Auszubildende im Betrieb: Ein großer Leitfaden für Arbeitgeber

Die Arbeitswelt verändert sich schnell. Digitalisierung und Künstliche Intelligenz spielen eine immer größere Rolle. Gleichzeitig gibt es immer weniger junge Menschen, die eine Ausbildung beginnen. Im Jahr 2024 ist die Zahl der neuen Ausbildungsverträge sogar leicht gesunken.

Trotzdem bleibt die Ausbildung der wichtigste Weg, um gute Fachkräfte für die Zukunft zu sichern. Für Unternehmen ist das eine Herausforderung. Ausbildung kostet Zeit und Kraft. Aber sie lohnt sich. Damit die Ausbildung für beide Seiten ein Erfolg wird, müssen die Regeln klar sein. Dieser Artikel führt Sie durch den Dschungel der Gesetze und Vorschriften für die Jahre 2025 und 2026.

Der Start: Was gehört in den Ausbildungsvertrag?

Bevor es losgeht, müssen Sie einen Vertrag schließen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Wichtig ist: Der Vertrag muss schriftlich sein. Eine rein elektronische Form reicht nicht aus. Sie müssen den Vertrag auf Papier unterschreiben, bevor die Ausbildung beginnt.

Das Gesetz schreibt vor, was unbedingt im Vertrag stehen muss. Dazu gehören diese Punkte:

• Das Ziel: Was genau lernt der Auszubildende? Wie ist der zeitliche und sachliche Ablauf?
• Der Beruf: Für welchen Job bilden Sie aus?
• Die Zeiten: Wann beginnt die Ausbildung und wie lange dauert sie? Wie lange ist die tägliche Arbeitszeit?
• Der Ort: Findet die Ausbildung auch an anderen Orten als im Betrieb statt?
• Die Probezeit: Sie muss mindestens einen Monat dauern. Sie darf höchstens vier Monate dauern.
• Das Geld: Wie hoch ist die Vergütung? Die Beträge steigen mit jedem Ausbildungsjahr.
• Der Urlaub: Wie viele Tage Urlaub bekommt der Auszubildende?
• Die Kündigung: Unter welchen Bedingungen kann der Vertrag gelöst werden?

Ein Wort zum Geld

Seit dem Jahr 2020 gibt es eine gesetzliche Mindestvergütung für Auszubildende. Diese gilt immer dann, wenn Sie nicht an einen Tarifvertrag gebunden sind. Die Beträge steigen jedes Jahr.

Ein Beispiel: Im ersten Ausbildungsjahr liegt die Mindestvergütung bei 682 Euro im Monat. Im zweiten Jahr sind es 805 Euro, im dritten 921 Euro und im vierten Jahr 955 Euro.

Auch Überstunden sind ein Thema. Das Gesetz sagt hier klar: Überstunden müssen extra bezahlt werden oder durch Freizeit ausgeglichen werden.

Pflichten: Wer muss was tun?

Eine Ausbildung ist ein Geben und Nehmen. Beide Seiten haben klare Pflichten.

Das sind Ihre Pflichten als Ausbilder:

Sie müssen dafür sorgen, dass der Auszubildende sein Lernziel erreicht. Das bedeutet, die Ausbildung muss gut geplant sein. Sie müssen dem Auszubildenden alle Werkzeuge und Materialien kostenlos geben, die er für die Arbeit und die Prüfungen braucht. Der Auszubildende darf dafür nichts bezahlen müssen.

Sehr wichtig ist die Berufsschule. Sie müssen den Auszubildenden für den Unterricht freistellen. Das gilt auch für Prüfungen. Neu ist: Auch am Tag vor der schriftlichen Abschlussprüfung muss der Auszubildende nicht im Betrieb arbeiten.

Sie haben auch eine Fürsorgepflicht. Sie müssen die Gesundheit und das Eigentum des Auszubildenden schützen. Das heißt zum Beispiel, dass es abschließbare Schränke für persönliche Sachen geben muss. Außerdem müssen Sie die Lohnabrechnung verständlich erklären.

Das sind die Pflichten des Auszubildenden:

Der Auszubildende muss sich bemühen, den Beruf zu lernen. Er muss den Anweisungen folgen, die Sie oder der Ausbilder geben. Das nennt man Weisungsgebundenheit.

Er muss pfleglich mit Werkzeugen und Maschinen umgehen. Eine wichtige Pflicht ist auch die Treuepflicht. Das bedeutet: Er muss über Betriebsgeheimnisse schweigen. Er darf also nicht weitererzählen, was im Betrieb vertraulich ist. Außerdem muss er ein Berichtsheft führen. Das ist der Nachweis über das, was er gelernt hat.

Wenn es nicht passt: Die Kündigung

Niemand wünscht es sich, aber manchmal muss ein Ausbildungsverhältnis beendet werden. Hier ist der Gesetzgeber streng, um die jungen Menschen zu schützen.

In der Probezeit:

Hier ist eine Trennung einfach. Beide Seiten können den Vertrag jederzeit kündigen. Sie brauchen dafür keinen Grund zu nennen. Die Kündigung muss aber schriftlich sein. Wenn der Auszubildende noch nicht 18 Jahre alt ist, müssen Sie die Kündigung an die Eltern schicken.

Nach der Probezeit:

Jetzt ist eine Kündigung schwierig. Eine normale, sogenannte "ordentliche" Kündigung durch den Betrieb ist nicht mehr möglich. Sie können nur noch aus einem "wichtigen Grund" kündigen. Das muss ein sehr schwerer Vorfall sein. Beispiele sind Diebstahl, Gewalt oder Betrug.

Bei anderen Problemen, wie Zuspätkommen oder schlechtem Verhalten, müssen Sie fast immer erst abmahnen. Eine Abmahnung ist eine Warnung: "Wenn du das noch einmal machst, hat das Konsequenzen." Ohne diese Warnung ist eine Kündigung oft unwirksam.

Auszubildende haben ein Sonderrecht: Sie können mit einer Frist von vier Wochen kündigen, wenn sie den Beruf ganz aufgeben wollen oder eine andere Ausbildung machen möchten.

Nach der Ausbildung: Übernahme und neue Verträge

Die Ausbildung endet, wenn der Auszubildende die Abschlussprüfung besteht. Das Datum im Vertrag ist dann nicht mehr wichtig.

Sie sind gesetzlich meistens nicht verpflichtet, den Auszubildenden zu übernehmen. Es ist aber fair, frühzeitig darüber zu sprechen. Wenn Sie jemanden übernehmen, können Sie erneut eine Probezeit vereinbaren oder den Vertrag befristen.

Achtung, Falle!

Wenn der Auszubildende nach bestandener Prüfung weiter im Betrieb arbeitet, und sei es nur für kurze Zeit, entsteht automatisch ein unbefristeter Arbeitsvertrag. Wenn Sie das nicht wollen, dürfen Sie ihn nach der Prüfung nicht mehr arbeiten lassen, ohne einen neuen Vertrag gemacht zu haben.

Was passiert mit dem Urlaub?

Wenn Sie den Auszubildenden direkt übernehmen, nimmt er seinen Resturlaub mit in das neue Arbeitsverhältnis. Sie dürfen den Urlaub nicht einfach auszahlen. Das Arbeitsverhältnis gilt dann als durchgehend.

Steuern und Finanzen

Auch Auszubildende müssen Steuern zahlen. Das gilt für jeden, der in Deutschland wohnt. Die Ausbildungsvergütung zählt als Einkommen. Davon gehen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und eventuell Kirchensteuer ab.

Es gibt aber einen Freibetrag. Im Jahr 2025 liegt dieser Grundfreibetrag bei 12.096 Euro für Ledige. Wer weniger verdient, zahlt keine Steuern. Wer mehr verdient, zahlt nur für den Teil Steuern, der darüber liegt.

Tipp für Arbeitgeber:

Sie können Ihren Auszubildenden helfen, mehr Netto vom Brutto zu haben. Es gibt steuerfreie Extras. Dazu gehören Zuschüsse für Fahrten zur Arbeit, Pauschalen für das Internet zu Hause oder ein Firmenhandy. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber. Das ist oft günstiger als eine Gehaltserhöhung und motiviert die jungen Leute sehr.

Auch Auszubildende können Kosten von der Steuer absetzen. Das sind die sogenannten Werbungskosten. Dazu zählen Fahrten zur Berufsschule, Fachbücher oder ein Laptop für die Ausbildung.

Die Sozialversicherung einfach erklärt

Auszubildende sind sozialversichert. Das bedeutet, sie zahlen in die Kassen ein, die uns im Notfall schützen. Der Arbeitgeber meldet den Auszubildenden an.

• Krankenversicherung: Wer eine Ausbildung beginnt, muss sich meistens selbst versichern. Er ist nicht mehr über die Eltern versichert. Die Beiträge teilen sich Chef und Azubi.
• Rentenversicherung: Auch hier zahlen beide ein. Die Rentenversicherung zahlt nicht nur im Alter, sondern auch bei Erwerbsminderung, wenn man wegen Krankheit nicht mehr arbeiten kann.
• Arbeitslosenversicherung: Wer nach der Ausbildung nicht übernommen wird, hat Anspruch auf Arbeitslosengeld, wenn er lange genug eingezahlt hat. Nach drei Jahren Ausbildung ist das meistens der Fall.
• Pflegeversicherung: Dieser Beitrag ist für die Betreuung im Pflegefall. Kinderlose zahlen etwas mehr.
• Unfallversicherung: Das ist eine Besonderheit. Diesen Beitrag zahlt nur der Arbeitgeber. Sie versichert Unfälle im Betrieb und auf dem Weg zur Arbeit oder zur Schule.

Sonderregel für Geringverdiener:

Wenn ein Auszubildender sehr wenig verdient (bis 325 Euro im Monat), muss er keine Sozialbeiträge zahlen. Der Arbeitgeber übernimmt dann die vollen Kosten allein.

Ausblick: Warum sich die Mühe lohnt

Die Zahlen zeigen: Es wird nicht einfacher, Azubis zu finden. Aber wer jetzt ausbildet, sichert sich die Fachkräfte von morgen. Es gibt viele Regeln zu beachten, vom Vertrag bis zur Versicherung. Das kann verwirrend sein. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Eine gute Ausbildung bietet Sicherheit in unsicheren Zeiten. Sie schafft eine Verbindung zwischen Betrieb und Mitarbeiter, die oft viele Jahre hält.

Holen Sie sich bei Unsicherheiten Rat bei Experten. Nutzen Sie Fördermöglichkeiten vom Staat. Investieren Sie in die Jugend – es ist eine Investition in Ihr eigenes Unternehmen.

Kurz erklärt

Zahlen & Fakten

• -1,8%: So stark ist die Zahl der neuen Ausbildungsverträge 2024 gesunken.
• 12.096 Euro: Das ist der steuerfreie Grundfreibetrag für Ledige im Jahr 2025.
• 18,6%: So hoch ist aktuell der Beitragssatz zur Rentenversicherung.
• 36%: Nur so wenige Frauen haben 2024 einen neuen Ausbildungsvertrag abgeschlossen. Der Trend ist rückläufig.
• 4 Wochen: Das ist die Kündigungsfrist für Azubis, wenn sie den Beruf aufgeben wollen.

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