Behördengänge online erledigen: Was Sie über das einheitliche Unternehmenskonto wissen müssen

Von der Bestellung einer Unternehmenskarte über die Beantragung von Gründungszuschüssen, Überbrückungshilfen und Anlagengenehmigungen bis zur Anmeldung neuer Firmenfahrzeuge und Mitarbeiter – Unternehmer müssen sich immer wieder aus den unterschiedlichsten Gründen an verschiedene Behörden wenden. Eine Vielzahl dieser Aufgaben lässt sich heutzutage allerdings erledigen, ohne persönlich vorstellig zu werden. Schließlich bieten einige Kommunen bestimmte Verwaltungsleistungen digital an. Um dieses Angebot nutzen zu können, wird jedoch ein sogenanntes Unternehmenskonto benötigt. Was es leisten kann und wie es funktioniert, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Behördengänge sind für Unternehmer früher oder später unumgänglich – und meist leider auch sehr aufwendig. Für das Ausfüllen von Formularen, das Zusammenstellen von Dokumenten, das Vereinbaren von Terminen und den Besuch in der Behörde muss schließlich ausreichend Zeit aufgebracht werden. In manchen Fällen lässt sich der Prozess aber beschleunigen: Einige Antragstellungen können nämlich auf elektronischem Weg erfolgen. Schon bald sollen Unternehmen sämtliche Verwaltungsleistungen digital beantragen können.

OZG verpflichtet Behörden zur Digitalisierung

Möglich macht das das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG). Es trat im Jahr 2017 in Kraft und verpflichtet Bund, Länder sowie Kommunen sämtliche Behördenleistungen für Bürger und Unternehmen digital bereitzustellen. Dieses Ziel sollte eigentlich bis Ende des Jahres 2022 erreicht werden. Allerdings sind bis jetzt noch nicht alle Leistungen online verfügbar.

Mit dem Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0) wurde Anfang 2024 aber schon eine Neuauflage beschlossen, die die Digitalisierung beschleunigen soll. Es sieht unter anderem vor, dass Verwaltungsleistungen des Bundes für Unternehmen innerhalb von fünf Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes digital verfügbar sein sollen. Geplant ist sogar die Umsetzung einer „Digital-Only-Regelung“. Demnach können unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen des Bundes ab diesem Zeitpunkt ausschließlich auf elektronischem Weg beantragt werden. Der Entwurf besagt außerdem, dass Bürger ab 2028 ein Recht auf digitale Verwaltungsleistungen haben und dieses in bestimmten Fällen auch einklagen können. Der Bundesrat muss aber noch zustimmen.

Einheitliches Unternehmenskonto nutzt ELSTER-Technologie

Einige Anträge können allerdings schon heute online gestellt werden. Um das Angebot nutzen zu können, benötigen Unternehmen ein einheitliches Unternehmenskonto, das sie seit Juni 2021 online beantragen können.

Dieses Organisationskonto könnte dem einen oder anderen Unternehmer bekannt vorkommen. Beim Betrieb kommt nämlich die ELSTER-Technologie zum Einsatz, über die viele Unternehmen ihre Steuerangelegenheiten regeln. Mithilfe von ELSTER-Zertifikaten können sie nun auch andere Behördengänge online erledigen. Die Zuordnung der Verwaltungsdaten zum jeweiligen Unternehmen erfolgt über die Steueridentifikationsnummer.

Behörden kontaktieren und Authentifizierungen durchführen

Das Unternehmenskonto lässt sich nutzen, um mit der entsprechenden Behörde in Kontakt zu treten, mit dieser zu kommunizieren und sich vor einer Antragstellung zu identifizieren oder zu authentifizieren. Ein Vorteil besteht darin, dass zahlreiche Daten und Nachweisdokumente, die einer Behörde bereits vorliegen, nicht bei jedem Kontakt immer wieder aufs Neue eingereicht werden müssen. Zudem erhält das Unternehmen ein zentrales Postfach, über das die Antworten der kontaktierten Behörde empfangen werden können.

Der oben erwähnte Gesetzentwurf zum OZG 2.0 verlangt sogar eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung von bestimmten Verwaltungsleistungen, die in den kommenden fünf Jahren umgesetzt werden soll. Der gesamte Antragsprozess kann dann digital ablaufen.

Konten für Mitarbeiter einrichten

Das einheitliche Unternehmenskonto kann aber nicht nur vom Inhaber genutzt werden, sondern bei Bedarf auch von seinen Mitarbeitern. Es ist nämlich modular gestaltet und ermöglicht die Einrichtung von bis zu 500 Konten für verschiedene Personen, die anschließend die Kommunikation mit den entsprechenden Behörden übernehmen können.

Geplant ist zudem die Einführung eines sogenannten Datenschutzcockpits. Es soll Unternehmern in Zukunft die Möglichkeit geben, zu erfragen, welche Daten über ihre Unternehmen von welchen Behörden abgefragt wurden. So lässt sich kontrollieren, ob öffentliche Stellen unberechtigterweise auf Daten zugreifen, und Datenmissbrauch aufdecken.

Vereinfachung durch die Wirtschaftsidentifikationsnummer

Eine Erleichterung könnte die Wirtschaftsidentifikationsnummer bringen, die jedem Unternehmen in Deutschland zugeordnet und bis Herbst 2024 mitgeteilt werden soll. Diese ist mit einem zentralen, beim Bundesamt für Statistik verorteten Register verknüpft, in dem die Stammdaten der Unternehmen zusammengeführt werden. Bei einer Antragstellung können die benötigten Daten dann dem Register entnommen werden und müssen nicht immer wieder mitgeteilt oder aufwendig rausgesucht werden. Welche Daten gespeichert werden, hängt von der Unternehmensform ab.

Steuerberater helfen beim Erstellen des Unternehmenskontos

Unternehmen können das einheitliche Unternehmenskonto aber bereits heute einsetzen. Einige Verwaltungsleistungen sind schließlich schon digital verfügbar. Wer das Angebot nutzen möchte, muss lediglich ein Konto erstellen. Sollten Unternehmer Unterstützung benötigen, können sie sich an ihre Steuerberater wenden. Diese können bei der Zusammenstellung aller benötigten Daten und beim Ausfüllen des entsprechenden Online-Antrags helfen.

Bleibt zu hoffen, dass die Digitalisierung von Behördenleistungen ohne Verzögerungen voranschreitet. Läuft alles reibungslos, können Unternehmen alle Behördengänge in einigen Jahren digital erledigen und so eine Menge Zeit sparen, die dann ins Kerngeschäft investiert werden kann.