Wer sein Dienstfahrzeug steuerlich absetzen möchte, hat zwei Möglichkeiten: Entweder er nutzt die Ein-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode. Die Fahrtenbuchmethode kann dabei eine deutliche Kosteneinsparung bedeuten, wenn das Dienstfahrzeug zu mehr als drei Vierteln geschäftlich genutzt wird.

Einsparungen im vierstelligen Bereich möglich

Bei einem Fahrzeug im Wert von 36.000 Euro muss der Halter monatlich ein Prozent des Anschaffungswertes (360 Euro) und somit 4.320 Euro jährlich versteuern. Wenn jedoch die Fahrtenbuch-Methode genutzt wird und das Fahrzeug Kosten von 12.000 Euro jährlich verursacht, müssen bei 25 Prozent privater Nutzung nur 3.000 Euro versteuert werden. Einsparungen von 1.000 Euro oder mehr sind dabei alles andere als außergewöhnlich.

Elektronische Fahrtenbücher bieten mehr Komfort

Dennoch scheuen viele Steuerzahler den Aufwand, der mit dem Führen eines Fahrtenbuchs einhergeht. Immerhin muss jede Fahrt zeitnah dokumentiert werden. Dies soll durch elektronische Fahrtenbücher deutlich vereinfacht werden. Sie halten Fahrtbeginn, Fahrtende, Fahrtzeit und die Streckenlänge fest. Im Anschluss daran muss der Nutzer nur noch angeben, ob die Fahrt beruflich oder geschäftlich war und welcher Reisezweck bei einer dienstlichen Nutzung existierte.

Anforderungen des Finanzamts an Fahrtenbücher

Dabei sollten Fahrtenbücher immer die Anforderungen des Finanzamts erfüllt werden. Dieses stellt Anforderungen an Daten, die Form und an die Technik. Das bedeutet, dass alle wichtigen Daten zur Fahrt festgehalten werden müssen. Zudem muss die Form geschlossen und gebunden sein, da dies Änderungen im Nachhinein erschwert. Dies ist ohnehin einer der häufigsten Gründe für Ablehnung des Fahrtenbuches. Es muss also vollständig und lückenlos sein, sollte zeitnah geführt werden und einen fortlaufenden Zusammenhang herstellen.

App, ODB-Schnittstelle oder festinstalliert?

Fahrtenbücher werden heute häufig auch als App angeboten, die über ein Smartphone genutzt werden kann und die gefahrene Strecke anhand von GPS-Daten aufzeichnet. Allerdings gibt es dabei einige Probleme. So ist das Handy nicht fest mit dem Fahrzeug verbunden und kann somit vergessen werden. Auch das GPS-Signal ist nicht immer stark genug und der Akku kann ungeplant leer sein. Auf diese Weise geschieht es oft, dass Kilometerstand der App nicht mit dem Kilometerzähler des Fahrzeuges übereinstimmen oder das Finanzamt die Daten aus anderen Gründen nicht anerkennen möchte.

Deswegen greifen viele Anbieter heute auf die On-Board-Diagnose-Schnittstelle (OBD) des Fahrzeuges zu und übertragen die Daten von dort in ein elektronisches Fahrtenbuch. Die Verbreitung einer solchen OBD-Schnittstelle ist heute größer als allgemein angenommen. Sie ist seit 2001 in jedem Ottomotor, seit 2004 auch in jedem Dieselmotor laut einer EU-Verordnung gesetzlich vorgeschrieben, da sie es ermöglicht, Fehlfunktionen im Auto auszulesen.

Doch auch der Fahrer kann diese Schnittstelle nutzen. Die Daten werden dazu automatisch an ein Rechenzentrum gesandt und der Fahrer kann per App oder PC angeben, welchen Hintergrund die Fahrt hatte.

Eine weitere Möglichkeit sind fest im Fahrzeug eingebaute Geräte. Hier ist der größte Nachteil, dass sie bei jedem Fahrzeugwechsel neu eingebaut werden. Dadurch, dass die Installation und Konfiguration in einer Werkstatt stattfinden muss, sind die Kosten hierfür vergleichsweise hoch. Zudem können Nachjustierungen nötig werden. Diese Art von Fahrtenbuch wird deswegen üblicherweise eher für gewerbliche oder von mehreren Fahrern genutzten Fahrzeuge an.

Fazit: Richtige Anwendung entscheidend

Auch wenn es Fahrtenbücher mit TÜV-Zertifizierung gibt, ist dies noch kein Garant für eine Anerkennung. Das Finanzamt prüft immer im Einzelfall. Zudem müssen die Systeme richtig genutzt werden und die Anwendung so geschehen, wie vorgesehen. Dann reichen auch papierbasierte Fahrtenbücher aus, während falsche Anwendung von zertifizierten Fahrtenbüchern zur Nicht-Anerkennung führen kann.
Denis Broll - Diplom Ökonom, Steuerberater

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