Buchführungstipps für Online-Händler*innen: Auf diese Fallstricke sollten Sie achten

Produkte präsentieren, Bestellungen entgegennehmen, Waren übergeben, Rechnungen schreiben und die entsprechenden Beträge kassieren – auf den ersten Blick erscheint es fast so, als würde sich der Betrieb eines Online-Shops kaum vom stationären Handel unterscheiden. Bei genauerem Hinsehen wird allerdings deutlich, dass das boomende E-Commerce-Geschäft neue Herausforderungen mit sich bringt und allerhand Fallstricke bereithält, über die selbst erfahrene Geschäftsmänner und -frauen manchmal stolpern. Vor allem die Buchführung entpuppt sich als komplexes Unterfangen, das bei Online-Shop-Gründern und -Gründerinnen meist eine Menge Fragen aufwirft.

Eines müssen wir zu Beginn gleich eingestehen: Die Frage, wie angehende E-Commercler*innen ihre Buchhaltung gestalten müssen und welche Instrumente sie dafür benötigen, lässt sich nicht pauschal beantworten. Schließlich spielen hierbei zahlreiche Faktoren eine Rolle: Vertreiben Sie Ihre Produkte über einen eigenen Shop oder über eine Fremdplattform? Beliefern Sie nur Kunden und Kundinnen in Deutschland oder verschicken Sie Ihre Waren auch ins Ausland? Werden Logistik und Lagerung in Eigenleistung betrieben oder outgesourct? Welche Zahlungsmöglichkeiten sollen für Käufer*innen zur Verfügung stehen?

Dies sind nur einige der Fragen, die vor der Inbetriebnahme eines Buchführungssystems beantwortet werden müssen. Denn jeder einzelne Aspekt hat letztlich Einfluss auf die Prozesse der Finanzbuchhaltung und auf die Steuerabführung.

Die richtige Organisationsform finden

Grundsätzlich müssen E-Commercler*innen erst einmal entscheiden, wie die Buchhaltung organisiert werden soll. Prinzipiell gibt es hier zwei Möglichkeiten: Während einige Unternehmer*innen eine spezielle, für den Online-Handel konzipierte Buchhaltungssoftware nutzen, hantieren andere mit Tabellenkalkulationsprogrammen. Letztere stoßen ab einer gewissen Bestelleingangsmenge allerdings an ihre Grenzen. Angesichts des zu erwartenden Aufwandes bietet es sich deshalb an, ein System umzusetzen, das alle relevanten Daten automatisiert erfasst und auswertet.

Gründer*innen sollten bedenken, dass je nach Verkaufskonzept und Produktangebot innerhalb kurzer Zeit Hunderte oder sogar Tausende Bestellungen eingehen können, die wiederum unzählige Buchungsprozesse auslösen. Hinzu kommen Retourenvorgänge und gegebenenfalls Zahlungseingänge über verschiedene Bezahlsysteme. Daher kann eine automatisiert arbeitende Software im Falle eines hohen Arbeitsaufkommens eine Menge Zeit sparen.

Selbst wenn eine Tabellenkalkulation in der Anfangszeit ausreichend sein sollte, lohnt es sich, mit der Software zu starten, auch wenn die Implementierung aufwendiger ist. Wird der Shop ein Erfolg, spart man sich später die zeit- und kostenintensive Umstellung auf das automatisierte System.

Besonderheiten in puncto Rechnungsstellung

Wie komplex die Buchführung im Online-Handel ist, wird vielen Webshop-Betreibern und -Betreiberinnen spätestens klar, wenn sie die erste Rechnung schreiben. Welche Angaben darauf zu finden sein müssen, hängt nämlich ebenfalls von verschiedenen Faktoren ab.

Ganz wichtig ist, dass Unternehmen, die ihre Waren in andere EU-Länder liefern, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigen. Online-Shops, die Kunden und Kundinnen im EU-Ausland beliefern, müssen ihre USt-IdNr. nämlich auf der Rechnung angeben.

Ohnehin sollten E-Commercler*innen ein besonderes Augenmerk auf die Umsatzsteuer richten. Diese sorgt nämlich oft für Verwirrung – vor allem, wenn Rechnungsstellende europa- oder sogar weltweit agieren.

Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften

Versendet ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, kann das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden. Auf der Rechnung wird dann in der Regel keine Umsatzsteuer ausgewiesen. In diesem Fall muss jedoch ein Hinweis auf die Steuerbefreiung und die USt-IdNr. des Kundenunternehmens vermerkt werden. Die Warenempfangenden führen die Steuern dann an das für sie zuständige Finanzamt ab. Dabei gilt der Steuersatz des Landes, in das die Waren geliefert wurden. Wie die Umsatzsteuer berechnet wird, wenn Waren in Nicht-EU-Staaten verschickt werden, lässt sich nicht pauschal sagen. Hier bleibt Unternehmern und Unternehmerinnen nichts anderes übrig, als sich mit den Umsatzsteuerregeln der Drittländer auseinanderzusetzen.

Kompliziert kann unter bestimmten Umständen auch der Verkauf an Privatkunden und -kundinnen sein. Verschickt ein Online-Shop seine Produkte an eine deutsche Adresse, gilt in der Regel der deutsche Umsatzsteuersatz. Ist doch klar, wird der eine oder andere Lesende nun sagen. Tatsächlich gibt es aber eine Ausnahme.

Bedeutung des Lagerstandortes für den Umsatzsteuerausweis

Knifflig wird es nämlich, wenn die Ware aus einem im Ausland ansässigen Lager verschickt wird. Dies kann zum Beispiel passieren, wenn E-Commercler*innen ihre Logistik outsourcen und den Versand einem Fremdanbieter überlassen. In diesem Fall muss auf der Rechnung der Umsatzsteuersatz des Landes ausgewiesen werden, aus dem die Ware verschickt wurde. Gemeint ist hier das Land, in dem sich das Lager befindet.

Für eine Vereinfachung soll das im Juli 2021 in Kraft getretene One-Stop-Shop-Verfahren sorgen, das aber in mehrfacher Hinsicht zusätzliche Verwirrung stiftet. Unternehmen können sich für dieses Verfahren registrieren, wenn sie Waren an Endverbraucher*innen verkaufen, die in einem anderen EU-Land wohnen, und wenn sie außerdem eine Umsatzschwelle von 10.000 Euro netto im EU-Ausland erreicht haben. In diesem Fall muss auf der Rechnung der Umsatzsteuersatz des Bestimmungslandes aufgeführt werden – auch wenn die Ware aus einem Lager kommt, das in einem anderen europäischen Land ansässig ist. Die Umsätze werden dann dem Bundeszentralamt für Steuern gemeldet. Eine Registrierung im Ausland entfällt in diesem Fall.

Proforma-Rechnungen nicht vergessen

Dennoch sollte man das Erstellen und Archivieren von Proforma-Rechnungen nicht vergessen, wenn Produkte zur Lagerung in andere EU-Länder verbracht werden. Schließlich kann der Lagerort in bestimmten Fällen nach wie vor für die Berechnung der Umsatzsteuer relevant sein.

Neben diesen Besonderheiten müssen die Rechnungen auch alle anderen gesetzlich vorgegebenen Daten enthalten. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnungsstellung GoBD-konform erfolgt und alle relevanten Dokumente ordentlich archiviert werden.

Zahlungseingänge richtig zuordnen

Nachdem die Rechnungsstellung erfolgt ist, stellt sich nun die Frage, wie Shop-Betreiber*innen an ihr Geld kommen. Kunden und Kundinnen erwarten heutzutage, dass verschiedene Zahlungsoptionen angeboten werden. Neben der klassischen Zahlung per Rechnung stehen noch viele weitere Möglichkeiten wie Sofort-Überweisungen, Kreditkartenzahlungen und Angebote externer Zahlungsanbieter zur Auswahl.

Was für die Kundenbindung wichtig ist, stellt sich für Buchhalter*innen jedoch als Herausforderung dar. Sie müssen nun alle Zahlungseingänge im Rechnungsausgangsbuch zusammenbringen und der jeweiligen Bestellung zuordnen. Klingt einfach, ist aber eine äußerst komplexe Angelegenheit. Selbst automatisierte Systeme können diese Zuordnungen nicht immer fehlerfrei durchführen, da in den Transaktionsbestätigungen von externen Zahlungsanbietern und Kreditkartenunternehmen nicht selten relevante Informationen fehlen. Aus diesem Grund müssen Buchhalter*innen oftmals manuell eingreifen und diese Aufgabe in zeitaufwendigen Verfahren selbst erledigen. Erschwert wird dieser Prozess noch einmal zusätzlich durch Gebühren, die auf den Kontoauszügen der externen Zahlungs- oder Plattformanbieter bereits abgezogen wurden.

Doch wie lässt sich dieser Zeitaufwand reduzieren? Eigentlich ist es ganz einfach: Unternehmer*innen können bei der Einbindung von externen Zahlungssystemen in ihren Shop verschiedene Einstellungen vornehmen. Unter anderem lässt sich festlegen, dass die Bestell- sowie die Transaktionsnummer übertragen wird und auf der Transaktionsbestätigung auftaucht. Eine Zuordnung ist dann viel leichter möglich.

Effiziente Retourenprozesse etablieren

Noch komplizierter wird es, wenn Waren retourniert werden. Schon bevor der Online-Shop an den Start geht, sollten Systeme installiert werden, die dafür sorgen, dass im Falle von Rücksendungen alles reibungslos abläuft, damit Kunden und Kundinnen möglichst schnell ihr Geld zurückbekommen. Andernfalls könnte die Kundenzufriedenheit in Mitleidenschaft gezogen werden und das Image leiden. Schließlich sollen Kundinnen und Kunden davon überzeugt werden, ein weiteres Mal zu bestellen. Probleme im Retourenprozess sind hier kontraproduktiv. Auch im Bereich des Retourenmanagements stehen hilfreiche Softwarelösungen zur Verfügung, die bei der Abwicklung helfen können.

Steuerberater*innen ins Boot holen

Die oben genannten Aspekte machen eines deutlich: Der Betrieb eines Online-Shops geht mit vielen komplexen Prozessen einher. Von diesen Herausforderungen sollten sich ambitionierte Gründer*innen aber nicht abschrecken lassen. Schließlich stehen für die Lösung vieler Probleme hilfreiche Tools zur Verfügung. Wichtig ist, dass man eine gute Steuerberaterkanzlei an seiner Seite weiß, die auf rechtliche Fallstricke hinweisen und bei Fragen zur Buchführung fachkundige Antworten liefern kann. Gerade wenn man sich auf internationales Terrain begibt, sollte man nicht auf die Unterstützung eines Experten oder einer Expertin verzichten. Laufen alle Prozesse reibungsfrei, steht dem Erfolg nichts mehr im Weg. Und wer weiß, vielleicht macht man den etablierten Anbietern schon bald ordentlich Konkurrenz…