfung. In der Praxis bedeutet das oft: Schätzungen zulasten des Unternehmens. Diese können spürbar sein. Deshalb lohnt es sich, die eigene Datenlage rechtzeitig zu prüfen und Exportwege zu testen.

So bereiten Sie sich pragmatisch vor

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: In welchen Systemen entstehen steuerlich relevante Daten? Denken Sie an Finanzbuchhaltung, Lohn, Anlagen, Kasse und an Vor- und Nebensysteme wie Warenwirtschaft oder Zeitwirtschaft. Beschreiben Sie kurz, welche Daten dort entstehen und wie lange sie aufbewahrt werden. Das muss keine lange Abhandlung sein; entscheidend ist, dass im Prüfungsfall klar ist, wo welche Daten liegen.

Klären Sie als Nächstes die Zuständigkeiten. Wer kann im Unternehmen den Nur-Lesezugang bereitstellen? Wer weiß, wie eine vorgegebene Auswertung erzeugt wird? Wer erstellt den Datenexport und prüft, ob er vollständig ist? Wenn diese Rollen feststehen, läuft eine Prüfung deutlich ruhiger.

Prüfen Sie die Exportfähigkeit Ihrer Systeme. In der Kasse bedeutet das: DSFinV-K und TSE-Archiv. In der Finanzbuchhaltung bedeutet es: maschinell auswertbare Daten mit den nötigen Strukturinformationen. Machen Sie mindestens einmal eine „Generalprobe“ und bewahren Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung auf. Das spart im Ernstfall Zeit und Nerven.

Sichern Sie Ihre Daten zuverlässig. Regelmäßige, nachvollziehbare Datensicherungen schützen vor Verlust durch Defekt oder Diebstahl. Achten Sie darauf, dass Sicherungen lesbar und vollständig sind. Eine Sicherung, die man nicht wiederherstellen kann, ist im Ergebnis keine Sicherung.

Halten Sie eine kurze Verfahrensdokumentation bereit. Darin steht in einfachen Worten, wie Ihre Buchführung und Ihr Kassensystem organisiert sind, welche Programme genutzt werden, wie die Belege entstehen und wie sie gespeichert werden. Diese Dokumentation muss nicht kompliziert sein, sie sollte aber aktuell und plausibel sein.

Häufige Fragen – kurz beantwortet

Muss der Prüfer direkt in mein System?

Nicht zwingend. Oft reicht es, wenn Sie die angeforderten Auswertungen erstellen (Z2) oder die Daten als Datei bereitstellen (Z3). Welche Variante passt, klärt man im Prüfungsfall.

Darf das Finanzamt unangekündigt kommen?

Ja, bei Kassen- und Umsatzsteuer-Nachschauen ist das möglich. Halten Sie deshalb die wichtigsten Schritte bereit: Wer wird informiert? Wer kann Exporte anstoßen? Wo liegen die Zugangsdaten?

Wer trägt die Kosten?

Die Kosten für Bereitstellung, Exporte und notwendige Unterstützung trägt das Unternehmen.

Fazit und Angebot

Wer seine Datenwege kennt, Exporte einmal getestet hat und Zuständigkeiten klar regelt, kann einer Prüfung gelassen entgegensehen. Gern unterstützen wir Sie dabei: von der Systemaufnahme über die Einrichtung praktikabler Exporte bis zur Begleitung im Prüfungsfall. Sprechen Sie uns an – wir kümmern uns darum, dass Ihre Daten im Ernstfall schnell und korrekt bereitstehen.