Home-Office wird immer häufiger als Alternative zum Büro vor Ort genutzt. Führungskräfte stehen deswegen vor besonderen Herausforderungen. Wie können Mitarbeiter effizient im Home-Office eingesetzt werden?

Kommunikation ist im Vergleich zur gemeinsamen Arbeit im Büro im Home-Office deutlich eingeschränkter. Es ergeben sich nur wenige Kontaktpunkte zwischen Mitarbeitern und Führungskräften und genau diese sind es, an denen die Kommunikation und Zusammenarbeit effizient gestaltet werden müssen. Sie ermöglichen es, Missverständnisse und Unklarheiten zu entdecken und zu umgehen.

1.       Planung und Kontrolle

Die herkömmlichen „Kontrollmöglichkeiten“ entfallen im Home-Office. Während alleine die Anwesenheit von Mitarbeiter, Kollegen und Führungskraft am selben Ort in der Regel ausreicht, um eine gewisse Kontrollfunktion zu erfüllen, ist dies beim Home-Office nicht der Fall. Hier müssen Führungskräfte umdenken und nicht die Zeit, sondern die Ergebnisse kontrollieren. Am Arbeitspensum wird dann deutlich, ob der Mitarbeiter seine Aufgaben vertragsgemäß erledigt. Letztlich vereinfacht dies die Erfolgskontrolle sogar.

Um Mitarbeiter nicht zu über- oder unterfordern ist es jedoch unabdingbar, sich regelmäßig miteinander abzusprechen und abzustimmen. Arbeitsbesprechungen sollten dafür regelmäßig stattfinden und sind auch per Skype oder Telefon durchführbar. Zudem sollte die Qualität der Arbeit mit Checklisten und einheitlichen Abläufen evaluiert werden.

2.       Kommunikationswege

Die Wahl des richtigen Kommunikationsweges erspart viel Zeit. Die E-Mail wird inzwischen deutlich häufiger genutzt, wenn es um die Abstimmung zwischen Kanzlei oder Büro und Home-Office-Mitarbeiter geht. Allerdings ist sie nicht immer optimal geeignet. Bei konkreten Aufforderungen oder kurzen Stellungnahmen erfüllt sie ihren Zweck hervorragend. Allerdings ist es problematisch, wenn kompliziertere Sachverhalte schriftlich erklärt werden müssen. Dann ist ein Telefonat oder eine Skype-Sitzung häufig wesentlich effizienter. Es kann allerdings sinnvoll sein, die E-Mail zu nutzen, um einen Telefontermin zu vereinbaren und bereits die wichtigsten Fragen und Informationen für das Gespräch zu nennen.

3.       Arbeitsergebnisse und Informationen

Die Arbeitsergebnisse müssen von verschiedenen Personen zugänglich sein. In einer Kanzlei müssten sie beispielsweise nicht nur dem zuständigen Mitarbeiter und in der Kanzlei, sondern auch dem Mandanten zur Verfügung stehen. Der persönliche Kontakt zum Mandanten sollte zudem auch dann gepflegt werden, wenn der zuständige Mitarbeiter von zuhause aus arbeitet.

Es ergeben sich zudem regelmäßig Informationen, die nicht nur für einen Mitarbeiter, sondern auch für andere Kanzleimitglieder von Belang ist. Deswegen sollten Mitarbeiter verpflichtet werden, Informationen per E-Mail an die Führungskraft oder das Team weiterzugeben. Dies betrifft im Besonderen die Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Seine Stimmung und Zufriedenheit mit der Arbeit, sowie aktuelle Entwicklungen sollten auch den anderen Teammitgliedern bekannt sein.

4.       Informationen für den Mitarbeiter

Ein Home-Office-Mitarbeiter erfährt von vielen Änderungen nichts, wenn er nicht explizit darauf hingewiesen wird. Während viele kleine Informationen und Änderungen im Büro von alleine weiter verbreitet werden, haben Mitarbeiter, die von zuhause arbeiten, häufig ein Informationsdefizit in diesen Belangen. Deswegen sollten sie mindesten einmal monatlich persönlich in der Kanzlei anwesend sein. Es ist zudem empfehlenswert, eine Art „Kanzleitagebuch“ einzurichten, indem wichtige Ereignisse für alle Mitarbeiter einsehbar festgehalten werden. Hierzu gehören Mandantengewinn oder –abgang, Veranstaltungen innerhalb der Kanzlei, Urlaube und wichtige fachliche Neuigkeiten. Auch ein Chat-System wie Bitrix 24 eignet sich als Informationsquelle.

Fazit:

Mitarbeiter im Home-Office stellen Führungskräfte vor besondere Herausforderungen. Sie müssen auf andere Art und Weise informiert werden und die Kommunikation kann in vielen Fällen optimiert werden. Wichtig ist dabei, dass alle relevanten Informationen auf den richtigen Kanälen ausgetauscht werden, um den Vorgang möglichst effizient zu gestalten.
Denis Broll - Diplom Ökonom, Steuerberater

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